Дмитрий Донцов - Word 2007. Легкий старт Страница 2

Структура таблицы (количество строк и столбцов) указывается с помощью мыши в подменю, открываемом при нажатии кнопки Таблица (вкладка Вставка). На рис. 1.2 видно, что при данном представлении будет нарисована таблица с пятью столбцами и тремя строками; ниже показано, как будет выглядеть таблица в документе. Если отказаться от создания таблицы, то ее изображение исчезнет.

Аналогичным образом можно заранее посмотреть, как будет выглядеть фрагмент текста, если применить к нему тот или иной стиль (шрифт, его размер и т. д.). На рис. 1.3 показано, как к первому слову фразы «примеряется» шрифт размера 16.

Рис. 1.3. «Примерка» размера шрифта

При выделении размера шрифта слово с установленным в нем курсором либо выделенный текстовый фрагмент сразу отобразится по-новому. Чтобы изменения применились, нужно щелкнуть кнопкой мыши на выбранном размере шрифта, а чтобы оставить слово (текстовый фрагмент) в первоначальном виде – просто свернуть список или щелкнуть кнопкой мыши в любом месте окна.

2. Интерфейс Word 2007

Интерфейс – первое, что видит пользователь после запуска программы. Именно с его изучения и начинается знакомство с Word 2007.

Структура интерфейса

Общий вид текстового редактора Word 2007 представлен на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Интерфейс Word 2007

Основные элементы интерфейса следующие:

• кнопка Office – круглая кнопка, которая находится в левом верхнем углу окна;

• панель быстрого доступа – расположена справа от кнопки Office;

• лента Word 2007 – находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;

• контекстное меню – вызывается щелчком правой кнопки мыши в рабочей области;

• рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой производятся операции с содержимым документа (набирается и редактируется текст, вставляются объекты, создаются таблицы и т. д.);

• строка состояния – информационно-функциональный элемент, расположенный над нижним краем окна программы.

Можно самостоятельно настраивать некоторые объекты интерфейса – это осуществляется либо в режиме настройки программы, либо с помощью ленты Word 2007.

Далее мы подробнее изучим интерфейс Word 2007.

Меню Office – преемник меню Файл

Чтобы открыть меню Office (рис. 2.2), следует нажать кнопку Office.

Рис. 2.2. Меню Office

Пользователь, работавший в предыдущих версиях Word, наверняка узнает команды и подменю, которые он видел в меню Файл. Для тех же, кто только начинает изучать Word, объясню, для чего предназначен каждый элемент меню Office.

При выполнении команды Создать открывается окно, изображенное на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Создание документа

В данном окне выбирается режим для создания документа (на основе шаблона или без его использования).

Примечание

В данном случае шаблон – это набор настроек, стилей, инструментов, которые применяются кдокументу. Для деловых писем можно использовать один шаблон, для отчетов – другой и т. д. Можно как создавать собственные, так и применять стандартные, заложенные в Word 2007, шаблоны. Та& кой файл имеет одно из следующих расширений: DOT, DOTX, DOTM.

Для создания документа без использования шаблона нужно в поле Шаблоны диалогового окна Создание документа (см. рис. 2.3) выбрать раздел Пустые и последние. Затем в центральной части необходимо щелкнуть кнопкой мыши на значке Новый документ и нажать кнопку Создать, которая расположена справа внизу. В результате откроется окно нового документа; ему по умолчанию будет присвоено имя Документ! (для следующего документа – Документ2 и т. д.).

Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона, следует в левой части окна Создание документа в поле Шаблоны выбрать раздел Установленные шаблоны. В результате в центральной части окна отобразится список имеющихся вариантов (см. рис. 2.3). В этом перечне нужно щелкнуть кнопкой мыши на подходящем объекте и нажать кнопку Создать. Так образуется и новый документ, и новый шаблон (требуемый элемент указывается переключателем Создать).

