Гани Султанов - Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote Страница 4

Если есть какой-то отдельный проект, предполагающий детальное планирование, в котором надо расписать всё до мелочей, то я создаю заметку в папке Home Projects и там уже конкретно детализирую проект. Пишу туда ресурсы, ссылки, план выполнения и другую информацию. Я могу присвоить этому проекту какой-то отдельный тэг для того, чтобы ускорить его поиск.

Тэги здорово помогают мне в моей справочной системе, так как сама система проектов и следующих действий у меня упрощена до самого минимального предела.

Утром я просматриваю заметку To-Do List и выбираю, что бы такого сделать интересного: делаю это, а потом зачеркиваю вечером. Все очень просто.

3. ОБЗОР

Еженедельный обзор по общеизвестному правилу GTD есть главное правило успеха. Но хочу сказать, что в Evernote можно делать все проще и быстрее, а для особых эстетов можно порекомендовать создать тэг «Еженедельный обзор» для сомнительных проектов, материалов, для всего самого важного.

Если вы просматриваете всегда одни и те же заметки, то просто сохраните их в качестве запроса.

Например, в этом запросе я сохранил все заметки, которые имеют незакрытый чекбокс.

Для создания более продвинутых запросов рекомендую воспользоваться руководством Evernote.

Обзор обычно проходит у меня вечером: просматриваю заметку To-Do list, уничтожаю ее, создаю новую и переношу туда те действия, которые считаю нужными.

Очищаю блокнот “Inbox”.

Затем я просматриваю блокноты “Home Projects” и “Work Projects” на наличие незавершенных проектов или хвостов. Блокнот “Reference” я, естественно, не трогаю, а вместо этого просматриваю блокнот “Someday Soon”.

ГЛАВА 6: ЭВОЛЮЦИЯ

Вы накормили и приручили слона. Но со временем он будет расти и развиваться, станет умнее.

Ваша система должна меняться, потому что будет меняться ваша жизнь, её ценности и способы реализации ваших целей. Через год вы, может быть, плюнете на GTD и пошлёте подальше все системы самоорганизации и контроля. Быть может, вы откроете для себя как вообще жить без целей, и вам, возможно, уже не понадобится определенный контроль в различных отраслях жизни. Далай-лама как-то сказал, что конечной целью бытия любого человека должно быть счастье. И это абсолютно верно.

Конечная цель любой системы управления — это её отсутствие, а именно такое состояние ума или окружающей действительности, когда вы знаете, что всё так и будет, либо знаете, что всё идет своим чередом. Когда мы пытаемся контролировать свою жизнь, то мы увязываем в дисбалансе различных её факторов: карьера, семья, здоровье, любовь, развитие. Когда вы точно знаете в своей жизни, чего вы хотите и как вы это сделаете, то может быть вам и не нужна никакая система. Я, как и многие, далёк от этого, но думаю, что когда мы знаем свои ценности, то нам гораздо легче понять, чего мы хотим на самом деле и нужно ли нам это вообще.

Я предлагаю сделать вам в Evernote блокнот или тэг и назвать его “Мои метаценности” и написать, по крайней мере, список из 20 ценностей, которых вы придерживаетесь на данный момент.

Они могут быть какими угодно, например:

• Я люблю свою вторую половину, потому что она любит и понимает меня/хорошо готовит/поет песни/знает чего хочет/просыпается с улыбкой/хорошо водит автомобиль/

• Я люблю блоггинг, потому что мне нравится выражать себя

• Я ценю каждый момент своей жизни, потому что я сталкивался с болезнями

• Я забочусь о своем здоровье, потому что лечение в наше время очень дорогое и здоровье связано с моим умением зарабатывать

• Я хороший учитель, врач, политик, потому что …

Список может быть бесконечен. Вы можете заполнить отдельные заметки для каждой ценности или лишь одну. А потом нужно сделать еще одну вещь: забыть о ней. Засуньте этот блокнот куда подальше и забудьте о нём. Можно на один месяц, а можно и на полгода. Суть этого в том, что через некоторое время вы стряхиваете пыль с этой заметки и читаете её. Совпадают ли эти ценности сейчас? Или они поменялись? Если да, то какие? Может теперь, вы ненавидите людей? Может быть, вы теперь стремитесь быть полезным людям? А теперь задайте вопрос: почему и как поменялись эти ценности. Ответ на него может быть чрезвычайно увлекательным и захватывающим. Такой же эффект наступает, когда вы читаете свои дневники, а именно те записи, которые делали несколько лет назад, и вы потом думаете: “Чёрт возьми, что за хрень я написал?”. Но отличие ценностей от целей состоит в том, что ценности меняются реже, и они относительно постоянны. А если они и меняются, то в жизни произошло что-то такое, что разом перечеркнуло или поменяло весь предыдущий опыт.

