Полли Берд - Тайм-менеджмент Страница 12

В периоды переходного времени вы сами можете таким же образом направлять свои мысли. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передайте отчет коллеге на сегодняшнем собрании, и вам не придется специально ехать к нему завтра. Совместите обычное еженедельное совещание с персоналом с запланированным брифингом по вопросам стратегии, выкроив из последнего десяток минут.

Если вам предстоит долгая поездка на поезде, настройтесь на то, чтобы написать в дороге несколько писем или просмотреть документы. Если вам предстоит посетить удаленное отделение компании, подумайте, не сможете ли совместить визит со встречей с человеком, с которым все равно пришлось бы позже встречаться и специально для этого вновь отправляться в дорогу. Делайте так, чтобы каждый момент времени использовать максимально полно.

Возможно, что для вас наилучший вариант использования переходного времени — побыть в одиночестве, с тем чтобы в течение нескольких минут сосредоточиться на каких-то своих мыслях. Если в собственном кабинете вас, скорее всего, в покое не оставят, почему бы не посмотреть, не свободен ли зал для заседаний, и не провести там в тишине и покое выдавшиеся 20 минут свободного времени? Или не устроиться в незанятой комнате для интервью?

Если оказаться в одиночестве невозможно и вы находитесь, скажем, в заполненной людьми приемной или в салоне самолета, постарайтесь отгородиться от окружающих. Можно надеть наушники и послушать запись спокойной музыки, развернуть буклет, показав тем самым, что не хотите, чтобы вас беспокоили, или спрятаться за газетой и подумать о своем. Уверен, что сами вы без труда дополните перечень подобных предложений.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Избегайте зрительного контакта с окружающими, тем самым вы будете демонстрировать свое нежелание заводить разговор.

Если заранее не запланируете, чем заняться в свободное время, то это время будет потрачено зря. Непростительной роскошью было бы, получив вдруг некий период незанятого времени, провести его впустую. Если хотите использовать переходное время с максимальной пользой, следует всегда предусматривать возможность его появления и за-ранее намечать, чем будете заниматься в свободные минуты.

Составьте список возможных дел и обеспечьте, чтобы необходимые для них материалы всегда были у вас под рукой — например, в отведенном месте портфеля или в специальной папке.

Перед выходом на работу или накануне вечером подготовьте их с учетом запланированных дел. Чтобы не брать с собой целый журнал, вырвите страницы с интересующими вас статьями. Выберите книгу, которую давно хотели прочитать, и отметьте наиболее примечательные главы.

Не стоит набивать портфель до неподъемного состояния, но убедитесь, что несколько действительно необходимых вещей в нем имеются. Безусловно, это ручка, записная книжка, возможно, диктофон и мобильный телефон. Прежде чем куда-либо отправляться, также прихватите с собой какие-то из следующих предметов:

►вырванные из журналов статьи, которые вам хотелось бы прочитать;

►полезная книга для менеджеров с отмеченными главами;

► список людей, которым вам нужно написать письмо или направить иное письменное послание;

► документ, который необходимо проработать или отредактировать;

► блокнот для изложения мыслей и составления писем;

► ваш ежедневник или органайзер;

► мобильный телефон;

► портативный компьютер (ноутбук) или электронный органайзер.

В итоге при случае вы сможете заняться делом, в наибольшей степени соответствующим ситуации и количеству имеющегося времени. Блокнот и бумага необходимы, поскольку диктофоном — хотя он более удобный и эффективный инструмент работы с корреспонденцией — пользоваться можно не всегда. Некоторые ситуации, как, скажем, пребывание в приемной, не подходят для диктовки. Блокнот и бумага позволят набросать тезисы письма, с которыми впоследствии сможет работать ваш секретарь.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите секретаря помещать в вашу папку материалы для чтения — например, последний номер отраслевого журнала или выпуск бюллетеня компании.

Именная почтовая бумага и конверты позволят вам готовить короткие рукописные ответы практически в любых обстоятельствах. Далее вы вкладываете послание в конверт, надписываете адрес, и можно приклеивать марку. Примерно так же несколько дарственных вкладышей позволят вам передавать материалы другим лицам без промежуточной операции обращения с подобной просьбой в собственный офис.

Обстоятельства образования переходного времени по большей части будут для вас очевидны. К примеру, логично будет ожидать появления свободных десяти минут временного зазора между собраниями. Но порой такие минуты будут выдаваться неожиданно, скажем, из-за отмены заранее оговоренной встречи или переноса даты делового обеда. Именно в такие моменты польза планирования проявляется со всей очевидностью. Если вы готовите себя к работе так, как предлагается выше, то у вас непременно будет чем заняться. Если вы находитесь в офисе, то сможете при появлении достаточно большого «окна» поработать над основным заданием. Во всех иных случаях достаньте свою заранее подготовленную папку и займитесь ее содержимым. Чем больше будет вами делаться, тем меньше невыполненной работы будет громоздиться перед вами в основные рабочие часы.

Промедление — враг эффективного использования переходного времени

Пытаясь тянуть время, вы его лишаетесь. Как только выдастся свободная минута, немедленно принимайтесь за дело, иначе время исчезнет бесследно. О борьбе с привычкой медлить более подробно говорится в главе 5.

Переходное время не годится для основной работы, которой вы в данный период заняты и которая требует полной концентрации внимания в течение достаточно продолжительных отрезков времени. Между тем оно вполне подходит для выполнения более мелких заданий, имеющих свойство стремительно накапливаться, требуя значительных затрат времени. Это часто бывает с ответами на письма и необходимостью прочтения разного рода материалов.

Переходные периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом возникать в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. И тем не менее благодаря современным технологиям даже езда на машине может проходить небесполезно для водителя. За рулем вы можете, к примеру, прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается, лучше переключитесь на музыку). В общественном транспорте, в частности в электричке, можно поработать с бумагами или почитать. Вы можете даже воспользоваться мобильным телефоном и сделать несколько необходимых звонков. Но при этом будьте тактичны, попутчикам ваши переговоры наверняка не понравятся. А если в вагоне окажется много владельцев мобильных телефонов и все они воспользуются ими? Вряд ли это будет по душе окружающим, в том числе и вам. Словом, не забывайте ставить себя на место других людей.

Разного рода краткосрочные дела — это то, что — нужно. Заняться можно чем-то из нижеперечисленного:

► сделать несколько телефонных звонков (в особенности если имеете мобильный телефон);

► подготовить черновики писем; написать несколько служебных записок;

► почитать что-то по работе; <> заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

► сделать пометки по поводу новых проектов или схем;

► записать соображения, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

► заняться заполнением ежедневника или составлением календарного плана на следующую неделю;

► разобраться с проблемами персонала;

► заняться текущей работой;

► встретиться с людьми; поразмышлять (идеи — великая вещь!);

► послушать музыку;

► послушать радио;

► прогуляться или сделать несколько упражнений, чтобы встряхнуться;

► подготовить вопросы к собранию;

► вздремнуть;

► договориться о встречах;

► заняться самооценкой.

Часто периоды свободного времени длятся не более десяти — пятнадцати минут. Может показаться, что столь короткое время ничем существенным не заполнить. Мы же предлагаем несколько простых идей, как можно провести 10 минут с пользой и экономией прочего вашего времени: