Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей Страница 9

1. Работать не отвлекаясь – сплошное удовольствие. Отключив мобильный телефон, я полностью погружался в выполнение задачи. Вам только кажется, что набор сообщения под столом во время встречи займет всего несколько секунд. На самом деле вы отвлекаетесь гораздо дольше: вначале на продумывание текста, затем на его набор, после этого на то, чтобы представить, какой ответ даст адресат, потом периодически заглядывая в почту, чтобы проверить, не пришел ли ответ. И так продолжается до тех пор, пока вы не обнаруживаете, что пропустили всю встречу.

2. Я добился значительных успехов в выполнении сложных проектов. Такие виды деятельности, как написание текстов и работа над стратегией, требуют больших умственных усилий и упорства. Именно от подобных заданий я раньше пытался уклониться. Но теперь, если в ходе работы над проектом возникают трудности, я успешно их преодолеваю и добиваюсь весомых результатов.

3. Уровень стресса значительно снизился. Многозадачный режим не просто неэффективен, он вызывает стресс. Каким же облегчением было сосредоточиться на чем-то одном! Полное завершение одного задания до начала работы над другим обнадеживало и приносило удовольствие.

4. Меня раздражала пустая трата времени. Я стал сосредотачиваться на достижении своей цели. Часовые встречи для меня тянулись вечность, а пустые разговоры очень утомляли.

5. Когда я занимался чем-нибудь приятным и полезным, мое терпение не имело границ. Общаясь по телефону с клиентом, я вставал из-за компьютера, закрывал глаза и полностью погружался в беседу. Я различал едва уловимые эмоции и интонации голоса. Решая сложную задачу, я усердно работал над ней. Ничто не отвлекало моего внимания, поэтому я мог полностью сконцентрироваться на деле.

6. Я не обнаружил в этой тактике ни одного изъяна. Перестав выполнять множество заданий одновременно, я ничего не потерял. Ни один проект не остался незавершенным. Ни одного человека я не подвел. Я отвечал на все телефонные звонки и электронные письма сразу же после их получения.

Но как удержаться от соблазна делать множество дел одновременно?

Устраните раздражители

Зачастую я пишу около шести часов утра, потому что в это время ничто меня не отвлекает. Я отключаю беспроводное интернет-соединение и телефон. В машине кладу телефон в бардачок. Слишком радикально? Возможно. Но большинству из нас не стоит безоговорочно доверять самим себе.

Расставьте приоритеты

Предположим, вы единственный человек в команде, обладающий нужной информацией для реализации срочного проекта, но вас пригласили поучаствовать в важной конференц-связи. Что делать? Решите, какое задание важнее, а какое может подождать. Осознанно прервать выполнение одной задачи ради работы над другой лучше, чем пытаться решить обе одновременно. Поэтому или извинитесь и прервите на время конференц-связь, или попросите свою команду подождать окончания совещания.

Используйте нетерпение себе во благо

Устанавливайте себе нереально короткие сроки. Сократите время встреч наполовину. Выделите на выполнение задания треть того времени, которое на это в действительности требуется.

Чтобы постоянно поддерживать свою деятельность, нет ничего лучше конечного срока. Когда вокруг все вертится с невероятной скоростью, не остается ничего другого, как сосредоточиться на делах. Оказывается, провести презентацию можно и за 30 минут вместо запланированного часа. Вы действительно собираетесь ответить на этот телефонный звонок?

Режим многозадачности вызывает сильный стресс. Выполняя одно задание в строго установленный срок, вы сбережете нервы свои и окружающих. Выделяя меньше времени на работу, мы становимся продуктивнее и спокойнее.

Глава 11

Как сосредоточиться на действительно важных задачах[18]

Джина Трапани[19]

Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.

Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:

• безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;

• внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;

• «тушение пожаров», особенно чужих;

• ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;

• задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.

Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.

Но непрерывный поток «срочных» дел к концу дня выматывает нас, и мы не понимаем, на что ушло столько времени и почему по-настоящему важные дела остались невыполненными.

Соответственно, важные дела:

• приближают вас и ваш бизнес к достижению долгосрочных целей;

• иногда представляют собой тяжелую работу, вызывающую чувство страха, поскольку вы не уверены, что сможете ее выполнить;

• не всегда заряжают порцией адреналина, которую обеспечивает выполнение «срочных» дел.

Если ваше рабочее место всячески способствует тому, чтобы крутиться как белка в колесе, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных делах. Все силы будут брошены на решение «срочных» проблем. Однако, понимая разницу между важным и срочным, а также применяя несколько простых методов, вы сможете целиком посвятить себя первостепенным задачам.

Ежедневно выполняйте три важные задачи

Запишите их на листе бумаги и держите его на рабочем столе перед глазами. Если, например, вас так и тянет ответить на электронное письмо, загляните в свой список и убедитесь, что этот «звоночек» вряд ли связан с вашей самой главной работой. Если из-за отмены встречи у вас неожиданно появится час свободного времени, потратьте его на выполнение трех приоритетных задач.

Отключите электронную почту

Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.

Еженедельно выкраивайте 20 минут на встречу с самим собой

Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.

Другие способы упорядочить свой день вы найдете в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы» и в главе 7 «План действий на случай большой загруженности».

Глава 12

Эффективный список дел[20]

Джина Трапани

Сейчас я расскажу вам, как составить список дел, который будет работать на ваш успех.

1. Разделяйте дела на отдельные этапы. Разбейте задачу на небольшие части, а затем еще раз. Но не путайте текущие дела с целями или проектами, поскольку они – отдельное, конкретное действие, которое приблизит проект к завершению, то есть лишь один шаг. Например, «запланировать обед для комитета» – это проект, а «узнать у Карен контактные данные банкетной службы» – текущее задание. Такое разделение на максимальное количество мелких действий вынуждает вас заранее тщательно продумывать каждый свой шаг. Когда все распланировано, несложно набросать письмо, сделать звонок или представить отчет и продолжить работу без лишних препятствий.

2. Используйте конкретные глаголы действия и включайте детали. Вы опаздываете на прием к руководителю, а задача «Обед с Джуди» так и осталась невыполненной. Записывая подобные задачи, используйте глаголы действия («позвонить», «отправить электронное письмо») и включайте какие угодно детали, связанные с процессом ее выполнения. «Позвонить Джуди по номеру 555-4567 и пригласить ее на обед 17, 18 или 19 января» – конкретная, детализированная задача.