Если вы всегда терпите неудачу (более десятка раз) в попытках организовать себя, то не отчаивайтесь, а вместо этого подумайте о своих ценностях. Именно об этом говорит Аллен про уровень в 50000 футов, именно это имели ввиду древние философы, говоря “Познай сам себя”.

Старайтесь держаться самой простой системы, но и экспериментируйте.

Ну а пока, если вы в поисках своей идеальной системы управления и упрощения делами, то вы не одиноки. Уверен, и моя система тоже может поменяться, и это нормально.

ГЛАВА 7: ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ

Далее я привожу лучшие, на мой взгляд, системы, которые наиболее полно отражают системный подход к управлению делами.

СИСТЕМА БЛОГГЕРА ДАРРЕНА КРОУФОРДА

Я искал несколько дней простой способ интегрировать Evernote с моей системой GTD. Я подчеркиваю простой способ, потому что я не хочу много кликать или заходить в разные ярлыки, чтобы это работало. Я хочу опустошать свою голову за секунды и не теряться от того, как поместить эту мысль во входящие. Помня о «Сделай настолько просто, насколько это возможно, но не проще», вот что я сделал:

Фазы GTD: Сбор – Обработка — Организация — Обзор — Выполнение

1. СБОР

Я недавно начал использовать Evernote в качестве инструмента сбора. Я сделал три и только три блокнота. Просто. Мой блокнот по умолчанию INBOX. Именно туда попадают все входящие заметки, Email, фотографии и т.д. Это моя корзина сбора и она не обработана. Я опустошаю INBOX до нуля в большинстве случаев.

2. ОБРАБОТКА

Мой второй блокнот — NEXT ACTIONS. Когда я обрабатываю INBOX, то я присваиваю тэг к заметкам с соответствующим контекстом @CON- TEXT. Сейчас я остановился на следующих контекстах:

.PROJECTS = Перечисляет все мои проекты. Эта метка для проектов может содержать некоторые мысли или ментальные карты в заметках.

@AGENDAS = Содержит заметку для каждой персоны, с которой мне нужно что-то обсудить. В заметке содержатся определенные пункты или записи, которые я хочу обговорить, когда я увижу эту персону.

@ANYWHERE = Дела, которые я могу делать везде. Мне не нужен компьютер или телефон или определенный человек, чтобы выполнить их.

@CALLS = Звонки, которые надо сделать.

@COMPUTER = Дела, которые я могу выполнить только за компьютером.

@ERRANDS = Дела, которые я могу сделать на ходу, например, купить степлеры.

@HOME = Дела, которые мне надо сделать дома, как например, поменять вентиляционный фильтр или почистить аквариум.

@READ/REVIEW = То, что я скопировал при помощи клипера или отправил самому себе по электронной почте с целью прочитать их, когда будет время. Это могут быть статьи из Google Reader, сайт или ссылка, которую я хочу просмотреть позже.

@WAITING FOR = Я скопирую при помощи клипера или отправлю самому себе электронное письмо, например, с информацией о статусе заказа с Amazon.

@WORK = Дела, которые надо сделать на работе. Вы никогда не будете знать, когда у вас появится удивительная идея об определенном проекте для определенного клиента, в то время как вы выполняете поручения или лежите на гамаке.

В общем, все, что находится в моем блокноте NEXT ACTIONS, это те дела, которые не завершены и могут быть отсортированы в нужном мне контексте.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ

Мой третий и последний блокнот называется REFERENCE. Не всё, что лежит в INBOX является ДЕЙСТВИЕМ, Иногда это нечто такое классное, которое я посылаю самому себе в виде email с PDF, так как хочу иметь к нему мгновенный доступ (Я установил десктопный клиент на работе и на домашних ноутбуках, а также на моем Blackberry Storm). Заметки в этой папке имеют тэги с категориями, которые кратко их характеризуют, и их очень легко найти.

Вот мои тэги:

FAMILY/PERSONAL– включает в себя например копии свидетельства о рождении и т.д.

GOAL SETTINGS – документы и рабочие заметки для моих целей.

GTD – статьи и документы.

HEALTH/FITNESS – статьи о здоровье, упражнениях и т.д.

PICTURES – картинки, например, снимки с доски в результате мозгового штурма.