Алексей Гладкий - Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2 Страница 6

Справочник складов предназначен для хранения информации о складах предприятия. Даже если у вас имеется только один склад, вы можете для удобства учета виртуально разделить его на несколько складов – например, склад Сигареты, склад Соки, склад Игрушки, и т. д.

Для перехода в режим работы со справочником складов выполните команду главного меню программы Справочники→Склады. В результате на экране откроется окно справочника, которое представлено на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Работа со справочником складов

Окно содержит список созданных ранее складов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается код и наименование. Эти параметры могут совпадать, а могут и различаться – например, код может быть числовым. Разделять код и наименование склада рекомендуется при большом количестве складов.

Чтобы ввести в программу информацию о новом складе, нажмите кнопку Добавить – при этом в справочнике появится новая позиция, для которой в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести код и наименование. Каждый из этих параметров должен быть обязательно заполнен.

Чтобы изменить введенную ранее информацию о складе, выделите его в списке курсором, нажмите кнопку Редактировать и с клавиатуры введите требуемые данные.

Чтобы удалить склад из списка, выделите его курсором и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. При удалении склада обращайте внимание на то, насколько глубоко он был задействован в программе, чтобы не допускать нарушения целостности данных.

Как отразить в учете поступление ТМЦ

Для отражения в складском учете операции по приходу товарно-материальных ценностей следует сформировать в программе соответствующую приходную накладную. Для перехода в режим работы с приходными накладными следует выполнить команду главного меню Документы→Приходные документы. При активизации данной команды на экране отображается окно списка накладных, изображенное на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Список приходных накладных

В окне представлен перечень созданных ранее приходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование поставщика товаров, название склада, на который оприходованы поступившие товары, сумма по документу в закупочных ценах и ценах реализации, информация об оплате документа, имя создавшего документ пользователя и прочие сведения.

Для создания нового документа нажмите кнопку Новая, которая находится слева внизу окна, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Insert. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Формирование приходного документа

В программе «Учет товаров» формирование приходной накладной осуществляется в два этапа: вначале вводится общая информация о документе (дата, номер, поставщик, и др., см. рис. 1.14), а затем формируется спецификация документа.

Ввод общей информации выполняется на вкладках Накладная, Отгрузка и доставка и Продажи.

На вкладке Накладная вводятся данные, по которым можно идентифицировать документ. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но при необходимости его можно отредактировать.

В поле Дата накладной указывается дата приходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. Можно изменить дату документа, введя требуемое значение либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Склад вводится название склада, на который будут оприходованы поступившие товарно-материальные ценности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Кстати, справочник складов можно дополнить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окне справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.

Аналогичным образом в поле Поставщик указывается наименование поставщика товарно-материальных ценностей по данному документу.

Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер и вручную не редактируются. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа.

На вкладках Отгрузка и доставка и Продажи можно ввести дополнительные сведения о данной сделке и о продажах товаров.

Все изменения, выполненные на вкладках окна ввода и редактирования накладной, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки ОК (после этого документ появится в списке накладных, см. рис. 1.13), которая доступна на всех вкладках. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После ввода основных данных по документу можно приступать к формированию его спецификации. Интерфейс формирования спецификации открывается автоматически после того, как в окне ввода документа нажата кнопка ОК. Если же спецификацию нужно создать не сразу, а спустя определенное время, то для перехода в режим создания и редактирования спецификации нужно будет выделить в списке накладных (см. рис. 1.13) соответствующий документ курсором, нажать кнопку Редактировать и в открывшемся меню выполнить команду Список товаров (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Shift+F4). В результате на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Формирование спецификации приходной накладной

В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты приходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, наименование поставщика и склад, на который будут оприходованы товары, поступившие по данной накладной.

Для каждого товара в спецификации представлена вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, производитель, цена прихода и отпускная цена, валюта цены, сумма наценки, количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения, общая сумма товарной позиции, сумма и ставка НДС, цена товара без НДС (по умолчанию подразумевается, что НДС входит в цену товара), и др.

Для добавления в спецификацию документа новой товарной позиции следует нажать кнопку Добавить товар, которая расположена внизу окна – в результате на экране откроется окно справочника товаров, в котором нужно выбрать товар. После этого в новой товарной позиции спецификации будут автоматически заполнены колонки Код, Наименование, Производитель, Наценка, Ставка НДС и Количество (по умолчанию в данном поле отображается значение 1).

Цена, по которой поступил товар, указывается с клавиатуры в поле Цена закупочная. На основании введенного в данном поле значения, а также значения поля Наценка, автоматически будет рассчитана продажная цена товара, которая отобразится в поле Цена розн., а также значение поля Цена без НДС (при расчете данного значения учитывается также значение поля Ставка НДС).

В поле Количество введите количество поступившего товара в установленных для него единицах измерения.

После заполнения поля Количество автоматически рассчитаются суммы прихода и налога на добавленную стоимость.

После ввода товарных позиций соответствующим образом автоматически пересчитаются остатки товаров.

При необходимости можно быстро перейти в режим редактирования любого товара, включенного в состав спецификации. Для этого нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать данные о товаре либо нажать клавишу F4. При этом на экране откроется окно редактирования товара, в котором выполняются необходимые действия.

В программе реализована возможность отслеживания минимального остатка каждой товарной позиции (если остаток на складе будет меньше указанной величины, программа выдаст соответствующее предупреждение). После ввода в спецификацию приходной накладной каждой товарной позиции на экране автоматически открывается окно, в котором в информационных строках отображается код (номенклатурный номер) товара, его наименование, а также название (номер) склада, на который он приходуется. Все эти параметры показываются справочно, и их редактирование невозможно. В поле Мин. остаток следует с клавиатуры ввести количество минимального остатка данного товара на складе и нажать кнопку ОК.