Валентин Соломенчук - Как сделать карьеру с помощью Интернета Страница 9

Кроме того, в электронном письме можно указать адрес – Ответить по адресу (Reply-To), по которому вы желаете получить ответ, не совпадающий с адресом отправителя. Этой возможностью часто пользуются в том случае, когда отправляют письмо не со своего адреса, но желают получить ответ по личному адресу.

Для адреса отправителя также существует поле, которое обьино не показывается в бланке письма, и вставляется в него автоматически почтовой программой – Адрес отправителя (From). Информацию в этом поле можно изменить только при изменении настройки почтовой программы или смене учетной записи (указание почтовой программе имени другого пользователя).

Тема сообщения

В отличие от обычного письма, электронное письмо всегда содержит поле Тема (Subject), без заполнения которого ваше письмо будет «инвалидом» и первым кандидатом на выброс в корзину, служащую для удаления ненужных сообщений. Причем это не преувеличение, а реальный факт. Следует учитывать ограниченность экрана монитора и огромный объем сообщений, получаемых занятыми людьми. Кроме того, все так или иначе борются со спамом — рассылкой бессмысленных рекламных сообщений, которые забивают почтовые ящики.

Окно почтовой программы обычно делится на две (или три) части. В первой вы видите пришедшие письма, точнее, их реквизиты: тему, дату отправки, наличие вложений, размер письма и т. д. Во второй части отображается текст выбранного письма.

При большом объеме приходящей почты получатель старается по теме письма и адресу отправителя определить, что следует делать с письмом. Обычно идет автоматическая сортировка по папкам, например, Для дальнейшей работы, Немедленный ответ, Важные сообщения, Деловые контакты и т. д. Поэтому письмо без темы и присланное с незнакомого получателю адреса, скорее всего, будет отправлено в папку Удаленные – даже без прочтения первых строк!

Сообщение

Сообщение – это то, что вы хотите сказать получателю. Формат и способ написания не формализован, но желательно придерживаться правил обычной переписки: вступительная фраза, текст письма и подпись. Точно так же, как в обычном письме.

При составлении деловых писем, а переписка по поводу поиска работы относится к этой категории, желательно использовать текстовый процессор, который обладает встроенными функциями проверки правописания. Конечно, такой сервис можно получить и в почтовой программе, но, как правило, он не слишком удобен.

Пишите письмо на том языке, который понимает адресат. Например, писать по-русски американцу – дело безнадежное. Французу лучше писать на французском языке с использованием соответствующей кодовой таблицы знаков. А вот с пользователем из Болгарии можно пообщаться по-русски.

Вступительная фраза должна быть общепринятой в стране получателя. Если же вы плохо знаете страну, куца пишете письмо, то посоветуйтесь с побывавшими там людьми или просмотрите справочную литературу.

Дополнительно можно сделать следующие замечания. Не желательно при официальной переписке использовать жаргон, принятый в мире Интернета или сети ФИДО (FIDO). Фамильярное обращение допускается только между друзьями.

Приведем примеры начала письма.

Добрый день!

Уважаемый Иван Иванович!

Здравствуйте, Василий Иванович!

Не забывайте обращать внимание на время суток – говорить «добрый вечер», когда вам известно, что письмо будут читать утром, – несколько не тактично. Кроме того, использование в письме на русском языке английской фразы «Hello, Valentin!», вставляемой автоматически англоязычными почтовыми программами, портит впечатление об авторе письма.

Иногда в переписке встречается выражение:

Доброго времени суток.

К сожалению, в деловых письмах использовать такую фразу не желательно. Скорее всего, ваш будущий работодатель не обладает чувством юмора, когда общается с подчиненными, а в ряде случаев даже не поймет в чем дело. Учитывайте, что до сих пор многие считают, что Рунет ограничивается Москвой, ну может быть, Питером.

Заканчивают письмо словами благодарности, пожеланиями и другими общепринятыми выражениями, обязательно указывая свой E-mail, например:

С уважением, Иван Васильевич.

E-mail: [email protected]

Тел: (095) 123-45-67

Вариант окончания письма зависит от конкретной ситуации, например, возможны такие варианты:

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

Максим Иванов.

Искренне Ваш,

Александр Иванов.

