Сергей Березин - Факсимильная связь в Windows

Сергей Березин

Факсимильная связь в Windows

Введение

Моя цель с самого начала была – написать книгу, которую могли бы понять как можно большее число людей…

Уважаемые читатели!

У вас в руках первое издание самоучителя по установке и настройке программ факсимильной связи для Windows 98 (или Windows 95). Это – совершенно новое издание на книжном рынке России. С его помощью, всего за несколько глав вы очень подробно познакомитесь с процессом установки, настройки и использования программ факсимильной связи Microsoft Fax и Symantec WinFax Starter Edition, обеспечивающих вместе с Microsoft Exchange, Microsoft Outlook 97 или Microsoft Outlook 2000 отправку и получение факсов на ваш персональный компьютер с помощью факс-модема. Отдельная глава в книге посвящена программе VentaFax. Среди читателей этой книги автору хотелось бы видеть прежде всего тех пользователей, кто планирует использовать факсимильную связь на домашнем компьютере и в небольших офисах, в том числе и через локальную сеть. Автор стремился избежать использования малораспространенного программного обеспечения, чтобы сделать книгу полезной для максимального числа читателей. Все, что вам нужно иметь для настройки факсимильной связи – это Windows 98 плюс Microsoft Outlook 97 или Microsoft Outlook 2000! Кроме того, учитывая высокую популярность в России программы VentaFax, в конце книги мы рассмотрим работу и с этим приложением. Пробную копию VentaFax можно бесплатно загрузить с сайта фирмы-разработчика, а затем, после того, как научитесь с ней работать, зарегистрировать уже платную версию программы.

Идея книги возникла еще в 1997 году, по завершению работы над первым изданием бестселлера "Internet у вас дома". Автора еще тогда удивляло, что движимые стремлением подключиться к Internet, миллионы людей приобретают факс-модемы, а в своей работе используют лишь «модемную» часть этого устройства. Более того, ежедневно подключаясь к Internet с помощью своих факс-модемов, эти самые миллионы людей продолжают бегать к офисным факс-машинам, вставлять туда вечно перекашивающиеся листки документов и молиться, чтобы "факс прошел". А когда нужно отправить по факсу многостраничный документ, то это для них становится просто мучением….

В то же время, как показали опросы автора многочисленных владельцев факс-модемов, почти все они знают о такой возможности, как отправка и получение факсов с помощью этих устройств, но за множеством текущих дел у пользователей просто нет времени на самостоятельный поиск в документации к Outlook и Windows 98 сведений по настройке факсимильной связи со своего компьютера. "Вот если бы была такая книга", – отвечало большинство людей. Теперь, благодаря издательству "BHV – Санкт-Петербург", такая книга есть и вы держите ее в руках!

Следуя традиции издания "Internet у вас дома", эта книга также изобилует советами и примечаниями, о возможных ошибках пользователя предупреждают специальные текстовые вставки, а для иллюстрации материала использованы многочисленные копии экранов русских версий Microsoft Fax, Symantec WinFax Starter Edition, Outlook 97/2000, Windows 98 и VentaFax. Те пользователи, которые работают с англоязычными версиями продуктов, также найдут в этой книге всю необходимую информацию, т. к. англоязычные названия элементов пользовательского интерфейса дублируются в тексте.

Хотя эта книга была задумана и написана как практическое руководство, а не обзорная монография, в ней вы найдете ответы на многие теоретические вопросы факсимильной связи. Познакомившись в первых главах со стандартами и протоколами факсимильной связи, классами факс-аппаратов, далее мы перейдем к вопросам установки и настройки Microsoft Fax, отправке и получению факсов в Microsoft Exchange, Outlook 97 и Outlook 2000. Для тех читателей, кто работает с Outlook 2000, мы дополнительно рассмотрим пересылку факсимильных документов с помощью программы Symantec WinFax Starter Edition, входящей в поставку Office 2000.

