Алексей Гладкий - 1С: Управление торговлей 8.2. Руководство пользователя Страница 9

В полях Копии и Скрытые копии вводятся электронные адреса получателей копий письма, а в поле Тема указывается тема электронного сообщения. Все перечисленные параметры не являются обязательными для редактирования. Отмечу лишь, что параметр Тема рекомендуется к заполнению, поскольку этого требуют этикет и правила ведения деловой переписки.

Текст электронного письма вводится в большом текстовом поле, которое находится в центральной части окна. К письму можно прикрепить внешние файлы (отчеты, диаграммы, прочие документы) – их список формируется в области Вложения, которая находится под полем текста письма. Для добавления в список нового вложения нужно выполнить команду контекстного меню, затем в открывшемся окне указать путь к файлу вложения и нажать кнопку Открыть. Вы можете просмотреть содержимое любого файла вложения – для этого включите его в список, затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Открыть вложение. Чтобы удалить вложение из списка, выделите его и выполните команду контекстного меню Удалить вложение, вызываемую также нажатием клавиши Insert.

В поле Кодировка из раскрывающегося списка выбирается кодировка, в которой составлен текст письма. По умолчанию в данном поле предлагается значение utf-8 – как показывает практика, оно является оптимальным в большинстве случаев.

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет об электронном письме, то здесь после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Исходящее электронное письмо. Данный параметр не является обязательным для заполнения.

Все электронные письма можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность – здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Ответственный указывается пользователь, ответственный за обработку данного электронного письма. Требуемое значение выбирается в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопкой выбора.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по электронному письму – для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как письмо отправлено и все вопросы по нему закрыты, нужно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

Для немедленной отправки электронного письма нажмите на панели инструментов данного окна кнопку Отправить или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Чтобы, не отправляя, сохранить письмо для последующего просмотра и редактирования, нажмите кнопку Записать и закрыть – после этого оно отобразится в окне списка взаимодействий (см. рис. 3.8).

Работа с файловым хранилищем

Как уже отмечалось ранее, в программе предусмотрена возможность работы с внешними файлами, которые могут применяться для хранения какой-то дополнительной информации. Это довольно удобный механизм, и если вы намерены его использовать – рекомендуется предварительно просмотреть и при необходимости отредактировать параметры работы с файлами (подробнее см. выше подраздел «Персональные настройки работы с файлами»).

Для перехода в режим работы с файловым хранилищем откройте раздел Органайзер и на панели навигации щелкните на ссылке Файлы. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.15.

Это и есть файловое хранилище программы «1С: Управление торговлей 8.2». Все внешние файлы для удобства работы можно сгруппировать в тематические папки. В левой части окна формируется перечень папок, а в правой отображается список файлов выделенной папки. Для каждого файла в списке показывается его имя, произвольное описание, дата включения в список, а также имя ответственного пользователя, который включил данный файл в список.

Рис. 3.15. Файловое хранилище

Каждый находящийся в списке файл можно открыть для просмотра или редактирования. Если файл открыт только для просмотра, то в это же время другой пользователь может открыть его для редактирования. Если же файл открыт для редактирования, то другие пользователи смогут лишь просматривать его.

ПРИМЕЧАНИЕ

В списке файлов зеленым цветом отображаются файлы, занятые для редактирования данным пользователем, серым цветом – файлы, редактируемые другими пользователями, а обычным черным цветом – свободные (никем не редактируемые) файлы.

Чтобы открыть файл для просмотра, выполните команду Все действия ➧ Просмотреть. Чтобы открыть файл для редактирования, используйте команду Все действия ➧ Редактировать, вызываемую также нажатием клавиши F4 (в обоих случаях не забудьте предварительно выделить требуемый файл). Файл будет считаться открытым для редактирования (и, соответственно, недоступным для редактирования другими пользователями) до тех пор, пока вы не «отпустите» его с помощью команды Все действия ➧ Закончить редактирование или нажатием кнопки Закончить редактирование, которая находится на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В данном случае под редактированием подразумевается изменение самого файла (правка текста и т. п.), выполняемое с помощью соответствующего приложения. Например, DOC-файл вы будете редактировать в окне редактора Word. Однако вы также можете изменять параметры файла путем редактирования его карточки – об этом речь пойдет чуть ниже.

Если вы намерены использовать механизм группировки файлов, то сначала рекомендуется сформировать список групп, после чего заполнять каждую группу соответствующими файлами. При этом вы всегда сможете свободно переносить файлы из одной папки в другую – для этого выполните команду Все действия ➧ Перенести в папку, затем в открывшемся окне щелчком кнопкой мыши укажите требуемую папку и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Чтобы создать новую папку для внешних файлов, выполните команду Все действия ➧ Новая папка или нажмите на панели инструментов кнопку Создать новую папку. Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры созданной ранее папки, дважды щелкните на ней кнопкой мыши. Ввод и редактирование папок осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Создание и редактирование папки для внешних файлов

В данном окне в поле Наименование вводится произвольное название создаваемой папки, под которым она впоследствии будет отображаться в списках программы, а также в окне хранилища файлов. Поэтому рекомендуется вводить такое название, чтобы оно кратко характеризовало назначение хранящихся в папке файлов. Другими словами, не стоит называть папки Папка 1, Папка 2, Папка 3 и т. д. – ведь намного информативней выглядят такие, например, названия: Отчеты, Документы, Сотрудники и т. д.

Хранилище файлов имеет иерархическую структуру, поэтому вы можете использовать неограниченное количество уровней вложенности папок. Если вы хотите новую папку поместить в другую, ранее созданную папку – укажите ее в поле Папка. Если же новая папка должна находиться в корне иерархии, данное поле следует оставить незаполненным.

В поле Описание можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке. Этот параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за работы с данной папкой. Этот параметр заполняется автоматически – в него по умолчанию подставляется имя пользователя, создавшего папку. Чтобы изменить значение данного поля, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Дата создания программа автоматически подставляет дату создания данной папки.

Как уже отмечалось выше, в подразделе «Персональные настройки работы с файлами» раздела «Персональные настройки пользователя», для работы с внешними файлами создается рабочий каталог (см. рис. 3.4). Однако для каждой папки можно определить индивидуальный каталог, отличный от общего, в котором будут храниться все файлы и подпапки данной папки. Для этого в поле Рабочий каталог (см. рис. 3.16) нажмите кнопку выбора или клавишу F4 и в открывшемся окне укажите путь к требуемому каталогу. Если данный параметр оставить незаполненным, то папка будет храниться в рабочем каталоге внешних файлов (см. рис. 3.4).

Завершается процесс формирования папки нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Для добавления в список нового внешнего файла нажмите клавишу Insert или кнопку Создать, которая находится на панели инструментов. Для перехода в режим просмотра и редактирования информации о файле используйте клавишу F2. Если вы добавляете новый файл, то на экране отображается интерфейс выбора файла, в котором следует выделить нужный файл и нажать кнопку Открыть. Дальнейшие действия (это касается и редактирования параметров файла) выполняются в окне, изображенном на рис. 3.17.