Ирина Толмачева - 14 правил руководства своим руководителем Страница 21

Пример. Борис работает региональным торговым представителем крупной российской компании-производителя потребительских товаров, отвечает за продажи в крупном регионе России. Многие годы он исправно выполнял план продаж, и начальник полностью доверяет ему, не вмешиваясь в его работу. Борис получил план продаж на следующий год, и первый раз, из-за кризиса, у него возникли сомнения в его выполнении. Поэтому для начала Борис составил SWOT-анализ ситуации (табл. 2).

Таблица 2

Борис показал свой SWOT-анализ начальнику. Он рассказал о сильных и слабых сторонах дистрибуции в своем регионе, объяснил угрозы, которые могут помешать выполнить план, и показал потенциальные возможности для его выполнения. Начальник согласился с анализом и обещал предоставить дополнительный бюджет для реализации потенциальных возможностей, от которых зависит выполнение плана. Как часто мы слышим от сослуживцев, что начальник поставил им нереалистичный план или невозможные сроки выполнения работы! Но спросите их: а сделали они хоть что-нибудь для того, чтобы помочь начальнику в разработке плана или графика своей работы? Они проявляли инициативу, делились с руководителем своими идеями и прогнозами? Скорее всего, нет.

Рекомендация Жака Хоровица

«Привлекайте своего начальника к обсуждению и оценке рисков, совместно вырабатывайте критерии приближения проблемы, чтобы приближение проблем не было неожиданностью ни для одного из вас. Например, объем прошлых продаж не может быть инструментом прогноза будущих продаж, но предварительные заказы могут быть таким инструментом. Наличие денег в банке – это не инструмент прогноза, а дебеторка клиентов может быть инструментом прогноза будущего баланса».

Решите, что для вас лучше: потратить дополнительное время и силы на формирование ожиданий руководителя или получить от него трудновыполнимый план.

Упражнение № 12

Продумайте, как вы можете использовать это правило в общении с руководителем, учитывая его поведенческий тип. Что вы скажете ему в следующий раз, когда он задаст вопрос о сроках или объемах? Как удобнее всего обсуждать эти вопросы с ним или с нею – при личном общении или письменно? Стоит ли проявить инициативу и самому поднять этот вопрос? Какие расчеты или документы стоит подготовить для реализации этого правила?

Правило соломки

Ничто так не связывает руки начальнику, как подчиненный, на которого нельзя положиться. Многие сотрудники сами виноваты в том, что начальники перестают доверять им: они не учитывают или плохо представляют себе приоритеты шефа. Возможно, чрезмерный оптимизм при оценке сроков поставки поначалу понравится руководителю, но вряд ли он обрадуется сорванным срокам.

Джон Габарро и Джон Коттер

Вы помните русскую поговорку «знал бы, где упадешь, так соломки бы подстелил»? Конечно же, все варианты форс-мажора предугадать невозможно. Но в некоторых наиболее очевидных местах «соломку подстелить» заранее вполне реально и даже необходимо. «Правило соломки» дает ответ на вопрос, как оградить начальника от сюрпризов, если сами вы от них не застрахованы. Давая обещания руководителю, как в отношении объемов, так и в отношении сроков, всегда оставляйте себе небольшой страховой фонд. В России редко что идет по плану. Партнеры и поставщики, давая вам обещания, могут умышленно или неумышленно делать некорректные прогнозы.

Приведу пример из своей практики. Как-то мне надо было организовать технический осмотр машин автопарка компании, находящихся в эксплуатации во многих городах России. Для этого все сотрудники выслали документы на свои корпоративные автомобили в Москву и, соответственно, не могли пользоваться этими машинами. Агент, нанятый для оформления техосмотра, сказал, что сделает все за неделю. Тем не менее, я всех предупредила, что документы на машины они получат обратно через месяц. Как я и ожидала, агент не закончил перерегистрацию в обещанный срок и отдал мне документы только через две недели. В результате, когда через три недели с учетом пересылки мои сотрудники получили документы, они были абсолютно счастливы. Если бы я сказала, что забираю документы на неделю, а вернула бы их через две, заметьте, через две, а не три недели, то на меня обрушилась бы волна недовольства.

Для выполнения «правила соломки» очень важно внимание к деталям и способность предугадать возможные проблемы. Эта способность формируется с опытом работы. Сейчас я озвучу довольно банальную истину, но она работает: молодым сотрудникам стоит обращаться к более опытным сослуживцам с тем, какие сюрпризы могут их ждать в процессе выполнения задания. Например, опытные специалисты всегда готовы быстро предоставить информацию по запросу, потому что специально собирают релевантную информацию или список источников, где ее можно получить. Опытная секретарша бронирует боссу еще один билет на следующий рейс, зная, что его могут задержать неотложные дела.

«Правило соломки» рекомендует:

□ Закладывайте дополнительное время сверх расчетного.

□ Недозакладывайтесь в озвучиваемых расчетных цифрах.

□ Имейте каталог источников информации, в которой может возникнуть необходимость (например, сохранять визитки потенциально полезных людей, добавлять в «избранное» адреса потенциально полезных сайтов).

□ Дублируйте важные ресурсы (делать ежевечерний бэк-ап данных компьютера, например).

Во избежание возникновения форс-мажорной ситуации очень полезно перепроверять, получил ли начальник отправленную вами информацию. Я несколько раз подрывалась на этой мине. В такой ситуации убедить начальника, что вы не забыли про его поручение, практически невозможно. А сбои в работе электронной почты, к сожалению, случаются.

Итак, «правило соломки» рекомендует не забывать про то, что в любую минуту может случиться все, что угодно. Оставляйте запас времени и ресурсов на непредвиденные обстоятельства, сохраняйте и дублируйте важную информацию, перепроверяйте, прошла ли информация. Продумайте, каким образом вы можете применить это правило к своей работе.

Упражнение № 13

Давайте разберем ситуацию из самого бородатого анекдота всех времен и народов: муж возвращается раньше времени из командировки, а дома жена… Назовите минимум пять предварительных действий, которые жена могла бы предпринять с целью избегания подобной ситуации.

Правило подсадной утки

Когда наш знаменитый кинорежиссер Гайдай заканчивал работу над кинофильмом «Бриллиантовая рука», он понимал, что этот фильм получается слишком смелым и неординарным. Кинематографическое руководство и цензура вполне могли искромсать его до такой степени, что вообще мало что осталось бы. И тогда режиссер применил рискованный, но, как оказалось, очень эффективный прием. Он добавил в самом конце фильма ничем не оправданный и ненужный атомный взрыв. Естественно, такой экстремальный кадр да еще в завершение фильма заставил комиссию, принимавшую фильм, забыть про все остальные претензии и единодушно требовать вырезать этот последний кадр. На что Гайдай совершенно серьезным тоном ответил: «Сейчас очень тяжелое международное положение, мы не можем закрывать на это глаза. Если этого кадра не будет, то не будет и всего фильма». Председатель приемной комиссии в запале воскликнул: «Если вы откажетесь от этого последнего кадра, то мы снимем все остальные претензии к фильму!» Гайдай обещал руководству подумать в течение суток и на следующий день с неохотой согласился. Таким образом, ему удалось сохранить одну из своих самых смелых картин совершенно не покалеченной цензурой.

Как в данном случае Гайдай управлял ожиданиями руководства? Приемная комиссия искала в фильме талантливого режиссера наличие спорных и рискованных эпизодов и готовилась резать фильм и воевать с Гайдаем. Даже если бы в фильме не было ничего предосудительного, они все равно должны были бы к чему-то придраться, поскольку такова была репутация режиссера и таковы были должностные обязанности комиссии. И Гайдай удовлетворил их ожидания в полной мере, подбросив им возмутительный эпизод в развязке картины. Он позволил принимающим фильм сделать то, к чему они готовились: повоевать с режиссером, настоять на своем и вырезать крамолу. Все ожидания комиссии были удовлетворены.

Эту тактику предлагает использовать в общении с руководством и Скотт Адамс, создатель одного из известнейших комиксов «Дилберт» (Dilbert), публикуемого во многих крупнейших деловых газетах всего мира. Истории про офисную жизнь инженера Дилберта ежедневно читают более 150 миллионов людей.