Лариса Шалагинова - Самоменеджмент. Практическое руководство Страница 14

Правило 6. Делегирование (перепоручение) дел.

С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить.

Правило 7. Учет «поглотителей времени» и резервов времени.

Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей») вашего времени.

Правило 8. Планируйте свободное время.

Планируйте и используйте с толком свое свободное время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или концептуальных размышлений).

Правило 9. Отводите время для планирования и творчества.

Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.

Теперь запишите на листке бумаги все то, что вы хотите и должны сделать завтра:

✓ задачи из списка дел из недельного и месячного плана;

✓ невыполненное накануне;

✓ добавившиеся дела;

✓ периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «план дня»:

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарь;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким образом список заданий на день может выглядеть примерно следующим образом:

ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили);

В — т. Митин (программа ЭВМ);

В — т. Мальков (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

Т — т. Шмыков (статистика сбыта);

ПР — т. Горелов (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — т. Соколов (нехватка персонала);

Т — Карась (вечерняя пробежка).

Распределите спланированные на день дела по их приоритетности.

Проставьте против каждого задания приблизительное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время, например как в табл. 7.

Таблица 7. Примерный план дня

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то запланированное время должно составить примерно пять часов.

Если вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Сократите время, отведенное на выполнение заданий дня, до пяти часов. Перепроверьте скалькулированную потребность во времени и уменьшите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом мыслить реалистично. Рассмотрите каждое дело с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном (отредактированном) варианте план дня в нашем примере будет выглядеть как в табл. 8.

Таблица 8. Итоговый план дня

Задание 2 Проанализируйте один день из вашей трудовой деятельности. Составьте подробную опись всех дел, которые вы совершали в течение рабочего дня. Занесите информацию в табл. 9.

Таблица 9. Анализ видов деятельности и расхода времени

Проводите немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе ваша инвентаризации времени будет бесполезна).

Не ограничивайтесь существенным, фиксируйте все виды деятельности.

Поначалу не заполняйте колонки, обозначенные буквами А, Б, В и Г. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

Заносите в таблицу также все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и незаявленных посетителей, время, потраченное на ожидание и т. п. (табл. 10).

Таблица 10. Анализ помех

Фиксируйте все, что отрывает вас от дел, используя условные обозначения:

Н — начальник;

Ко — коллега;

П — подчиненный;

С — секретарь;

Кл — клиент;

Пос — поставщик;

Сем — семья;

Пр — прочие.

При заполнении таблицы помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового распорядка (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы срочно должны позвонить товарищу Н!).

Задание 3

Обработайте полученные данные рабочей табл. 9; дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим категориям:

✓ Категория А. Была ли работа необходимой? (Да, нет.)

✓ Категория Б. Были ли оправданы затраты времени? (Да, нет.)

✓ Категория В. Было ли целесообразным выполнение работы? (Да, нет.)

✓ Категория Г. Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, нет.)

Внесите необходимые обозначения в табл. 9.

Проанализируйте количество бесполезно потраченного времени.

Затем обработайте данные табл. 10.

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех». Ответьте на следующие вопросы:

✓ Какие «помехи» по вашей оценке являются наиболее дорогостоящими?

✓ Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

✓ Какие посещения были ненужными?

✓ Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

Задание 4

Просмотрите список распространенных «поглотителей» («ловушек») времени, отметьте те, которые характерны вашему стилю работы:

✓ Нечеткая постановка цели.

✓ Отсутствие приоритета в делах.

✓ Попытка слишком много сделать за один раз.

✓ Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

✓ Плохое планирование трудового дня.

✓ Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

✓ Чрезмерное чтение.

✓ Неэффективная система досье.

✓ Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

✓ Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

✓ Недостатки кооперации или разделения труда.

✓ Отрывающие от дел телефонные звонки.

✓ Незапланированные посетители.

✓ Неспособность сказать «нет».

✓ Неполная, запоздалая информация.

✓ Отсутствие самодисциплины.

✓ Неумение довести дело до конца.

✓ Отвлечение.

✓ Затяжные совещания.

✓ Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

✓ Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

✓ Болтовня на частные темы.

✓ Излишняя коммуникабельность.

✓ Чрезмерность деловых записей.

✓ Синдром «откладывания».

✓ Желание знать все факты.

✓ Длительные ожидания (например, условленной встречи).

✓ Спешка, нетерпение.

✓ Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

✓ Недостаточный контроль перепорученных дел.

Разработайте способы избавления от этих «поглотителей», приемлемые для вас лично.

Задание 5

Произведите расчет необходимых временных затрат для совершения различных дел в течение суток по следующим блокам:

✓ поддержание жизнеспособности (питание, сон и т. д.) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ рабочее время (может быть рассредоточено в сутках) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ приобретение жизненного опыта (чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров) — поставьте количество необходимых часов в сутки.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (7–10) делать «фотографию» своего времени. Для этого разделите лист бумаги на 24 части, имитируя час суток, и каждый час — на четыре части, отметьте все дела в соответствующих «окошках времени», оставляя пропуски при их отсутствии. При этом соблюдайте два условия: 1) делайте пометки сразу, не откладывая на потом, иначе через несколько часов ваши «проколы» во времени забудутся и будет казаться, что ваша работа шла по плану; 2) никому не показывайте свои записи, даже близким и друзьям.