Затем практическая часть книги будет продолжена знакомством с популярной в России программой VentaFax, мы рассмотрим функциональные возможности этого приложения, поучимся принимать и отправлять факсы с его помощью. Завершит книгу обзорная глава по профессиональным пакетам факсимильной связи, представленным на рынке независимыми разработчиками. И конечно, как же обойтись сегодня без Internet? Отдельная глава будет посвящена вопросам пересылки факсов по Internet и мы также рассмотрим программные реализации этой идеи, в том числе и рекомендуемые Microsoft. Кроме того, на протяжении всех глав вы найдете множество ссылок на сайты Web, откуда можно загрузить те или иные программы и пакеты обновления или более подробно познакомиться с материалами, оставшимися вне поля зрения книги. Поэтому наличие подключения к Internet будет очень полезно для читателей.

Автору хотелось бы еще раз отметить, что эта книга предназначена именно для читателей, работающих на так называемом рынке SOHO (домашние и малые офисы). Для корпоративных пользователей предназначены иные, гораздо более сложные приложения – так называемые «факс-серверы», установкой и настройкой которых должны заниматься системные администраторы компаний, и мы не будем рассматривать подобные приложения в этой книге.

Как построена эта книга

Для того чтобы работа с книгой была наиболее продуктивной, автор провел тщательный анализ материала и сделал основной акцент на освещении принципиально важных основ работы с программами факсимильной связи, которые можно установить и настроить, пользуясь стандартным набором ПО в виде Windows 98 + Office 97/ Office 2000. Вопросы, которые логически дополняют основной материал, вынесены на вашу самостоятельную проработку с помощью ссылок на сайты Web, где вы найдете всевозможные дополнительные материалы и программное обеспечение.

Для облегчения восприятия материала в текст книги включены следующие графические и текстовые элементы:

Замечание

Информация о дополнительных сведениях, которые надо иметь в виду при выполнении действий, описанных в текущем разделе.

Совет

Сведения, которые могут существенно помочь вам в определенных ситуациях. Хороший совет, как известно, "всегда к месту".

Предупреждение

Будьте особенно внимательны! Несоблюдение приведенных здесь правил может привести к неприятным последствиям вплоть до повреждения оборудования компьютера.

Чтобы исключить раздражающие читателя повторы выражений типа "нажмите Пуск, затем выберите Программы и т. д." мы будем просто разделять символом вертикальной черты | последовательность команд, которые читателю надо будет выбирать из меню приложений. Например, Пуск | Программы | Стандартные | Факс | Отправить факс означает, что читателю нужно последовательно выбрать эти элементы меню Windows 98 для запуска процесса формирования нового факса.

При написании книги автор отказался от ряда элементов, принятых в оформлении изданий за рубежом. К ним относятся указания так называемых "горячих клавиш" (Hot keys) и иных сокращений, с помощью которых пользователь может ускорить свою работу. Возможно, при регулярной работе с какой-либо прикладной программой "горячие клавиши" и способствуют повышению скорости работы, но графический интерфейс Windows все же рассчитан на использование мыши как более эффективного метода управления.

Глава 1

Факсимильная связь: факс-модемы и факс-машины

Мы уже говорили во Введении о том, что сегодня все современные модемы выпускаются с поддержкой передачи факсимильных сообщений, то есть это – факс-модемы. Однако, приобретая факс-модем, пользователи зачастую используют только «модемную часть» этого устройства для выхода в Internet, удаленного доступа к локальной сети своей организации, а также соединения с BBS.

Многие пользователи факс-модемов, не умея или не желая пользоваться «факсимильной» частью этого устройства, по-прежнему распечатывают свои документы на принтере, бегают к офисной факс-машине, стоят в очереди и тратят свое время на то, чтобы правильно заправить в нее листы и дозвониться по нужному номеру.

Разумеется, факс-модем не может полностью заменить факс-машину в офисной деятельности, но он может существенно поднять производительность вашей работы, если вы научитесь им правильно и эффективно пользоваться. Что касается домашнего компьютера, то здесь факс-модем может удовлетворить потребности в эпизодическом использовании факсимильной связи для 99,999 % пользователей.

Эта глава расскажет о том, как сочетаются преимущества и недостатки у факс-модемов в сравнении с факс-машинами и о том, когда стоит отдать предпочтение тому или иному устройству.

Мы рассмотрим:

• Понятие о факсимильной связи и устройстве факс-машины

• Преимущества и недостатки факс-модемов

• Преимущества и недостатки факс-машин