Владислав Волгин - Логистика приемки и отгрузки товаров: Практическое пособие Страница 14

– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

– технология грузообработки;

– технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

– методики проверки качества товаров;

– компьютерные программы;

– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

– формы документов, получаемых в результате приемки;

– положения о подразделениях, участвующих в приемке;

– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

– планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

– прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

– прием грузов, поступающих на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;

– незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– планирование сроков завоза товаров на склад;

– резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

– планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

– заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

– планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

– приемка товаров и размещение их по местам хранения;

– подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

– подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Требования к компьютерной системе

При помощи компьютерной системы необходимо:

– автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

– построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

– объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

– повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

– улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

– создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

– гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими как GPS-системы, системы управления складами и т. д.

В компьютерной системе должна быть функция “подготовка склада к приемке и размещению товара”. Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрих-кодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:

– распечатать этикетки на товар или паллеты;

– подготовить паллеты;

– привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;

– подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).

В системе должны учитываться следующие основные операции, связанные с приемкой:

– спецификация товара, ожидаемого по договору;

– ввод уведомления об отгрузке;

– фиксирование информации о выставлении счета поставщиком;

– отслеживание этапов транспортировки груза;

– учет таможенных, транспортных и прочих затрат;

– приемка товара на склад, автоматический контроль соответствий с заказом на поставку и выставленным счетом;

– приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования или без нее;

– внутренняя либо стандартная маркировка товара этикетками со штрих-кодом;

– оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;

– внутрискладские перемещения;

– отслеживание возвратов и рекламаций.

Для управления процессами контроля качества товаров компьютерная система должна обеспечивать:

– возможность автоматической отправки на контроль качества заданного процента от количества товара при приеме его на склад;

– создание заданий на отправку товара на контроль качества;

– подтверждение отправки товара на контроль качества;

– возможность отбраковки поврежденного товара при приеме для списания или возврата;

– возможность приостановить размещение всей партии пришедшего товара (задержать в зоне приема) до окончания контроля качества ее части;

– списание товара, возврат поставщику, размещение проверенного товара на складе;

– отчеты о контроле качества товаров: об отправке на контроль, размещении на складе проверенного товара, возврате и списании товара.

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.

Система должна поддерживать любые документальные процедуры складского приходования товаров.

Обычно модуль системы “Приход” позволяет:

– составлять приходные накладные от поставщиков;

– импортировать приходные накладные от внутренних поставщиков;

– составлять возвратные накладные от клиентов;

– производить расчет приходных цен;

– составлять акты приемки товаров на склады;

– составлять накладные списания;

– составлять передаточные накладные.

Модуль “Приход” ведет следующие журналы:

– журнал приходных накладных;

– журнал актов приемки товаров на склад;

– журнал накладных списания;

– журнал передаточных накладных.

Размещение

Формирование задания на размещение товара выполняется таким образом, чтобы его дальнейший отбор происходил наиболее оптимально. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC – классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).

Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения:

– размещение товара в свободные ячейки;

– размещение товара в занятые ячейки к такому же товару;

– размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару;

– закрепление определенной ячейки за конкретным товаром;

– другие приоритеты.

При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения.