Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать Страница 14

Хранить график рутинных дел нужно в разделе "Неделя", тогда вы будете видеть его как минимум раз в день и ничего не забудете.

Сколько минут уходит на мытье пола

Высший пилотаж жесткого планирования – точное определение еженедельного бюджета времени на крупную задачу, чтобы уложиться в срок с ее выполнением.

Например, вам нужно написать книгу, диссертацию или полугодовой отчет. Нужно определить, сколько времени еженедельно или ежедневно необходимо выделять на выполнение частей задачи, чтобы не превратить ее из важной, но несрочной в авральную.

Вспомним студенческие годы и подготовку к экзаменам: до экзамена осталось 15 дней, нужно подготовить 45 билетов; на каждый билет нужно потратить минимум час, значит, подготовке к экзамену отводится три часа в день.

Используется следующий алгоритм: определить общий объем работы в любых единицах измерения (45 билетов); вычислить производительность труда (один билет в час); используя сроки и производительность, установить бюджет времени (три часа в день на подготовку к экзамену).

Точно так же можно поступить с любой крупной задачей.

Например, мне нужно дописать эту книгу за 20 дней. Оставшийся объем – 200 тысяч печатных знаков. Моя скорость – 4000 знаков в час. Вычисляю по формуле 200 000/ 20 / 4000 = = 2,5 часа в день. Играя показателями, можно вычислить более или менее точную дату завершения глобальной задачи. Например, если я пишу 4000 знаков в час, а на работу могу затратить 4 часа в день, то на выполнение объема в 200 000 знаков мне потребуется 200 000 / (4000 • 4) = 12,5 дня.

Таким образом, у вас появляются конкретные сроки. Это гораздо сильнее мотивирует и дает возможность отслеживать, укладываетесь ли вы в запланированное время, а также прогнозировать сроки выполнения задачи.

При использовании данного метода вы приобретаете, что немаловажно, репутацию пунктуального и надежного человека, который способен выполнять в жесткие сроки даже объемную творческую работу.

Маленькие секреты

До завершения нашего с вами общения еще далеко, однако хочется верить, что вы уже готовы правильно организовывать себя. Для тех, кто уже сейчас хочет изменить свою жизнь, сформулирую несколько советов. Впрочем, они пригодятся и тем, кто решил отложить все до того, как закончит чтение данной книги.

Рассмотрим начало дня, которое предполагает отсутствие спешки и суеты для успешной реализации запланированных дел. Утром лучше проснуться немного раньше обычного – на 20-30 минут. Придя на работу, сразу же просмотрите список того, что вы должны сделать. План составляйте накануне. Начните день без раскачки, с важных дел. Для многих характерно начинать с мелочей: посмотреть почту, сделать ксерокопию документа, позвонить по личному вопросу, выпить кофе и т. д. Однако следует помнить, что мелкие дела могут занимать до 80 % рабочего времени, и если с утра заняться мелочами, рабочий день пройдет впустую, а важные дела придется делать после его окончания. При этом не впадайте в крайности: не стремитесь выполнять сразу все, на ваш взгляд, срочные и важные дела. Следует помнить, что, если человек живет и работает по принципу выполнения всех дел как важных и срочных, он находится в состоянии хронического стресса и, следовательно, теряет собственное здоровье. Не переоценивайте ни важность дел, ни свои возможности. Перепоручите их своим подчиненным; если таковых нет, сделайте сами, когда будет удобно. Чередуйте важное с назначительным. Несмотря на совет начать день без раскачки, живите в гармонии с собой – учитывайте собственный график работоспособности. Известно, что есть люди с ярко выраженной утренней активностью- "жаворонки", с дневной- "дрозды" (или "голуби") и вечерней – "совы". Планируйте самые важные и ответственные дела на период своей самой высокой работоспособности. Кроме утреннего просмотра, уточнять свой список дел желательно еще два раза – в середине дня и вечером: если что-то сделали, вычеркните это; если что-то не успели, перенесите на другой день.

