Игорь Шапошников - Интернет. Быстрый старт Страница 8

Полученные электронные письма автоматически переправляются в папку Inbox (Входящие). При этом все непрочитанные письма выделяются полужирным шрифтом, что позволяет быстро их заметить в общем списке полученных писем. В нем напротив наименования папки, в которую переправляются входящие письма, в скобках показывается количество полученных, но еще непрочитанных сообщений.

Вы уже знаете, как создавать электронные письма с вложенными в них файлами. Вполне логично будет предположить, что и к вам могут прийти сообщения с такими вложениями. Необходимо узнать, как извлекать подобные файлы из писем.

Если у вас Microsoft Outlook, помимо списка содержимого папки, показывает еще и область предварительного просмотра, то в правом верхнем углу этой области может появляться значок скрепки, означающий, что данное сообщение содержит прикрепленные файлы. Если на этом значке скрепки щелкнуть мышью, появится маленькое меню, состоящее из наименований файлов, прикрепленных к данному сообщению. А уже щелчок на имени какого-либо файла позволит сохранить его на диске или сразу открыть, если Microsoft Outlook опознает его тип и найдет соответствующее ему приложение.

После того как получено электронное сообщение, чаще всего работа с ним на этом не заканчивается. При достаточно большом объеме корреспондентов и насыщенном потоке входящих писем папка Inbox (Входящие) быстро заполняется, и найти нужное письмо становится непросто. Поэтому имеет смысл создать несколько собственных папок (коллеги, друзья и т. п.) и рассортировать по ним входящую почту.

Для того чтобы создать собственную папку, необходимо выполнить команду меню Файл/Создать/Папка или щелкнуть правой кнопкой мыши в окне Список папок и из появившегося контекстного меню выбрать команду Создать папку. При этом будет активизировано окно Новая папка, чей внешний вид показан на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Диалоговое окно Новая папка

Естественно, наименование создаваемой папки указывается в поле ввода Имя папки. Выпадающий список Содержимое папки предназначен для указания типа элементов, которые будут храниться в создаваемой папке. По умолчанию используется значение Элементы типа Почта, которое и надо оставить.

А в самом нижнем окне показывается список существующих папок, что позволяет вам определить местонахождение вновь создаваемой папки. По традиции, папки для сортировки приходящей почты вкладываются в папку Inbox (Входящие).

После прочтения пришедшего электронного письма на него принято ответить. Можно, конечно, воспользоваться уже знакомым приемом создания нового сообщения, но во все почтовые программы, в том числе и в ваш Microsoft Outlook, встроен стандартный механизм ответа на пришедшие письма. Для этого необходимо нажать на кнопку Ответить или выполнить команду меню Действия/Ответить. При этом отобразится окно создания нового сообщения, но в поле адреса получателя уже автоматически будет подставлен электронный адрес вашего корреспондента, указана тема письма, на которое мы отвечаем, с добавленным префиксом Re (Reply), а в поле текста письма – помещено содержимое предыдущего письма, что позволит его цитировать.

Помимо текста также указывается служебная информация, как это показано на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Создание ответа на пришедшее письмо

В строке From указывается имя отправителя письма и его электронный адрес. Дата и время отправки этого письма отображаются в строке Sent. А строки То и Subject указывают адрес получателя, т. е. ваш, и тему пришедшего письма.

Так как письмо может быть послано не только одному адресату, может возникнуть необходимость написать ответ не только отправителю, но и иным получателям писем, чьи адреса были указаны в поле Копия. Для этого используется кнопка Ответить всем или команда меню Действия/Ответить всем. При этом ответ будет разослан по всем адресам, встречающимся в пришедшем сообщении, за исключением, конечно, тех электронных адресов, которые находились в списке «слепой копии».

Помимо ответа на письмо, вы можете переслать пришедшее сообщение кому-либо, добавив свои комментарии. Для запуска этого механизма необходимо нажать кнопку Переслать на стандартной панели инструментов или выполнить команду меню Действия/Переслать. При этом активизируется уже знакомое нам окно редактирования электронного письма. Но в нем не указывается заранее адрес получателя, в отличие от написания ответа, т. к. корреспондент, которому вы будете отсылать сообщение, программе заранее не известен. Также меняется тема письма. К ней добавляется префикс Fw (Forward).

Организация работы

На этом этапе вы уже знаете, как создавать электронные письма, отсылать их, получать и обрабатывать. Но это еще не все. Программа Microsoft Outlook предоставляет достаточно много возможностей для организации максимально комфортной и эффективной работы с электронной пснты. Данный раздел главы посвящен обзору этих приятных возможностей. Вы уже знаете, как организовать систему папок и рассортировывать по ним почту, но этого недостаточно, чтобы работа считалась эффективной.

Если вы ведете обширную переписку с каким-либо корреспондентом, то придется раз за разом набирать его электронный адрес в поле Куда. Естественно, хотелось бы несколько автоматизировать эту операцию. И такая возможность есть.

В Microsoft Outlook встроена примитивная база данных, называемая "адресной книгой". Активизация ее происходит при нажатии кнопки Адресная книга с изображением записной книжки или при выполнении команды меню Сервис/Адресная книга. При этом отображается одноименное диалоговое окно, внешний вид которого показан на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Диалоговое окно Адресная книга

Легко заметить, что большую часть этого окна занимает список всех корреспондентов, чьи данные занесены в вашу адресную книгу. Но изначально в ней не будет ни одной записи. Вы должны создать их сами.

Для внесения данных в адресную книгу необходимо выполнить команду меню Файл/Создать контакт или нажать кнопку Создать на панели инструментов. При этом будет отображено диалоговое окно Свойства со множеством вкладок. Основная порция информации вносится на вкладке Имя, внешний вид которой показан на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Вкладка Имя диалогового окна Свойства

С информацией об имени никаких проблем возникнуть не должно. На вкладке находится несколько полей ввода текста, которые охватывают весь спектр информации об имени корреспондента. Нас будет интересовать ввод его адресов электронной почты.

Любой человек может завести не один, а несколько адресов электронной почты. Для того чтобы добавить адрес в список используемых электронных адресов корреспондента, необходимо записать его в поле Адреса электронной почты, а затем нажать кнопку Добавить.

Но, скорее всего, вы будете использовать один адрес чаще других. Он будет основным. Для того чтобы выделить такой адрес из общего списка, необходимо щелчком мыши активизировать его в списке доступных электронных адресов, а затем нажать кнопку Использовать по умолчанию.

Если один из адресов был введен неверно или впоследствии был изменен самим владельцем, вы можете также изменить его в вашем списке, нажав на кнопку Изменить. Ненужные адреса удаляются из списка при помощи кнопки Удалить.

Остальные вкладки этого диалогового окна предназначены для ввода уточняющей информации о вашем корреспонденте и в данный момент для нас интереса не представляют.

После того как вы заполнили адресную книгу данными о своих корреспондентах, вы можете использовать их при написании писем. Теперь при создании электронного сообщения можно просто нажать на кнопку Кому и указать адреса всех получателей создаваемого письма при помощи диалогового окна Выбор имен, которое показано на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Диалоговое окно Выбор имен

В левой части этого диалогового окна расположен список всех корреспондентов, внесенных в адресную книгу. А при помощи кнопок Кому, Копия и СК вы формируете список получателей письма, а также его обычной и скрытой копии.

Но адресная книга – это не единственное сервисное средство, предоставляемое программой Microsoft Outlook. Вы имеете возможность задать правила обработки писем, которые будут автоматически выполняться почтовой программой при получении новых писем.

Для определения нового правила обработки входящей корреспонденции следует выполнить команду меню Сервис/Мастер правил. При этом будет активизировано начальное диалоговое окно мастера определения правил обработки входящих и исходящих писем (рис. 2.16).