Александр Днепров - Microsoft Access 2007 Страница 20

Для перехода к следующему полю формы используйте клавишу Tab.

7. Нажмите клавишу Enter для сохранения записи.

8. Щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты в области переходов, чтобы открыть таблицу (рис. 3.29).

Рис. 3.29. Таблица Клиенты с добавленной новой записью

Вы можете видеть, что в таблице Клиенты появилась новая запись.

Примечание

Если некоторых полей таблицы нет на форме, то при добавлении новой записи в таблицу с помощью этой формы в качестве значений таких полей устанавливаются значения по умолчанию. В качестве данных поля по умолчанию используется значение, заданное с помощью конструктора таблиц в свойстве Значение по умолчанию. Если свойство Значение по умолчанию для поля не установлено, применяются системные умолчания Microsoft Access 2007 – числовые поля устанавливаются равными нулю, а в текстовые поля записывается строка пробелов.

Изменение записи

Для изменения существующей записи необходимо сначала найти нужную запись. Между записями можно перемещаться последовательно, используя панель навигации, или же использовать поиск нужной записи.

Рассмотрим эту панель, расположенную в нижней части формы (рис. 3.30).

Рис. 3.30. Панель навигации

Панель навигации содержит следующие элементы управления:

• кнопка перемещения к первой записи таблицы

• кнопка перемещения к предыдущей записи

• поле, указывающее номер текущей записи; в это поле можно ввести номер требуемой записи, если он известен;

• кнопка перемещения к следующей записи

• кнопка перемещения к последней записи в таблице

• кнопка создания новой записи, рассмотренная в предыдущем разделе;

• описание текущего фильтра;

• поле поиска, в которое можно ввести искомое значение.

Используя кнопки перехода панели навигации, можно осуществлять последовательное перемещение между записями.

Для ускорения поиска можно использовать сортировку. Чтобы отсортировать записи в алфавитном порядке по имени клиента, выполните следующие действия.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.

3. Установите текстовый курсор в поле Имя .

4. Перейдите на вкладку Главная и в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию.

Теперь при последовательном переходе по записям порядок следования записей будет совпадать с алфавитным порядком значений поля Имя . Группа Сортировка и фильтр также содержит кнопку По убыванию.

5. Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Очистить все сортировки

в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная .

Для просмотра также удобно пользоваться фильтрацией записей.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.

3. Установите курсор в поле Имя .

4. Нажмите кнопку Фильтр

группы Сортировка и фильтр вкладки Главная . Под полем Имя откроется меню фильтра (рис. 3.31).

В данном меню можно выбрать сортировку, которая действует одновременно с фильтрацией.

Основную часть меню занимает список значений с флажками. Установка флажка напротив значения означает разрешение на отображение записи, поле Имя которой имеет такое значение. Если установлен флажок напротив значения (Выделить все) , то отображаются все записи таблицы.

5. Оставьте флажки напротив значений Крылов и Петров установленными, остальные снимите.

6. Нажмите кнопку ОК .

Теперь на панели навигации вы можете видеть, что для просмотра доступны только две записи.

Для поиска определенных записей можно использовать более точные фильтры.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть форму.

3. Установите курсор в поле Имя .

4. Нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Главная . Под полем Имя откроется меню фильтра.

5. Установите флажок напротив значения (Выделить все) . Появятся флажки напротив всех остальных значений списка.

6. Выберите команду Текстовые фильтры . Раскроется подменю, содержащее следующие варианты текстовых фильтров:

• Равно – поиск будет осуществляться на основе точного совпадения;

• Не равно – будут выведены все записи, значения данного поля которых не совпадают с образцом;

• Начинается с – поиск только по начальной части значения поля;

• Не начинается с – образец не совпадает с начальной частью значения поля;

• Содержит – поиск образца ведется в любой части значения поля;

• Не содержит – значение поля не должно содержать образец ни в какой части;

• Заканчивается на – поиск образца осуществляется в конечной части значения поля;

• Не заканчивается на – конечная часть значения поля не должна содержать образец.

7. Выберите из подменю значение Заканчивается на . Откроется окно Настраиваемый фильтр (рис. 3.32).

8. Введите в текстовое поле значение ов.

9. Нажмите кнопку ОК .

По панели навигации вы видите, что для просмотра доступны только две записи, значения поля Имя которых заканчивается на «ов».

Примечание

Для включения и выключения фильтра можно также воспользоваться кнопкой на панели навигации со значком фильтра, надпись которой меняется в зависимости от текущего состояния фильтра. Когда фильтр не назначен, кнопка не активна.

И наконец, самый простой способ поиска значения независимо от содержащего его поля – это использование панели навигации.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.

3. В текстовое поле Поиск на панели навигации введите Рокотова. Откроется запись клиента Петров , поле адреса которой содержит введенное значение.

Примечание

Поле Поиск предназначено для инкрементного поиска. Это значит, что сразу после ввода некоторого символа происходит поиск первой записи, любое поле которой содержит этот символ. После ввода следующего символа происходит поиск уже последовательности символов.

Итак, необходимая запись найдена. Пусть это будет последняя запись нашей таблицы Клиенты .

Чтобы отредактировать записи, выполните следующие действия.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.

3. Нажмите кнопку перехода к последней записи на панели навигации.

4. Установите курсор в поле Телефон .

5. Введите новое значение.

6. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Сохранить .

Внимание!

Возможность редактирования записей связанной с формой таблицы регулируется свойством формы Разрешить добавление. Чтобы с помощью формы можно было добавлять новые записи в таблицу, свойство Разрешить изменение должно иметь значение Да. Просмотреть или изменить значение свойства Разрешить изменение можно с помощью области Окно свойств при открытии формы в режиме конструктора.

Удаление записи

Чтобы удалить ставшую ненужной запись, необходимо, как и в случае с редактированием записи, вначале найти ее. Для поиска можно использовать средства, описанные в предыдущем разделе: последовательный перебор, сортировка, фильтрация, поиск. Когда запись найдена, выбирается команда удаления.

Внимание!