Помните: пока вы не научитесь управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Рабочий день или сутки длиной 24 часа – это не явление природы, к которому надо адаптироваться с наименьшими потерями. Это время, которое вам подконтрольно, и существует понятие

тайм-менеджмента, который позволяет делать так, чтобы не время управляло нами, а мы им с помощью плана, в котором определены как решение оперативных вопросов, так и полноценный отдых. Наверняка уже на этом этапе вам начинает казаться, что вы все понимаете и что уже с этого момента многое в вашей жизни пойдет по-новому. Однако понять что-то недостаточно. Даже овладеть приемами тайм-менеджмента – это еще не все. Нужно, чтобы новый образ жизни вошел в привычку, чтобы сортировка дел происходила автоматически: важно – не важно; это поручить – это сделаю сама, но позже; с этим просила меня вообще не трогать, если только не случилось непоправимое, впрочем, если непоправимое, тоже не трогать – оно же все равно непоправимое, а у меня сейчас нет времени расстраиваться. Так что впереди еще много работы. Что касается планирования, то хочу, чтобы вы сделали из всего главный вывод: старайтесь соблюдать баланс между планированием и воплощением задуманного в жизнь – не стоит 20 минут размышлять, куда занести пятиминутное дело.

Не обязательно заваливать квартиру тетрадями или ежедневниками с вашими планами на будущее. Используйте для записей домашний или карманный компьютер, ноутбук, электронный органайзер. Эти носители информации не только вместят огромное ее количество, но и с точностью до секунды напомнят вам о запланированном мероприятии, а в квартире займут незначительное пространство.

Важно не только материализовать свои планы, но и успешно реализовать их. Распространенная ошибка новичков, вдохновившихся тайм-менеджментом, – неумение соизмерять свои желания и возможности. Многие хотят всего и сразу и поэтому заполняют свой график под завязку, не оставляя времени на отдых, и поэтому быстро перегорают и не могут следовать своим планам продолжительное время. При разработке стратегии распределения своего времени очень важно соотносить свои силы с поставленными задачами и еще важнее – отводить время на отдых.

Один умный человек сказал: "Знаете, чем отличаются бедные люди от богатых? У бедных время – это пассив, они не знают, как сделать деньги из двух свободных часов. У богатых – время в активе. Его можно распределить так, чтобы извлечь пользу". Так что свободные часы лучше потратить, например, на изучение иностранного языка, лежа на том же диване.

Нужно уметь контролировать время, увеличивать день, не прибавляя часы, а экономя их, и тогда можно все успеть. Один из секретов долгого дня – раннее пробуждение, которое имеет непосредственное отношение к режиму дня: раньше ляжешь, раньше встанешь. Это позволит всегда быть собранной, свежей и здравомыслящей женщиной. Разумно распределяйте силы и дела, пусть ежедневные войдут в привычку, а вокруг них стройте все остальные. Например, внушите себе, что поход в детский сад – это металлический стержень в графике, не поддающийся влиянию извне, и весь день делится на до и после него. На день планируйте не более двух глобальных дел, особенно если они связаны с дальними поездками. Не позволяйте другим без крайней необходимости корректировать ваш день, так как люди, загружающие вас просьбами и поручениями, первыми скажут о вашей несобранности и безответственности. Если же вы опаздываете на встречу, не паникуйте: растрепанный вид и комок в горле не прибавят привлекательности и здоровья, а успешный исход встречи в этом случае невозможен. Ситуации бывают разные, но не относитесь к себе слишком строго. Все мы живые люди, и это не конец света. У каждого из нас индивидуальное восприятие событий, свой темперамент, определенный стиль жизни и фактическая свобода действий, да и сам день может быть одним сплошным форс-мажорными обстоятельством. Главное – воспринимайте каждый день как подарок, к которому нужно отнестись с должным уважением и вниманием. Залог успеха – в хорошем настроении, уверенности в себе и собственных силах, тогда и море житейских проблем будет по колено.