Роман Кравцов - Домашний компьютер Страница 18

3. Выберите в раскрывающемся списке Применить к выделенным слайдам (Apply to selected slide) пункт Появление снизу (Fly From Bottom) и щелкните на пятом слайде. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview) можно запустить выбранный эффект, а в разделе Изменить переход (Modify Transition) установить скорость перехода.

4. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left), а седьмому анимацию Прямоугольник наружу (Box Out).

5. Щелкните на четвертом слайде.

6. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).

7. Для второго и третьего слайдов выберите, соответственно, эффекты Жалюзи вертикальные (Blinds Vertical) и Растворение (Dissolve).

8. Чтобы просмотреть слайд-шоу, выполните команду Показ слайдов > Начать Показ (Slide Show > View Show). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc. Присмотритесь к переходам между слайдами 1, 2,3 и 4. Обратите внимание, что текст слайдов 5, 6 и 7 появляется не сразу. Очередной пункт списка всплывает при каждом последующем нажатии клавиши Enter.

Базы данных в чем-то похожи па электронные таблицы. И те и другие оперируют с табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, используются для проведения расчетов, то основным предназначением баз данных является хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access – это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.

Чтобы создать базу данных, выполните следующие шаги.

1. Запустите Access и в открывшемся окне Microsoft Access выберите положение переключателя Новая база данных (Blank Access Database), а затем щелкните на кнопке ОК.

2. В окне диалога Файл новой базы данных (File New Database) укажите папку и имя файла создаваемой базы данных и щелкните на кнопке Создать (Create). Откроется окно базы данных, показанное на рисунке 3.27. В его левой части есть кнопки, раскрывающие списки групп однотипных объектов базы данных, таких как таблицы, формы или отчеты.

3. Дважды щелкните на пункте Создание таблицы путем ввода данных (Create Table By Entering Data).

4. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рисунке 3.28.

Примечание

База данных состоит из однотипных записей. Татя запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.

5. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.

6. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).

7. В текстовое поле открывшегося окна диалога Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.

8. В окне, запрашивающем о необходимости добавления ключевого поля, щелкните на кнопке Нет (No). В окне базы данных появится значок вновь созданной таблицы.

Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем разделе, выполните следующие действия.

1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Формы (Forms).

2. В правом поле того же окна дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера (Create Form By Using Wizard).

3. В первом окне мастера щелкните на кнопке «>>», чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).

4. Во втором окне мастера выберите положение переключателя Выровненный (Justified), а затем щелкните на кнопке Далее (Next).

5. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы (рис. 3.29) с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных. Одновременно значок новой формы появится в окне базы данных. С помощью формы можно просматривать и изменять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.

Рис. 3.29

6. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на самой правой кнопке.

7. Заполните четыре пустых поля в соответствии с рисунком 3.30.

8. Закройте окно формы.

Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в предыдущих разделах, выполните следующие шаги:

1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).

2. В списке того же окна дважды щелкните на значкеСоздание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).

3. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке «>>», а затем на кнопке Далее (Next).

4. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета (рис. 3.31). Здесь можно проверить правильность оформления отчета.

5. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов.

6. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет нужды вручную сохранять какую-либо информацию. Закрываясь, программа Access сама позаботится о записи данных на жесткий диск.

Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать ваше расписание, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами. Эта программа может взять на себя планирование всех ваших дел. Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рисунке 3.32. В левой части находится список папок и ярлыков Outlook, которые объединены в группы. Справа выводится содержимое активной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.

Примечание

Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Если папка диска представляет собой каталог с файлами, то папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.

Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.

1. Чтобы найти нужную папку, щелкните в левой части окна Outlook на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).

2. С помощью кнопок со стрелками прокрутите панель к значку папки Календарь (Calendar).

3. Щелкните на этом значке.

4. Выберите команду Вид > День (View > Day). В окне Outlook появится ежедневник, календарь на два месяца и список задач, как показано на рисунке 3.33.

Рис. 3.33

5. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.

6. В ежедневнике щелкните в графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.

7. В левой панели Outlook щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.

8. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового контакта.

9. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.

10. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close) панели инструментов. Добавленная информация появится в папке контактов.

Одна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. Сейчас давайте научимся читать и отправлять письма.

1. Щелкните в левой панели Outlook на значке Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее верхней части расположен список всех пришедших писем, а в нижней – содержимое выбранного письма.

2. В верхней части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 3.34).

3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item).

4. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply).

5. В окне нового сообщения введите текст письма и выберите команду Файл > Отправить (File > Send). Письмо будет отправлено адресату в первом же сеансе связи с почтовым сервером.