Для создания документа на основе пользовательского шаблона нужно в поле Шаблоны выбрать раздел Мои шаблоны. В результате откроется окно Создать (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Выбор пользовательского шаблона

В данном окне следует выбрать значок Шаблон и нажать кнопку ОК. Здесь также можно создавать как новый документ, так и новый шаблон – необходимый режим указывается переключателем Создать.

Чтобы пользовательский шаблон отобразился в окне выбора, вначале нужно его получить: либо создать (документ можно сохранить в виде шаблона соответствующей командой подменю Сохранить как, которое входит в состав меню Office; см. рис. 2.2), либо скачать его из Интернета (взять у знакомых и т. п.). Затем необходимо поместить шаблон в предназначенную для этого папку (по умолчанию – C: \Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Templates). После этого он будет доступен в окне выбора пользовательских шаблонов (см. рис. 2.4).

Кстати, можно изменить путь к папке с шаблонами: нужно войти в режим настройки программы, открыть раздел Дополнительно и в подразделе Общие нажать кнопку Расположение файлов. В открывшемся окне следует выбрать пункт шаблоны пользователя, нажать кнопку Изменить и указать новый путь.

Чтобы на основе имеющегося шаблона создать новый, нужно в окне Создание документа (см. рис. 2.3) в поле Шаблоны выбрать раздел Из существующего документа. В открывшемся окне необходимо указать путь к документу, шаблон которого будет использован, и нажать кнопку Создать новый.

Можно создать документ на основе шаблона, взятого с сайта корпорации Microsoft. Для этого следует выбрать необходимый раздел в списке Microsoft Office Online (см. рис. 2.3). Выполнение данной операции возможно только при действующем подключении к Интернету.

Чтобы открыть ранее созданный документ Word, следует в меню Office выполнить команду Открыть. В результате появится окно, изображенное на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Открытие документа

В данном окне следует указать путь к необходимому файлу и нажать кнопку Открыть.

Можно использовать и нестандартный режим: открыть документ только для чтения или как копию. Для этого нужно нажать черный маленький треугольник в правой части кнопки Открыть – появится меню с перечнем команд. Здесь и выбирается подходящий режим открытия документа.

Команда Преобразовать, которая также находится в меню Office, предназначена для изменения текущего формата документа на последний формат (Word 2007). Это позволяет использовать все возможности Word 2007 (в противном случае – ограниченная функциональность) и существенно уменьшает размер файла.

Внимание!

После того как документ изменен, команда Преобразовать для него больше не отображается.

При щелчке кнопкой мыши на команде Преобразовать открывается окно, которое представлено на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Преобразование формата

Чтобы выполнить преобразование, необходимо в данном окне нажать кнопку ОК. Следует учитывать, что в результате этого может измениться разметка документа.

Если установить флажок Больше не задавать вопросы о преобразовании документов, данное окно (см. рис. 2.6) больше не будет появляться. В этом случае процесс изменения начнется сразу после выполнения команды Преобразовать.

Для сохранения документа предназначена команда Сохранить в меню Office. Также она может вызываться комбинацией клавиш Shift+F12. Для этой же цели служит подменю Сохранить как.

Команда Сохранить обычно используется повторно в документе, то есть после того, как он бьш сохранен в файле. Это можно описать так: вы открыли документ Word, который ранее бьш сохранен, и работаете с ним. Чтобы изменения остались, нужно выполнить команду Сохранить. Если в процессе работы приходится вносить много нового, то рассматриваемую команду рекомендуется выполнять периодически – таким образом не потеряется важная информация при возникновении непредвиденных обстоятельств (внезапное отключение электроэнергии, аппаратный или программный сбой и т. п.).

Примечание

Если были внесены изменения, которые не сохранялись, то при закрытии документа программа выдаст дополнительный запрос о выполнении этого действия.

При первом выполнении команды Сохранить открывается окно, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Сохранение документа

В данном окне в поле Папка нужно указать путь для сохранения документа. В поле Имя файла вводится название, а в поле Тип файла – выбирается необходимый вариант раскрывающегося списка. Они перечислены ниже.

• Документ Word – текущий документ сохраняется в формате Word 2007 (расширение DOCX).