Алексей Казанник - Научная организация управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России. Научно-практическое пособие Страница 4

Работа с информацией в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России занимает значительную часть рабочего времени руководителей, специалистов и вспомогательно-технического персонала. В этой связи принципиально важное значение имеет совершенствование предмета управленческого труда. Без улучшения содержания и форм служебной информации даже организованный по последнему слову науки и техники управленческий труд может затрачиваться на создание документации, не имеющей никакой потребительской стоимости, на поиски и размножение излишней и никому не нужной информации.

Совершенствование предмета управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти включает:

• выработку правильного литературного языка и стиля служебных документов, устных поручений и распоряжений;

• определение состава и видов служебных документов, необходимых и достаточных для информационного обеспечения работы исполнительных органов государственной и муниципальной власти;

• закрепление правовыми средствами основных принципов служебной необходимости составления документов, порядка их подготовки, согласования и утверждения;

• оформление типичных и аналогичных управленческих действий служащих одинаковыми по номиналу документами;

• унификацию формуляров и структуры текста документов, устных поручений и распоряжений;

• введение в практику деятельности исполнительных органов государственной и муниципальной власти трафаретных текстов;

• организацию оптимального документооборота;

• усиление контроля за исполнением документов, устных поручений и распоряжений;

• выявление и изъятие излишней документации и унификацию делопроизводства;

• переход к новой, безбумажной информационной технологии, что связано с использованием не только новых материальных носителей информации, но и прогрессивных средств ее обработки на базе применения компьютерной техники; повышение ценности информации в связи с ростом оперативности ее получения и полноты отражения в ней параметров и характеристик управленческой ситуации, эффективности принимаемых решений по ее урегулированию;

• значительный рост доли творческих операций в процессе управления, не требующих документальной фиксации;

• повышение личной культуры служащих, чтобы большинство вопросов решалось при личных встречах или по телефону.

Упорядочение информационных потоков с одновременным совершенствованием самого управленческого труда служащих способно резко повысить эффективность управления в целом.

Третьим элементом системы управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России, подлежащим совершенствованию, является техника управления. Технику управления целесообразно классифицировать в зависимости от отношения ее к информации, поскольку последняя является основным и непременным элементом любых видов управленческого труда. По этому основанию можно выделить следующие виды техники управления:

• средства моделирования управленческих ситуаций и выбора оптимальных решений;

• средства поиска, обработки и упорядочения служебной информации;

• средства создания документов;

• средства обработки и транспортировки документов;

• средства копирования, размножения и микрофильмирования;

• средства хранения и поиска документов.

Выбор для исполнительных органов государственной и муниципальной власти России тех или иных средств оргтехники определяется объемом служебной информации. Приобретение и использование техники не должно превращаться в самоцель, а служить действенным средством для решения задачи повышения оперативности работы с информацией и снижения ее трудоемкости. Закупке любых конторских машин, устройств и приспособлений должен предшествовать технико-экономический анализ реальных потребностей каждого исполнительного органа публичной власти и возможностей эффективного использования средств оргтехники на определенных участках работы служащих. Вместе с тем совершенствование техники управления должно осуществляться наряду с проведением работы по упорядочению информационных потоков, определению оптимального объема служебной информации, необходимой для обеспечения процессов управления. Внедрение новейших средств оргтехники без одновременной модернизации методов и способов получения, преобразования и использования информации может не дать ожидаемого эффекта, а лишь привести к удорожанию управленческого труда в целом19.

К технике управления специалисты иногда относят административные здания, рабочие кабинеты, офисную мебель, средства создания благоприятного микроклимата, борьбы с шумом, предметы декоративного оформления служебных помещений20. Совершенно очевидно, что все перечисленные помещения и их атрибутика играют вспомогательную роль по сравнению с техникой управления, оказывающей непосредственное воздействие на процесс преобразования информации. Они создают лишь условия для плодотворной работы служащих, от которых зависит четкость исполнения документов и в какой-то мере эффективность самого управления. Вполне закономерно, что и на эту сторону организации управленческого труда надо обращать серьезное внимание, но, скорее всего, в других разделах научно-практического пособия. В противном случае будет нарушена логика научного исследования управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России.

Таковы мои принципы, и если они вам

не нравятся, у меня есть другие.

Современный мыслитель

Под принципами НОУТ понимаются основные начала совершенствования существующей организации управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России. Они выступают в качестве научно обоснованных ориентиров внедрения НОУТ в практику их деятельности, определяя общие направления и параметры совершенствования сложившейся организации управленческого труда.

Принципы НОУТ обладают регулирующими свойствами, поскольку ими должны руководствоваться все лица, занятые совершенствованием организации управленческого труда. В силу своей нормативности они призваны обеспечить единый подход к решению задач по внедрению новейших достижений науки и практики в деятельность исполнительных органов государственной и муниципальной власти. В совокупности принципы НОУТ раскрывают содержание целей совершенствования организации управленческого труда, достижение которых можно представить как непрерывный процесс внесения в нее изменений, обусловленных новейшими достижениями науки и техники, передового отечественного и зарубежного опыта.

Принципы научной организации труда подразделяются на общие, отраслевые и специальные.

Общие принципы составляют исходные начала совершенствования существующей организации труда во всех отраслях и сферах производства материальных и духовных благ, а также социального управления. Они служат научной основой для рационализации всей системы физического и умственного труда, обеспечивающей эффективное решение возникающих перед обществом задач21.

Отраслевые принципы представляют собой отправные начала совершенствования сложившейся организации труда в отдельных отраслях и сферах хозяйственного и социально-культурного строительства, государственного, муниципального и общественного управления. На их основе проводятся комплексные мероприятия по подъему производительности труда в области промышленного и сельскохозяйственного производства, оказанию торговых и бытовых услуг населению, по повышению эффективности управления делами общества и государства, муниципального образования22.

Специальные принципы можно определить как отправные начала совершенствования существующей организации управленческого труда в исполнительных органах государственной и муниципальной власти России. На их основе проектируют и создают функциональную систему управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, координируют деятельность структурных подразделений аппарата управления и отдельных исполнителей, обеспечивают контроль за ходом реализации управленческих решений и выполнением поручений руководителя. Они не распространяются на работу производственных предприятий, банков и фирм, поскольку процесс совершенствования сложившейся у них организации труда осуществляется не на принципах НОУТ, а на принципах менеджмента, ориентированных на получение максимально высокой прибыли23. Вполне естественно, что деятельность исполнительных органов государственной и муниципальной власти России не может быть подчинена цели извлечения прибыли.