Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 Страница 11

Вставка в письма готовых блоков текста

Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.

1. Зайдите в меню Сервис/Параметры.

2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Сообщение», а на ней – кнопку «Подписи».

3. В открывшемся окне нажмите «Создать» и введите в верхнем поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем – его текст.

4. При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажимаем на вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выбираем подпись с нужным текстом (в Outlook 2003 – выбираем в меню «Вставка» пункт «Подпись»).

Информационное «чувство локтя»

Электронная почта – очень сильный инструмент координации усилий в командной работе, если уметь эффективно ею пользоваться. Вот несколько простых правил коллективной работы с почтой.

1. Определите единые стандарты для поля «Тема» письма. Часто люди просто не пишут тему либо оставляют в этом поле что-то вроде «Re: Прошлогодний снег», хотя речь идет уже о весеннем пикнике. Правило хорошего тона – актуальная тема письма, соответствующая его содержанию. Договоритесь о ключевых словах, например названиях проектов.

2. Примите общий стандарт использования флажка высокого приоритета письма. Слишком многие ставят его на все свои письма, что обесценивает этот значок. Договоритесь о том, с какой частотой и по каким именно вопросам можно его использовать. Например, в одной компании установили правило: «Флажок «приоритет» можно использовать только для писем, связанных с серьезными проблемами во взаимоотношениях с клиентами».

3. Определите типовые сроки и «этикет» ответов. Например, иногда адресат предполагает, что, не ответив на письмо, он выражает свое согласие с тем, что в нем написано. Должно быть общим правилом: на любое рабочее письмо обязательно следует отвечать в определенный срок, например в течение дня. Формулировка может быть такой: «Ваше письмо получил, смогу принять решение и ответить не позднее четверга».

Эти простые правила создают очень важное информационное «чувство локтя». Сообщения не зависают в воздухе, информация не теряется. Все ощущают свое пребывание в едином информационном пространстве.

Полезности для руководителя

При использовании электронной почты в Outlook вы можете:

– автоматизировать назначение друг другу встреч и задач;

– более эффективно корректировать взаимные планы при командной работе и управлять делегированными задачами..

– анализировать переписку с клиентами и партнерами, получать полную историю взаимодействия с ними по разным вопросам;

– стандартизировать типовые письма, отправляемые сотрудниками вашим клиентам и контрагентам.

– организовывать автоматизированные голосования по электронной почте, когда необходимо собрать позицию ваших коллег по различным вопросам.

Краткие итоги

1. Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

2. Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.

3. Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

4. Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10—15 писем.

5. Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.

6. Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

7. Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т.п.

8. Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

5. Направленное усилие

«Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и „небесные знамения“ – все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых ошибок».

Сохраняйте выполненное с помощью Дневника

Мудрые люди разных эпох и цивилизаций независимо друг от друга, каждый в свое время, сформулировали следующий тезис: «Тот, кто сумел изменить мир, – великий человек. Тот, кто сумел изменить себя, – человек во много раз величайший».

В любом самом сложном деле главные препятствия к его выполнению находятся не во внешнем мире, а внутри нас. Самое трудное не в том, чтобы поставить высокую цель и определить путь ее достижения, а в том, чтобы заставить себя ежедневно делать небольшие, но реальные шаги к этой цели. Особенно если учесть, что кроме приятных и интересных шагов обязательно есть неприятные, рутинные, требующие больше всего усилий.

Давным-давно изобретен простой способ, помогающий «расти над собой», преодолевать свои ограничения, концентрировать усилия на главном. Это – ведение дневника.

Казалось бы, в чем смысл ежедневных записей, которые делали многие художники, писатели, политики, музыканты, священники? Кому интересны прошлые мысли и дела? Ведь живем мы только в сегодняшнем дне, а влиять можем только на завтрашний.

Но только фиксируя прошлое, мы можем ставить себе более высокую планку в будущем. Необходимость просто записать – это сильнейший инструмент самодисциплины. Особенно если записать нужно не на обрывок бумаги, а в солидную тетрадь в кожаном переплете, из которой потом «слова не выкинешь».

Перед тем как сделать или подумать что-то недостойное либо дать себе слабину, вспомнишь про дневник и задумаешься, хотел бы ты видеть в нем такую запись. Неважно, что дневник – это чрезвычайно интимный текст, что, кроме тебя, его никто не прочтет. Признаваться в чем-то самому себе зачастую даже труднее, чем другим. Вернуться к этому признанию через год или два – еще труднее. Но эта трудность и есть благотворная трудность «роста над собой».

Судовой журнал

Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Капитан корабля, идущего к далеким опасным берегам Вест-Индии, – человек смелый, крепкий, грубоватый. Его руки более привычны к шпаге и пистолетам, чем к перу и бумаге. Но каждый день, без исключений, он запирает двери своей каюты, достает из потайного ящика прочно прошитую тетрадь в кожаном переплете и делает записи. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и «небесные знамения» – все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых ошибок. А иногда судовой журнал остается единственным свидетелем борьбы, трагедии, жизни и смерти корабля.

В далеком будущем, несомненно, традиция ведения бортовых журналов на любых судах сохранится. Торить путь к новым звездам не менее опасно, чем бороздить земные океаны. Поэтому крупные и мелкие происшествия будут столь же тщательно, как и раньше, фиксироваться капитанами. Иногда эта рутинная работа будет спасать жизни людей, иногда – открывать будушим поколениям что-то жизненно важное о случившемся.

О будущем, о межзвездных перелетах писали и думали многие. Вспомним одного из героев таких повествований – пилота Пиркса из рассказа «Терминус» знаменитого писателя-фантаста Станислава Лема.

«Вам достался исторический корабль», – сказал агент Пирксу. Даже у много повидавшего пилота внешний и внутренний вид ракеты вызвал ужас. Устаревшее оборудование, латаный-перелатаный атомный реактор, половина приборов не работает… Кто же мог знать, что эта дряхлая развалина – корабль действительно исторический, когда-то бывший в центре внимания жителей обитаемых миров…

«Пиркс принялся один за другим выдвигать ящики стола и наконец нашел судовой журнал – большой, в залоснившемся кожаном переплете со стершимся тиснением и потускневшими металлическими застежками. Пиркс начал листать страницы в обратном порядке – может, удастся узнать что-нибудь из записей, сделанных до ремонта.

Груз – мелкие товары. Экипаж: первый офицер – инженер Пратт, второй – Вайн, пилоты Поттер и Нолан, механик – Симон. А командир? Еще страница – и Пиркс вздрогнул. Дата приемки корабля – девятнадцать лет назад. И подпись: первый навигатор – Момссен. Момссен! Пиркса бросило в жар. Как это Момссен? Ведь не тот же это Момссен? Ведь… ведь там… был другой корабль! Но дата совпадала: с тех пор прошло девятнадцать лет.