В заключение нужно напомнить: обязательно будьте вежливы, не используйте ругательства. Старайтесь, чтобы ваше сообщение не содержало словесного мусора, который вызывает раздражение у получателя. «Треп» допустим только между хорошими друзьями, и то если оба согласны поддерживать такую переписку.

В почтовой переписке для уменьшения объема файла, содержащего письмо, и ускорения его составления часто применяются сокращения слов и фраз, но ими надо пользоваться умело, особенно если вы пишете не на родном языке. Обратите внимание, что неславянские, да и многие русские фамилии не позволяют правильно судить о том, какого пола ваш корреспондент. Поэтому указание, например, перед инициалами женщины сокращения «Mr» (мистер) вместо «Mrs» (миссис) будет грубой ошибкой.

И последнее. Отправляя письмо, надо учитывать, что оно путешествует по разным серверам, причем на них остаются его копии. Поэтому старайтесь, чтобы в тексте письма не было секретной или конфиденциальной информации, разглашение которой не желательно, либо используйте шифрование текста письма специальными программами.

Внимание!

Надо учитывать отношение законодательства стран отправителя и получателя к таким шифросистемам, чтобы не попасть в трудное положение.

Не следует использовать в тексте письма такие слова, как наркотики, атомная бомба, хакер и т. д. Эти термины входят в список ключевых слов, по которым государственные системы безопасности контролируют почтовую переписку.

Цитирование

При составлении ответного письма хорошим тоном является цитирование избранных строк из письма корреспондента. Заметим, что это очень удобная и полезная практика, поскольку получателю не требуется искать в архиве ваше предыдущее письмо – сразу ясно, о чем идет речь или на какие вопросы вы отвечаете.

Цитируемые строки отбиваются слева знаком ">" (возможно использование и других символов, например, с указанием инициалов автора письма). При повторном цитировании добавляется новый знак цитирования.

Можно цитировать целиком строки, даже если они содержат отрывки предложений. Допустимо очищать цитируемую строку от мусора, но не желательно править письмо отправителя, меняя порядок слов или внося изменения в текст.

Вот небольшой пример цитирования:

>>институт. Я работаю системным программистом в фирме

>прислать ссылки на выполненные вами работы. Хорошо

Мною были разработаны программы, которые используются…

Читать такие письма вначале весьма непривычно, но через некоторое время вам будет сложно отвечать на письма без цитирования источника. Например, можно получить приглашение на собеседование – и не понять, от кого оно пришло, если в нем нет вашего процитированного письма.

Знаки цитирования вставляют почтовые программы по команде Ответить отправителю (Reply to Sender). Вам только надо убрать лишние цитируемые строки для уменьшения объема письма, но так, чтобы остался основной смысл фразы, которая цитируется. Имеет смысл удалять цитируемые подписи и служебные сообщения почтовой программы, что особенно полезно при длительной переписке.

Эмоции

В частной переписке, особенно в сети ФИДО (FIDO), для передачи своих эмоций авторы используют специальные значки – «смайлики» (smile). Они применяются вместо фраз с тщательно подобранными словами, которые передают эмоции. При деловой переписке использовать «смайлики» нежелательно, т. к. вас могут даже неправильно понять. Но поскольку телеконференции ФИДО являются хорошим источником вакансий, вам следует разбираться в таких «тайных» знаках.

"Смайлики" по традиции составляются из обычных печатаемых знаков: букв, цифр, знаков препинания и т. д. На практике прижились «смайлики», которые как бы изображают лицо человека. Ниже приведены наиболее встречаемые варианты "смайликов":

• :) или :-) – улыбка, юмор;

• :(или :-(– огорчение или недовольство;

• ;) или ;-) – подмигивание, намек или шутка.

Подпись

Письмо должно быть обязательно подписано автором, т. к. в противном случае это анонимка. Правда, в электронном письме есть поле Адрес отправителя (From), которое как бы выполняет роль подписи, но оно, в основном, используется только почтовой программой для подготовки бланка ответного письма. Когда человек читает письмо или пишет ответ, он ориентируется на подпись в конце письма, тем более что письмо может быть отправлено с чужого компьютера. Поэтому правила хорошего тона предписывают в конце письма указывать свои личные данные: фамилию, имя, адрес электронной почты и, при желании, номер телефона.