Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч Страница 4

Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Во-первых, это может быть формат съездов, заседаний, комиссий. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета. Во-вторых, в данном контексте правительственных мероприятий возникает блок крупнейших отраслевых форумов – уровня Российского международного энергетического форума, Российского инвестиционного форума, Петербургского международного экономического форума, Восточного экономического форума. Такие события либо инициированы федеральным правительством, либо активно им поддерживаются. На этих мероприятиях основной целью становится обсуждение вопросов и возможностей международного сотрудничества в области энергетики, промышленности, технологий, транспортного сектора, касающиеся создания новых проектов, моделей государственного взаимодействия, развития инновационной инфраструктуры, презентации инвестиционного и экономического потенциала России. В рамках таких форумов проходят презентации крупнейших перспективных российских и зарубежных инвестиционных проектов, именно здесь происходит подписание крупнейших контрактов государственного масштаба.

Папа-оператор

Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.

В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.

Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):

Вызов: подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.

Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).

Решение: Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.

Результат: 2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также – 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий.

Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1st World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации – World Hernia Network.

Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую – 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.

Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015

Существуют также компании DMC (destination management company) – это принимающая сторона, то есть организация, которая по сути работает в сфере въездного туризма. Такие компании занимаются продвижением своей дестинации, выступают в роли координатора действий по оказанию туристских услуг, экскурсионных программ, взаимодействуют в рамках мероприятия с транспортными компаниями, отелями, кейтеринговыми компаниями и другими поставщиками. Является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг. К услугам таких компаний прибегает большинство российских инициаторов конференций. При этом инициаторы часто берут на себя часть организационных функций и функций PCO, обычно касающихся формирования деловой программы мероприятия и коммуникаций с делегатами, а управление всеми процессами логистики делового мероприятия, координацию работы поставщиков поручают DMC.

В мире принято так, что DMC – это локальные компании – действующие в одной стране, городе, регионе, а РСО чаще – глобальные, то есть действующие в разных странах. Примеры таковых – MCI group, AIM International Group, CIMGLOBAL. Они входят в международные стратегические альянсы, партнерства, которые объединяют сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Часто встречается понятие «core PCO», от английского core – ядро. Такие PCO-компании управляют процессами проведения мероприятий инициатора в любых странах и городах, взаимодействуя на локальном уровне с местными DMC – операторами въездного туризма, обладающими исчерпывающим знанием местного рынка конференц-услуг.

В российских же реалиях границы между этими двумя типами компаний (РСО, DMC) пока практически стерты. Есть даже компании, которые в названии своем употребляют 2 элемента – DMC и PCO. Но в большинстве своем, компании не используют двойное название, а просто выполняют функции и DMC, и PCO. В этом есть, безусловно, свой плюс. Одни и те же организаторы ведут клиента от начала и до конца.

В международной практике ассоциации также часто прибегают к помощи компаний АМС (association management company) – организаций, осуществляющих комплексный менеджмент ассоциаций: администрирование ассоциации, маркетинг и продвижение, информационную поддержку ассоциации, юридическое сопровождение, бухгалтерское сопровождение, привлечение финансовых партнеров, в том числе координирующих и проведение мероприятий ассоциаций. Они также на локальном уровне взаимодействуют с местными DMC.

Воспитатели – поставщики услуг

Именно они в конечном счете определяют, как будет выглядеть мероприятие, каким его увидят делегаты, куда на своих ножках побежит наше чадо.

Поставщики услуг и товаров для делового мероприятия – это «площадки» проведения: конференц-центры и отели для размещения делегатов; сервисные компании – поставщики конференц-обрудования, рекламно-производственные, кейтеринговые, транспортные компании, экскурсионные и переводческие бюро. В отдельную группу стоит вынести ивент-агентства, спикерс-бюро, маркетинговые и исследовательские агентства TMC компании.

Площадки: чаще всего деловые мероприятия проводятся в отелях – городских и загородных, второе место занимают конференц-центры, третье – академические площадки. Но если небольшие мероприятия часто не имеют специфических требований и могут разместиться на разных площадках, то крупным международным конгрессам необходима особенная инфраструктура. Конгресс-центр должен включать в себя качественную конференц-зону – пленарный зал, залы для секционных заседаний, зоны питания, регистрации делегатов, пространства для выставок и постерных сессий, комфортные переговорные площадки, зоны для организации кофе-брейков, фуршетов.

Отели: иногородние и зарубежные участники мероприятий размещаются в отелях. Оператор подбирает и предлагает отели, которые подходят по уровню комфорта, по месту расположения (недалеко от основной площадки проведения), по стоимости (доступность для делегатов, если они оплачивают свое размещение самостоятельно, и для инициатора, если расходы включаются в бюджет). Участники корпоративных, бизнес-мероприятий предпочитают жить в отелях 4—5*, для научных мероприятий более востребованы отели 3* и хостелы для молодых ученых и специалистов. Основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий в Петербурге и в Москве – в целом недостаток отелей уровня 3 звезды, особенно это ощущается, когда отели требуются в непосредственной близости от конференц-центра, от места проведения мероприятия.