Валентин Соломенчук - Как сделать карьеру с помощью Интернета Страница 11

Для создания пустого бланка письма (рис. 2.3) используется команда Создать сообщение, которая находится в разделе главного меню Сообщение. Эту же команду можно вызвать, щелкнув на одноименной кнопке  или с помощью клавиш <Ctrl>+<N>.

Адресные поля, о которых говорилось в начале главы, заполняют вручную или с помощью адресной книги, аналогом бумажной записной книжки (в адресной книге есть даже поля для ввода всевозможных примечаний личного свойства). Конечно, главное назначение адресной книги – хранение почтовых адресов ваших корреспондентов.

Внимание!

Укажите в адресной книге какой-либо свой почтовый адрес. Тем самым вы как бы создаете «сторожа», который будет следить за тем, чтобы на вашем компьютере не обосновались троянские программы, автоматически рассылающие письма по адресам, указанным в вашей адресной книге. Такие программы чаще всего используют первые 20–50 почтовых адресов из адресной книги.

Чтобы указать получателя сообщения, выберите в адресной книге необходимый адрес и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Кому, Копия или Скрытая копия. Повторите эту операцию для каждого получателя данного письма. После закрытия адресной книги все выбранные вами адреса будут находиться в соответствующих полях.

Электронные адреса заносятся в адресную книгу вручную или с помощью команды Добавить адрес из пришедшего вам письма. В последнем случае почтовая программа, используя служебную информацию, находящуюся в файле письма, автоматически заполняет в адресной книге поле адреса и, если есть личные данные отправителя, поля Фамилия и Имя.

Если вы хотите ответить отправителю, то можно не вводить его адрес вручную или выбирать из адресной книги, а дать команду Ответить отправителю или щелкнуть на одноименной кнопке . В ответ на такую команду почтовая программа создаст новый бланк письма с заполненным адресным полем получателя, параметры для которого будут взяты из текущего письма.

Кроме того, если вы разрешили почтовой программе цитирование (это функция устанавливается в окне Параметры), весь текст письма корреспондента, вместе со служебной информацией, будет скопирован в бланк ответного письма. В поле Тема копируется тема цитируемого письма, которому добавляется префикс Re:.

В полученном письме может быть несколько ответных адресов, например, письмо было направлено сразу нескольким адресатам. В этом случае, вы можете применить команду Ответить всем или щелкнуть на одноименной кнопке . Тогда в адресное поле, кроме адреса отправителя, вставляются адреса всех получателей исходного письма. Перед отправкой письма нескольким корреспондентам обязательно надо проверить список получателей и при необходимости удалить лишние адреса. Лениться с проверкой не рекомендуется, т. к. возможно направление письма с конфиденциальной информацией в адрес телеконференции, где к нему будут иметь доступ многие читатели.

Бывают случаи, когда хочется ознакомить с полученным письмом третье лицо, не внося в него изменений. Проведение такой операции возможно, если дать команду Переслать или щелкнуть на одноименной кнопке . В этом случае создается бланк с копией текущего письма, в котором название темы письма начинается с префикса Fw:. Адрес нового получателя письма вам будет нужно ввести вручную или с помощью адресной книги.

Для сообщения программе, что письмо готово и его надо поставить в очередь для отправки на почтовый сервер, служит команда Отправить, а одноименная кнопка  есть на бланке письма. Эта команда помещает письмо в папку Исходящие, из которой оно будет отправлено во время сеанса связи с почтовым сервером.

Для проверки почтового ящика на сервере и отправки подготовленной корреспонденции надо дать команду Доставить почту, щелкнуть на одноименной кнопке  или нажать клавиши <Ctrl>+<M>. Эта команда указывает почтовой программе, что надо соединиться с почтовым сервером, используя программу удаленного доступа, и, отправив сначала почту, проверить почтовый ящик на предмет наличия новых сообщений.

Новые сообщения загружаются на ваш компьютер только в том случае, когда вам разрешен доступ к почтовому ящику. Для авторизации доступа почтовая программа, по требованию сервера, предложит вам в специальном окне ввести имя учетной записи на почтовом сервере и пароль, которые могут не совпадать с именем и паролем вашего доступа в Интернет.

