Эмма Сарджент - Научиться вести разговор в любой ситуации Страница 19

• Напомните ключевые моменты предыстории предмета обсуждения (о котором, как вам известно, аудитория полностью или частично осведомлена).

• Четко определите проблему.

2. Негативные последствия:

• Охарактеризуйте негативные стороны проблемы. На этой стадии говорите о проблеме в общих чертах и объективно; подробное рассмотрение последует ниже.

3. Личный опыт:

• Приведите примеры из личного опыта влияния проблемы на вашу работу.

4. Свидетельства:

• Приведите факты и информацию в поддержку вашего видения ситуации. Здесь уже можно добавить подробности и детали, дополнительно объясняющие вашу позицию.

• Кроме собственного опыта, приведите свидетельства третьей стороны. Для этого вам предварительно нужно собрать эти свидетельства от коллег, клиентов, поставщиков – всех тех, кто имеет отношение к проблеме.

5. Заключение:

• Еще раз озвучьте проблему, чтобы убедиться, что у аудитории сложилось о ней четкое представление.

• Изложите свое понимание мер, которые надо предпринять для решения проблемы.

Второй формат построения сообщения вы можете использовать, когда у вас есть рекомендации или идеи по поводу решения уже существующей известной проблемы, и вы хотите, чтобы были предприняты меры по ее решению.

1. Краткое определение проблемы:

• Дайте понять аудитории, что у вас есть идея, как решить данную проблему.

• Кратко охарактеризуйте проблему.

• Объясните, почему это проблема.

2. Изложение вашего решения проблемы:

• Ознакомьте аудиторию с вашим решением.

• Разъясните ваше предложение.

3. Положительные последствия:

• Очертите положительные последствия осуществления вашего решения.

• Убедите аудиторию, что эти последствия положительно скажутся на общей работе.

4. Свидетельства:

• Приведите факты и информацию в поддержку ценности вашего решения.

5. Заключение:

• Еще раз кратко назовите проблему и положительные последствия ее решения.

• Кратко подведите итоги предложения о решении проблемы и способе его осуществления.

• Кратко охарактеризуйте положительные последствия осуществления ВАШЕГО решения.

6. Действия:

• Охарактеризуйте меры, которые необходимо предпринять, кем и когда.

Совет. В какой бы вы ни оказались ситуации, тщательно планируйте свою презентацию, и, если возможно, пригласите коллегу / коллег предварительно выслушать вас и высказать свое мнение. Это надолго добавит вам уверенности. Это также даст вам возможность проверить аргументированность и привлекательность вашего решения и поможет убедиться, что ваше изложение доходчиво и однозначно.

Итак, ваше сообщение готово. Все, что вам осталось узнать, это:

Как овладеть вниманием аудитории за минуту!

Одна из ваших основных целей – овладеть вниманием аудитории по слову «начали». Как часто мы слышим вступление, которое никак не увлекает нас, а иногда отбивает интерес к теме. Например: «Надеюсь, что я не заставлю вас очень сильно скучать!..». На самом деле существует действенная и очень простая формула для привлечения внимания сразу же.

Но прежде чем мы предложим вам ее, мы хотим показать, как происходит процесс восприятия информации на слух.

• Как часто на собрании на работе вы ловили себя на том, что ваши мысли далеко?

• Как часто кто-то начинал выступать, и вы теряли главную мысль уже во вступительной части его выступления?

• Как часто вас (или кого-то другого) перебивали, прежде чем вы подошли к главной мысли своего выступления?

Если бы вы стали анализировать эти события, то вы, возможно, обнаружили бы, что говорящий придерживается следующего плана.

Проблема в том, что цикл вслушивания работает, как показано на рис. 5.1.

Рис. 5.1.

Сфера внимания (1)

Итак, как вы видите на рис. 5.1 (1), главную мысль выступающий начинает развивать, когда внимание аудитории находится на самом низком уровне. Если вы хотите, чтобы аудитория действительно внимательно слушала, начинайте с главного – привлеките внимание, а затем переходите к деталям, как показано на рис. 5.2.

Рис. 5.2.

Сфера внимания (2)

А теперь грамотно воспользуйтесь полученной информацией:

Формат 4 (The 4-MAT)

«Формат 4» предлагает очень простое средство для привлечения внимания аудитории, легко применимое, действенное и эффективное. Это ответы на четыре ключевых вопроса, удовлетворяющие интерес практически каждого слушателя. Если вы сможете дать эти ответы в первые две-три минуты вашего выступления, то аудитория будет ваша.

