Дон Аслетт - Как успевать жить и работать Страница 15

Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Законченные материалы не следует помещать в ящик, их следует немедленно отправить к месту назначения.

Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.

Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.

Составляя бумаги или документы для отправки, старайтесь предвидеть возможные вопросы и сразу вносить нужные пояснения. Часто мы, будучи хорошо осведомлены в вопросе, забываем о потребностях читателя. Поэтому:

• Пишите краткие пояснения по сути документа и по поводу дальнейших действий с ним.

• Напишите, сколько копий вы вложили и сколько должны получить обратно. Если часть вложенных документов должны быть подписаны и/или нотариально заверены, убедитесь в том, что вы об этом написали. Если это необходимо, распишите подробно, какие действия получатель должен произвести над бумагами.

• Если в тексте документа есть юридические или другие специфичные термины и фразы, которые неосведомленный человек может не понять, дайте их краткое толкование.

• Потребуйте от получателя, чтобы тот обратил внимание на указанные в бумагах сроки выполнения заказа или на другие даты, содержащиеся в документе.

Передача документов на подпись - важная часть работы со всеми официальными бумагами, но эту простую на вид задачу обычно не так уж и просто осуществлять на практике.

Лучший способ заручиться уверенностью в том, что все важные бумаги будут подписаны, - присутствовать в тот момент, когда на них ставят подпись. Но если нет такой возможности (а обычно бывает именно так), попробуйте ставить карандашом галочки в тех местах, где должны стоять подпись и дата, или используйте печати с поясняющими надписями, такие как «Здесь указать фамилию». Можете приклеивать в нужных местах яркие ярлыки, которые отчетливо видны во всех концах листа. Некоторые документы печатают уже с указаниями, например «Пожалуйста, поставьте здесь подпись и дату».

Из многолетнего опыта работы в офисе я вынес ценный урок: необходимо присваивать имена всем документам и указывать их предназначение. С этой точки зрения оптимальнее хранить документы в электронном виде в специальных именованных папках.

Таким же образом следует хранить всю ценную информацию: телефоны, имена, важные све дения, - так она всегда будет доступна. Эта работа займет у вас несколько минут, а в дальнейшем вы сэкономите часы на поисках и сортировке, и при необходимости вы всегда сможете быстро вручить нужному человеку необходимый листок или переслать данные по электронной почте.

Многие из нас пользуются ежедневниками. Они напоминают нам о грядущих встречах и поручениях, которые должны быть сделаны на следующей неделе или через три месяца. Чтобы делать все вовремя, нам следует вписывать в ежедневник памятки задолго до того, как произойдет событие, чтобы мы могли подготовиться к нему без спешки. Ежедневник также можно использовать для записей более долгосрочных планов, чтобы не забыть осуществить возникшую блестящую идею в будущем.

Архивы имеют обыкновение портить нам настроение, главным образом из-за того, что мы часто медлим с их составлением. Но только подумайте о том, какое значение имеет для нас хранение данных, и как много полезного дают нам архивы! Когда мы знаем, что точно найдем нужную информацию, то чувствуем себя в безопасности, это придает уверенность в себе.

Без архивов все выходит из-под контроля.

Архивы должны быть устроены так, чтобы в них свободно ориентировались все сотрудники офиса.

Перед тем как внести изменения в архив, поставьте в известность коллег, чтобы они не ломали голову над папками и картотеками.

Присваивая имена файлам, подумайте: уверены ли вы, что выбрали подходящее ключевое слово?

Нe давайте компьютерным файлам и каталогам изысканных и загадочных имен, понятных только вам. Со временем вы поймете, что присваивать простые имена более разумно. Операционные системы (в частности, компании Microsoft) нередко ограничивают число символов до восьми в имени файла, а в расширении - до трех, но во многих компьютерных программах это число больше. Если на вашем компьютере установлена такая программа, воспользуйтесь этим преимуществом. Лучше назвать файл «Счет за водоснабжение ФеврО6», чем «счтвдсн.ФО6».

Ошибки и неточности в именах каталогов и файлов могут привести к тому, что мы их просто потеряем. Не стоит медлить с работой, накапливая ее на рабочем столе: это также может привести к потере документа.

Уверенность в себе

Самый простой секрет того, как можно облегчить себе работу, - делать ее самостоятельно. Нас постоянно пытаются убедить в том, что успех и простота заключаются в перекладывании работы на плечи других, в то время как наша задача только указывать, что делать, и получать прибыль.

Но это не так. Работать самим - вот самый простой способ. Возможно, вы сможете выиграть бой до того, как позовете кавалерию!

Бюрократия - это озорной мальчишка, который заслуживает хорошей порки. По ее вине мы получаем от работы меньше удовольствия, она мешает рационально завершить начатые дела. Но всем нам приходится с ней сталкиваться, и желательно, чтобы мы не теряли лишние силы и время в бесплодной схватке.

Выход? Не пытайтесь сломать барьеры, перепрыгивайте через них. Вам кажется, что заведенный в офисе порядок требует, чтобы вы делали много бессмысленных вещей, сделайте их как можно быстрее. Когда наступит подходящий момент, предложите разумную альтернативу (сделайте это в письменной, а не в устной форме).

Сначала спрашивайте совет у себя, и только потом у полок с бумагами. Всегда начинайте искать ответ в своей памяти, и только потом в книгах, журналах или Интернете. Посторонние люди или источники не могут знать всей специфики вашей ситуации, потому не бойтесь полагаться на свою интуицию и ум.

О порядке работы в офисе было сказано много слов, но, к сожалению, большинство из них пролетело мимо ушей людей неотзывчивых, либо идеи были признаны недостаточно весомыми, поскольку исходили от тех, кто не обладает достаточной властью.

Мысль, изложенная на бумаге и заверенная подписью, имеет намного больше силы, чем сказанная устно, особенно если она конструктивная. Если вы почувствовали, что необходимо что-то изменить или откорректировать, не бойтесь, внесите свое предложение. Не размышляйте над тем, что, возможно, кому-то эта идея уже приходила в голову, но он решил ничего не предпринимать. Возможно, предложенный вами путь рещения проблемы не только сэкономит время и деньги компании, но также избавит вас от огорчения, если недавно прибывший в штат новичок получит премию за предложение, которое вы обдумывали шесть лет назад.

Проявляйте инициативу в работе

Научитесь создавать «резервы». Если вы можете положить больше, кладите. Кладите, даже если пока это не окупается, так как в конечном итоге «резерв» принесет вам большие проценты. Всегда прибавляйте чуточку больше, чем требуется, на тот случай, если будет не хватать. Несколько примеров:

• Деньги: всегда имейте при себе больше, чем планируете потратить.

• Отправляясь на деловую встречу, сделайте дополнительную копию документа.

• Если начальник требует от вас пять идей, придумайте семь или восемь.

• Если вы собираетесь выступить с пятнадцатиминутной речью, сделайте конспект еще для десяти минут - на всякий случай.

• Ключи: один дубликат вы оставляете дома, второй можете потерять, потому сделайте третий.

• Контакты с людьми: если вам потребуется помощь системного администратора, или адвоката, или консультанта по недвижимости, одного телефона может быть недостаточно, потому всегда держите под рукой запасной вариант.

Сообщайте о своих планах. Пусть все узнают о ваших целях и идеях. Расскажите людям, что вы собираетесь делать, зачем, когда и где. Когда окружающие узнают, чего вы хотите, они сделают все, что в их силах, чтобы обеспечить вас всем необходимым. Молчаливые, скрытные люди редко получают помощь, и не потому, что они ее не заслуживают, а потому, что никто не знает, чего они хотят и что им нужно.