Екатерина Пустынникова - Основы менеджмента Страница 8

Управление организацией в наше динамичное время представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнять успешно, руководствуясь лишь заученными формулами. Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой.

Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обусловливающей существование менеджмента.

Некая группа людей должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1) наличие не менее двух человек, которые считают себя частью этой группы;

2) наличие не менее одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

3) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Сложные организации

Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей. Они являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, – это люди (персонал, человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Примечание. Курсивом выделены ресурсы, имеющие первостепенное значение для данной организации.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания, и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. В таблице 2.2 представлены виды ресурсов, используемых в организации. ОАО «УАЗ» использует фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материал), для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (персонал), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования.

Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям ОАО «УАЗ» решать, какого типа продукция имеет бо́льшую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяют руководству решать, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов. Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по обработке информации, такие как ОАО «Телеком», росли столь стремительно. Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникации (связи).

Зависимость от внешней среды

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть «островом в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира – от внешней среды – как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатов, которых они стремятся достичь.

Термин «внешняя среда» включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество в конкуренции. Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти людей с определенными навыками, а также определенными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или если существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При этом необходимо соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и расе.

Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров. Руководители ОАО «УАЗ» не могут выйти на рынок с новой интегральной схемой, которая сделает некоторые виды продукции ОАО «УАЗ» конкурентоспособными.

С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, принимающих поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится конкурировать на рынке и противостоять конкуренции различных предприятий, тем не менее на рынке транспортных средств успешно действует лишь очень небольшое количество автомобилей ОАО «УАЗ». На региональном рынке автомобилей успешно действует большое число других товаропроизводителей автомобильного транспорта.

Разделение труда

Разделение труда – основа организационных отношений. Еще в древние времена люди поняли, что можно извлечь дополнительные преимущества, разделяя свой труд. Одни из них были охотниками, другие – собирателями, а третьи изготовляли инструменты и оружие. Люди понимали, что их шансы выжить повышались, когда они поручали каждому члену группы специфическую обязанность в той сфере, которую он знал лучше всего.

Компании, чтобы выжить в конкурентном окружении, должны разделять свою работу на специфические задачи. Преимущества специализации были проиллюстрированы в знаменитом исследовании Адама Смита, в котором он описал эффективность, достигнутую рабочими мануфактуры по производству булавок, где один рабочий тянул проволоку, другой – выпрямлял ее, третий – обрезал и т. д. Такая специализация позволила десяти работникам производить 48 тыс. булавок ежедневно, тогда как один человек, выполняя все операции самостоятельно, мог производить только 20 булавок в день. Возможно, самыми выдающимися сторонниками специализации были теоретики научного управления, такие как Фредерик У. Тейлор и успешные промышленники, такие как Генри Форд, которые анализировали даже простейшие повторяющиеся задания и пытались их разделить на основные действия.

Преимущества специализации таковы:

могут быть использованы менее квалифицированные рабочие. Поскольку сложная задача разделена на более простые и мелкие виды деятельности, рабочие, которые ими занимаются, не обязательно должны уметь выполнять все операции, т. е. не обладать высокой квалификацией. Кроме того, рабочие с невысокой квалификацией оплачиваются ниже;

отбор и обучение упрощаются. Мастерство, требуемое для особого вида деятельности, минимально, а потому проще найти людей, которые уже обладают нужным уровнем мастерства. Обучение новых рабочих в этом случае требует меньше времени и не столь сложно;

быстрее приобретается необходимый опыт. Поскольку задания при специализации повторяются, рабочий получает большую практику и становится экспертом довольно быстро;

возрастает эффективность труда. Рабочие не теряют времени, перемещаясь с одного вида деятельности на другой. Также есть возможность более эффективно использовать рабочих в тех видах деятельности, где их мастерство выше;

в распоряжении имеется большее число работников. Больше потенциальных рабочих вследствие того, что при специализации возникает меньше сложных видов работ;

повышается скорость выполнения работы. Каждый рабочий выполняет больший объем работ, поэтому задание выполняется быстрее;

возможно одновременное выполнение операций. Поскольку одному рабочему не поручают более одного задания, нет необходимости задерживать второе задание до завершения первого;

специализация увеличивает выбор. Имеется большее разнообразие для выбора заданий, поэтому рабочий может выбирать или ему поручат задание в соответствии с его желанием или квалификацией.

Специализация была основным принципом, которым руководствовалась американская промышленность в последние 150 лет.

Один из способов, которым менеджеры пытаются определить уровень соответствия специализации, состоит в оценке деятельности в двух измерениях: глубина деятельности и размах деятельности.

Глубина деятельности – это уровень контроля, который рабочий осуществляет над своей деятельностью. Глубина связана со свободой планировать и организовывать свою работу, работать на своем собственном месте, перемещаться вокруг своего рабочего места и взаимодействовать с другими. Там, где правила строгие, работа в основном осуществляется в соответствии с установившейся практикой, и за рабочими тщательно наблюдают, но глубина деятельности небольшая.