Вот эти четыре вопроса:

Почему?

Что, какой?

Как?

Что, если?

А вот логическое обоснование этих вопросов и порядка, в котором на эти вопросы следует отвечать.

В любой группе людей, с которыми вы разговариваете, вы найдете разных людей, для которых наиболее важными будут разные вопросы. Задумайтесь на минутку, на какой вопрос вы хотели бы получить ответ?

• Относитесь ли вы к людям, которым важнее знать причину чего-то, прежде чем слушать остальное? Важно ли вам узнать проблему в общих чертах, прежде чем переходить к деталям? Если да, тогда по типу мышления вы – человек «Почему?».

• Хотите ли вы знать больше фактов, которые стоят за идеями и предложениями? Если да, тогда вы – человек «Что, какой?».

• Принадлежите ли вы к тем, кто хочет знать, как происходит действие; кто любит решать проблемы, получает удовольствие от запутанных практических задач? Если да, то вы – человек «Как».

• А может быть вы из тех, кто хочет знать, что будет, если применить сегодняшнюю информацию в будущем, любит деятельность, испытания, ошибки, риск, хочет знать о последствиях? Тогда вы – человек «Что, если?».

Вернемся к вашей презентации. Подумайте и приготовьте ответы на следующие вопросы.

• Почему мы здесь? Почему мы обращаемся к этому вопросу? Почему слушатели хотят об этом знать?

• Что мы будем делать? Каких участков работы это коснется? Что будет происходить на презентации?

• Как будет решаться этот вопрос? Как я смогу использовать информацию?

• Что, если я сделаю это? (Что я из этого извлеку?) Что, если я не сделаю это? (Каковы будут последствия?) Что, если мы решим проблему? (Что изменится тогда?)

И всегда помните вот что:

«Отвечайте на вопросы в том порядке, в каком мы вам их дали!».

Почему? Какова главная причина такого порядка вопросов? Если вы сначала не ответите на вопрос «Почему?», все люди типа «Почему» просто отключатся. Они не будут слушать вас, пока вы не объясните им, почему они должны вас слушать. Не обязательно тратить на это объяснение целую вечность, но ответить на этот вопрос надо сначала.

Формат 4

Давайте представим, что вас попросили подготовить брифинг / презентацию на тему «Изменение некоторых процессов работы».

Почему? Как вы все знаете по отзывам наших клиентов и сотрудников, некоторые из наших административных структур нуждаются в упрощении. Мы отстаем с выполнением заказов, и, чтобы удержать старых клиентов и привлечь новых, нам надо осуществить некоторую реорганизацию.

Что, какой? Поэтому мы собираемся проанализировать нашу административную систему и стиль работы, особенно той работы, которую выполняют все отделы.

Как? Чтобы убедиться, что голос каждого участника будет услышан, мы создадим в каждом отделе рабочую группу, ответственную за сбор ваших мнений и предложений и передачу их в группу управления. Это будет в конце следующего месяца, а предложения по реорганизации будут готовы ко второй неделе мая.

Что, если? У некоторых из вас неизбежно возникнут вопросы по ходу работы, у вас обязательно будет возможность задать их. Мы заверяем вас, что какие бы решения мы ни приняли, они дадут вам возможность отлично работать с клиентами. Единственная наша цель – решить проблему в интересах облегчения условий работы.

Если вы опасаетесь, что можете встретить некоторое сопротивление зала, или если хотите добиться еще большего внимания, вы всегда можете начать с набора утверждений «Да» (приведенного ниже).

Последуйте нашему совету, и у вас будет самое впечатляющее вступление из когда бы то ни было написанных, вы овладеете вниманием абсолютно всей аудитории! А сколько уверенности это вам даст!

Иногда случается, что аудитория не очень отзывчива. Это может обескуражить, особенно если проведение презентации – не самая сильная ваша сторона. Может появиться искушение проигнорировать пассивную и циничную часть аудитории и сосредоточиться на дружелюбных лицах. Но, делая это, вы упустите возможность донести свою мысль до каждого. Вот стратегия, которая поможет вам приобрести единомышленников и вселит в вас уверенность в разговоре с любым человеком.