Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов Страница 6

Удаление строк с пустыми значениями. Инструмент «Найти и выделить»

Бывает необходимость удаления не всех подряд строк, а только тех, в которых пусто в определенном столбце. Представим, что нам нужно удалить целиком строки, в которых нет сумм в следующем столбце:

Сначала выделим эти пустые ячейки. Для этого выделим все ячейки в столбце «Сумма» и обратимся к инструменту «Найти и выделить» → «Выделить группу ячеек» (Find and Select → Go To Special).

В появившемся диалоговом окне выбираем, какую группу ячеек нужно выделить (в нашем случае это пустые ячейки — Blanks).

После нажатия ОК мы будем видеть такую картину:

Останется нажать Ctrl + — (

КАК УДАЛИТЬ ПУСТЫЕ СТРОКИ / СТРОКИ С ПУСТЫМИ ЯЧЕЙКАМИ В EXCEL

Выделяем диапазон, в котором нужно удалить пустые ячейки.

Для этого понадобится инструмент «Найти и выделить» (на ленте на вкладке «Главная»). Выбираем там «Выделить группу ячеек», а в появившемся диалоговом окне — «Пустые ячейки» (Find & Select → Go To Special → Blanks).

После этого остается нажать Ctrl + — (это удаление ячеек/строк/столбцов). И выбрать «строку».

P. S. Если у вас пустые ячейки только в одном столбце и нужно удалить строки с такими ячейками, то выделите один столбец, а не всю таблицу. Далее алгоритм такой же.

АВТОПОДБОР ШИРИНЫ СТОЛБЦА

Если вам нужно отрегулировать ширину столбцов, чтобы все данные в них помещались, то достаточно просто выделить их и щелкнуть дважды на границе любого столбца — ширина будет подобрана автоматически так, что ширина каждого столбца станет соответствовать данным в нем (чтобы все отображалось, но не более того).

Выделим все столбцы и щелкнем дважды по границе любого из них.

ОДНОВРЕМЕННОЕ РЕДАКТИРОВАНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ЛИСТОВ

В Excel можно вводить данные в ячейки и форматировать их сразу на нескольких листах. Для этого достаточно сгруппировать листы. Это можно сделать так:

— если нужно выделить несколько отдельных листов — просто зажмите клавишу Ctrl и щелкайте на их ярлыки;

— если нужно выделить группу листов, идущих подряд, щелкните на ярлык первого, зажмите Shift и щелкните на ярлык последнего — будут сгруппированы все листы «от и до».

Теперь действия будут применяться ко всем выделенным листам. Например, если вы введете текст в ячейку A1, он будет введен в эту ячейку на каждом из листов.

После того как закончите работу с несколькими листами, не забудьте их разгруппировать: иначе можно случайно переписать нужные данные, если вы забудете, что у вас включена группировка листов, и будете работать, считая, что вводите данные только на один лист.

Разгруппировать листы можно в контекстном меню — достаточно щелкнуть правой кнопкой по любому из ярлыков и выбрать команду «Разгруппировать листы» (Ungroup Sheets).

Что такое формат и значение в Excel и Google Таблицах

У ячейки в Excel (и в Google Таблицах) есть значение и формат.

Значение — это то, что в ячейке содержится или возвращается формулой, введенной в эту ячейку: текст, числа, даты, время, формулы. И то, что может использоваться для последующих вычислений с помощью формул в других ячейках.

Формат — то, как это выглядит в таблице, как ячейка оформлена.

Если сравнить ячейку с контейнером, в котором что-то хранится, то можно сказать, что значение — это то, что в контейнере лежит, а форматирование — то, как он выглядит снаружи.

Контейнер может быть прозрачным, и мы будем видеть в точности то, что там хранится (форматирование не искажает содержимого ячейки), может быть выкрашен в определенный цвет, может быть совсем непрозрачным (с помощью форматирования можно скрыть данные, и тогда внешне ячейка будет выглядеть пустой, мы не будем знать, что в ней, пока не заглянем в строку формул).

Форматирование бывает стилевым и числовым. Стилевое форматирование — это параметры шрифта, выравнивание, цвет заливки, границы ячейки. Числовой формат — то, как отображаются данные: есть ли у чисел знаки после запятой и разделители разрядов, код валюты, есть ли в датах день недели, год, месяц, число и как они выглядят, отображается ли знак «минус» у отрицательных чисел и так далее.

Отметим два важных аспекта, связанных со значениями и форматами.

• Формат (то, как значение представлено) и само значение могут выглядеть по-разному. В ячейке может отображаться одно число, а на самом деле быть другое. Или отображаться целое число, а быть с дробной частью. Значение без всякого форматирования (или формула, если в ячейке она) всегда отображается в строке формул.

При вычислениях будут использоваться точные значения — те, что можно увидеть в строке формул. Форматирование — это внешнее представление данных, которые хранятся (или вычисляются с помощью формул) в ячейках.

• Когда мы очищаем ячейку, мы можем очистить только значения, только форматы или все вместе. Это же касается и копирования-вставки.

В ячейке или диапазоне можно удалить только данные (клавиша Delete), а можно только форматы или все вместе (кнопка «Очистить» / Clear на ленте во вкладке «Главная»).

В Google Таблицах можно очистить форматирование (но только стилевое, то есть заливку, выравнивание и прочие визуальные аспекты, но не форматирование числа) сочетанием клавиш Ctrl + \.

Переносить (копировать или вырезать и затем вставлять) тоже можно как форматы или значения отдельно, так и все вместе.

При обычной вставке (Ctrl + V) вставляются и форматы, и значения.

Чтобы вставить только значения или только форматы, используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + V (

→ З (Значения) — вставка только значений;

→ т (Форматы) — вставка только форматов.

Напоминаем: это работает во всех диалоговых окнах Excel. Если вы видите подчеркнутую букву у какой-либо команды