Команды Отправить (горячая комбинация клавиш <Ctrl>+<S>) и Удалить не производят необратимых действий – отправив или удалив письмо, а предварительно помещают его в соответствующие папки. Это сделано для того, чтобы пользователь еще раз мог проверить: что он хочет отправить или удалить. Кроме того, это хорошая практика: сначала еще раз проверь, а потом произведи необратимую операцию. Особенно это касается деловых писем, в которых даже небольшая ошибка может привести к огромным потерям.

Настройка почтовой программы

Настроить параметры программы Microsoft Mail можно в окне Параметры. Ниже приводятся сведения о настройке параметров, которые наиболее существенным образом влияют на работу почтовой программы и отправляемые письма.

Вкладка Сервер (рис. 2.5) предоставляет доступ к двум группам параметров: сведения о вас, которые можно указывать достаточно произвольно, и параметры почтового сервера, предоставляемые провайдером.

Рис. 2.5. Вкладка Сервер

Личные сведения характеризуют вас как человека, и хотя они строго не формализованы, желательно придерживаться общепринятых правил, указывая сведения о себе. Особенно этому надо следовать при деловой переписке, т. к. сведения, указанные вами на этой вкладке, автоматически вставляются в каждое отправляемое письмо.

В поле Имя указывается ваш псевдоним (в нем нежелательно использовать шокирующие слова) или ваши имя и фамилия. Старайтесь не применять символы кириллицы, которые могут исказиться при прохождении через западные почтовые серверы.

Поле Организация заполняется только тогда, когда используется служебное почтовое соединение, и вы подчеркиваете, что пользуетесь служебным почтовым каналом. Обратите внимание: во многих фирмах отрицательно относятся к факту использования сотрудниками служебной техники для личных целей. Это даже может оказаться препятствием для вашего приема на работу в корпорацию со строгими правилами, где регламентируются права и обязанности сотрудников.

В поле Электронная почта надо привести адрес того почтового ящика, который вы регулярно проверяете. Не обязательно он должен существовать на сервере провайдера, через который вы отправляете почту. Возможен вариант указания адреса почтового ящика на каком-нибудь публичном сервере, но тогда следует учитывать, что вы тем самым устраняете из письма свои географические координаты. Вероятно, это будет воспринято корреспондентом (особенно, работодателем) не лучшим образом, например, при сортировке корреспонденции могут без прочтения удаляться письма, полученные с наиболее известных публичных почтовых серверов (спам, страх заражения вирусом).

Параметры, расположенные в зоне Серверы, определяют свойства почтового соединения и настраиваются в точности так, как они указаны в договоре с провайдером. Ошибки в заполнении полей недопустимы. Кроме того, не желательно заполнять поле Пароль, поскольку это приводит к сохранению вашего пароля на винчестере, откуда он может быть похищен с помощью троянской программы. Лучше каждый раз заново вводить пароль по запросу почтового сервера – это поможет сохранить пароль в тайне от посторонних.

Программа Microsoft News

Для работы с телеконфенциями созданы специальные программы, например, Microsoft News – это вторая «половина» программы Microsoft Internet Mail and News. Но современные почтовые программы позволяют работать и с серверами новостей. Для этого только надо настроить соответствующие параметры программы, а дальнейшая работа не отличается от обычной почтовой переписки.

На рис. 2.6 показано окно программы Microsoft News, которое очень похоже на окно программы Microsoft Mail. Принципы работы обеих программ схожи, а основная разница заключается в наличии специфических кнопок, предназначенных для работы с публичными письмами (сообщениями), расположенными на серверах новостей.

Рис. 2.6. Окно программы Microsoft News

Все часто используемые команды программы Microsoft News продублированы кнопками на панели инструментов и комбинациями горячих клавиш.

Команда Создать сообщение или кнопка  (горячие клавиши <Ctrl>+<N>) служит для создания бланка письма, предназначенного для отправки в текущую группу новостей. На бланке письма вместо адреса получателя находится название той группы новостей, куда будет отослано сообщение.