Алексей Гладкий - Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно Страница 5

В разделе «Ключевые элементы современного учета» мы познакомились с таким понятием, как субсчет. Так вот – субсчет представляет своего рода связующее звено между синтетическими и аналитическими счетами. Например, остаток по счету 10 «Материалы» составляет 5 000 рублей. Из них на субсчете 10/01 «Сырье и материалы» числится 2 000 рублей, а на субсчете 10/03 «Топливо» – 3 000 рублей.

Данные аналитического учета позволяют детализировать эту информацию. С их помощью мы узнаем, что, например, на субсчете 10/01 числится 5 банок краски по 150 рублей на сумму 750 рублей, и 10 литров лака по цене 125 рублей за литр на сумму 1 250 рублей (итого 750+1 250=2 000 рублей). В то же время данные аналитического учета показывают, что на субсчете 10/03 числится 100 литров бензина А-92 по цене 18 рублей за литр на сумму 1 800 рублей, 20 литров дизельного топлива по цене 15 рублей за литр на сумму 300 рублей и 90 литров мазута по цене 10 рублей за литр на сумму 900 рублей (итого 1 800+300+900=3 000 рублей).

Если на предприятии не ведется аналитический учет (вообще-то такая ситуация – нонсенс) или он должным образом не налажен, то это исключает всякую возможность представления полноценной и достоверной картины финансово-экономического состояния данного предприятия.

Понятие бухгалтерской документации

Ни одна бухгалтерская проводка не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае она не будет иметь юридической силы, и наличие такой неподтвержденной проводки (или нескольких таких проводок) может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если налоговые либо фискальные органы в процессе проведения проверки обнаружат одну или несколько бухгалтерских проводок, к которым отсутствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.

♦ Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на руководителя и главного бухгалтера предприятия.

♦ Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.

♦ Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.

♦ Сокрытие прибыли и иных доходов от налогообложения, неуплата налогов. Здесь будет приниматься во внимание сумма нарушения. Если она относительно невелика, то, вероятнее всего, дело ограничится наложением штрафных санкций на руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также на само предприятие. Если же величина суммы неуплаченных налогов подпадает под понятие «крупный размер» или «особо крупный размер», то это может послужить поводом для возбуждения уголовного дела по факту сокрытия прибыли от налогообложения и неуплаты налогов. При этом меры административного воздействия к нарушителям будут применены в любом случае. Отметим, что в случае неуплаты налогов в крупном или особо крупном размере к предприятию могут быть применены меры, которые существенно ограничат его деятельность либо вообще сделают ее осуществление невозможным. К таким мерам, в частности, относится наложение ареста на расчетный и иные счета предприятия в банках, арест складских помещений и хранящихся там товарно-материальных ценностей, арест имущества предприятия, и др.

В некоторых случаях отсутствие документального оформления бухгалтерских записей может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.

Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение бухгалтерских записей соответствующими документами могут быть остаточно суровыми. Что же представляет собой документация, без которой невозможно ведение достоверного бухгалтерского учета?

Документация – это элемент бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Например, осуществление с каким-либо контрагентом сделки купли-продажи в большинстве случаев подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт); платежный документ, подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно-материальные ценности (выполненные работы, указанные услуги); товарно-сопроводительный документ (накладная), подтверждающий факт поставки товарно-материальных ценностей (либо акт приемки выполненных работ или оказанных услуг); счет-фактура; приходный складской ордер (если речь идет о товарно-материальных ценностях). При этом важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы.

Первичные учетные документы

Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол согласования цен – нет.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в бухгалтерском учете любой хозяйственной операции. Он является законодательной основой для создания бухгалтерской проводки.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемой им хозяйственной операции. Эти реквизиты перечислены ниже.

♦ Название первичного документа (например, Платежное поручение, либо Товарно-транспортная накладная, либо Акт выполненных работ, и т. п.).

♦ Наименования организаций – участников хозяйственной операции.

♦ Дата составления первичного документа.

♦ Номер документа.

♦ Содержание хозяйственное операции, которая оформляется данным документом. Это содержание должно хотя бы кратко отражать суть хозяйственной операции. Например, содержание операции для документа Платежное поручение можно сформулировать следующим образом: Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2011 г. Для документа Акт списания товарно-материальных ценностей содержание можно сформулировать так: Списание в связи с истечением срока годности, и т. п.

♦ Сумма хозяйственной операции. Для товарно-сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (т. е. перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и цены каждой позиции).

♦ Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций – участников хозяйственной операции.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяйственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.

Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов. Об этих видах документов рассказывается в следующем разделе.

Распорядительные и оформительские бухгалтерские документы

Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения хозяйственных операций и являться основанием для отражения их в учете.