Полли Берд - Тайм-менеджмент Страница 9

Помните, что все в вашей жизни должно быть организовано с учетом приоритетов. Потому если приходится делать выбор между несколькими способами использования времени, выберите тот, что будет способствовать достижению какой-то из главных ваших целей. Например, если у вас выдался свободный летний выходной, то вы можете оказаться перед выбором между походом в паб с друзьями и поездкой с семьей на пикник. Если при этом одна из ваших жизненных целей состоит в том, чтобы проводить больше времени с семьей, то поезжайте с домашними на природу. Когда позволяют обстоятельства, совмещайте в одном виде деятельности несколько своих приоритетов.

В жизни каждого из нас есть регулярно повторяющиеся периоды времени, характер использования которых мы изменить не можем. У бизнесменов это совещания, презентации, визиты и другие мероприятия, которые в их жизни неизбежны. Для других людей речь может идти о вечерних курсах, школьных уроках, добровольно принятых на себя обязательствах, спортивных соревнованиях, составляющих суть их жизни. В своем органайзере (или в другом инструменте планирования) отметьте такое время в первую очередь (в последующих главах мы еще поговорим о том, как сократить время собственного присутствия на разного рода собраниях и совещаниях). Занесите такие мероприятия в свой годовой план, затем в ежемесячные и, наконец, в планы на каждый день с точным указанием часов. Отметьте обязательное время внеслужебного характера, которое будет вами посвящено, скажем, добровольным видам труда, учебным занятиям или встрече детей по окончании уроков в школе. Далее посмотрите, что у вас осталось. Распределите незанятое время между занятиями, связанными с профессиональной деятельностью, и досугом — в зависимости от избранных приоритетов. Продвигайтесь от плана на год в направлении планов на каждый день. Разделите блоки основных занятий на более мелкие части и распределите их по месяцам и отдельным дням, превратив тем самым в элементы рутинного расписания.

Распределить обязательные виды деятельности просто, гораздо сложнее решить, что предстоит делать ежемесячно и ежедневно для того, чтобы работа выполнялась эффективно и в срок. Составьте полный список дел, которые вам предстоит выполнить для реализации каждого проекта. Так, если вы должны организовать конференцию, время ее проведения следует указать в годовом плане работы. Время на достижение договоренности с участниками и заказ необходимых материалов и оборудования включите в план на месяц. Далее решите, в какие недели вам предстоит выполнить соответствующие действия: подготовить тексты печатных материалов, заказать зал и т. д. Наконец, распишите по дням и часам подготовку и заказ рекламных объявлений, получение печатных материалов, обсуждение деталей с ответственными за работу технических средств.

Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь, и определились с шагами, которые приведут вас к цели, необходимо вычислить, сколько времени вам потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь точно определить время, ограничьтесь обоснованным предположением. Допустим, вы записали для себя следующее:

1. Подготовка конференции (две недели).

2. Реорганизация сектора В (шесть месяцев).

3. Подготовка и выпуск брошюр (пять недель).

Включите эти периоды времени в свой календарь на год. Вы туг же увидите, когда окажетесь слишком перегруженным работой, и сможете соответствующим образом пересмотреть свое рабочее расписание. После выяснения общей картины так же отработайте менее продолжительные отрезки времени: месяцы и недели. Так, в вашем недельном плане могут значиться следующие пункты:

1. Получить от Дженет цифры продаж (15 минут).

2. Написать вступление к отчету (полчаса).

3. Написать основной текст отчета (один час).

4. Надиктовать письма (20 минут).

Выделите в ежедневнике время для каждого из мероприятий в подходящем порядке. Для каждого дня и недели предусматривайте определенные периоды свободного времени, что позволит вам проявлять гибкость и при необходимости дополнять расписание непредвиденными делами.

Пусть вас не слишком беспокоит сложность точного расчета времени. Прежде чем будет накоплен достаточный опыт планирования, вы неизбежно будете переоценивать или недооценивать время, необходимое для выполнения той или иной работы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

При расчете времени реализации долгосрочного проекта производите обратный отсчет, отталкиваясь от установленного срока. В итоге вы обеспечите своевременное выполнение каждого из этапов в границах имеющегося времени.

Возможно, вы определились с собственными целями, но не знаете, с какой из них начать. Начните с той, работа над которой привнесет наиболее скорые изменения в вашу жизнь. Предположим, одна из ваших целей состоит в том, чтобы стать директором, и начало движения в избранном направлении немедленно скажется на стиле и распорядке вашей работы. Значит, начните именно с этого и пересмотрите свой рабочий график с включением в него соответствующих задач. Дополните полученный план задачами и мероприятиями, имеющими отношение к другим вашим целям, сообразуясь с разработанной системой приоритетов.

Классификация целей по степени приоритетности придаст вашей жизни упорядоченный характер.

Для различных аспектов жизни весьма полезным будет составление списков частных дел, обычно предваряемых императивом «выполнить». Их формирование помогает разбить крупные задания на конкретные действия и более эффективно производить расчет времени. Списки необходимых дел могут относиться к годовым, месячным, недельным и дневным периодам времени. Список дел на предстоящий день готовьте накануне вечером или первым делом с утра, включая в него все то, что вам предстоит сделать в течение дня. Не следует пытаться скрупулезно следовать пунктам подготовленного списка с поочередным выполнением каждого из них, поскольку в этом случае вам не удастся сделать свою основную работу. Определите приоритетность пунктов списка по следующим критериям:

1. Необходимо выполнить.

2. Желательно выполнить.

3. Было бы неплохо выполнить.

Оцените объем времени, который остается в вашем распоряжении после выполнения обязательной, заранее намеченной работы, и составьте реалистичный список частных дел, исходя из имеющегося остатка.

В первую очередь постарайтесь сделать то, что помечено вами цифрой «1», затем по возможности займитесь тем, что сделать желательно. Наконец, если останется время, сделайте что-то, что отнесено вами к третьей категории важности, но не слишком переживайте, если до этих дел руки так и не дойдут. При таком порядке работы над списками вы будете в первую очередь делать то, что для вас наиболее важно. Если к концу дня что-то из списка осталось несделанным, перенесите выполнение на следующий день (рис. 6).

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не пытайтесь составлять список сразу в порядке приоритетности дел. Вписывайте в него пункты по мере того, как они приходят на ум, а выяснением их приоритетности займитесь потом.

При обычных обстоятельствах, как правило, имеется достаточно времени для оценки важности каждого задания и определения степени его приоритетности.

Вы без труда установите очередность работы над появляющимися на вашем столе документами (в главе 7 подробно описывается, как справляться с каждодневным оборотом бумаг). Но предположим, что ваша папка с входящими документами постоянно переполнена или что внезапный приток дел заставляет вас хвататься за голову. Если не удается достаточно быстро разобраться с навалившейся работой, ситуация чревата стрессом. Оказавшись в подобном положении, во-первых, не паникуйте. Быстро рассортируйте накопившиеся бумаги по четырем стопкам — по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:

► срочно;

► в течение нескольких дней;

► к следующей неделе;

► к началу месяца.

По тому же принципу классифицируйте все прочие дела. В итоге вы получите общий план работ. Начните с того, что требует немедленного исполнения, за-тем беритесь за следующую стопку и так далее.

Такая логика действий применима ко всем ситуациям, когда работы оказывается выше головы, поскольку дает возможность быстро обрести контроль над ситуацией. Несколько разобравшись с делами, вернитесь к мыслям о более рациональной и эффективной системе организации работы с бумагами и своего труда в целом.