Вася Кислый - Тайм-менеджмент и прочее Страница 8

Купи пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если тебе не хватит листов для всех букв - наклей по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент садовый – подтема.

На лейбле:

Садоводство

Инструмент садовый

Еще пример:

Садоводство

Семена

Еще:

Отдел

Координаты сотрудников

Еще:

Отдел

Бюджет 2 квартал

Еще:

Отдел

Инструкции должностные

Не делай уровень вложенности больше двух! Не более двух строк на лейбле. Иначе ни за что ничего потом не найдешь!

Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров:

У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Я\искать материалы по уходу от налогов

Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов

Допустим, ты что-то нарыл в журнале «Бухгалтерский учет». Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Я\искать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут\. Вот что получается в КПК:

Я\ Сопут\искать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку КОРОНА в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и CONTROL

Папка МБКН («может быть, когда нибудь») – аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в **IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках – карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся – найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего.

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3. Более никуда!

Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами тебе надо совершить подвиг. Заключается он в том, что ты должен ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи твоего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке. Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички (я, правда, не знаю, что ты там будешь держать - ну, может, дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин и презервативы, но точно НЕ БУМАГИ. Подойдет еще склад канцелярии.). Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ! Стопки журналов держи подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если тебе надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливай ее в СПРАВ, если считаешь, что тебе это понадобится или закидывай в МУЗЕЙ, если просто страшно выкинуть сразу. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом с твоим столом. Ладно, выкинуть страшно. Тогда помещаем в файлик, наклеиваем лейбл и помещаем в МУЗЕЙ. Если и это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс Сопут\. Если бумага действий не требует - значит это справочная бумага. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в СОПУТ или СПРАВ. Все. Бумага в системе хранения. Забудь о ней. В нужный момент твой КПК сам выудит ее из нужной папки.

Глава 24

Ежедневный РЕГЛАМЕНТ

Мы приближаемся к разговору о священном ритуале. Это ритуал ежедневного планирования, без которого ты имеешь все шансы остаться рефлексирующим куском дерьма и ни одного шанса приблизиться к сияющей звезде творческой самореализации.

Итак, ежедневный РЕГЛАМЕНТ

1. Обработка сектора ***IN – определение следующего действия в каждой записи. Помни: ты обязан ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи (до черточек) путем перевода их в **DAY или удаления.

2. Обработка сектора **DAY – последовательный просмотр и изменение текущих действий (добавление, изменение, перевод в LATER или CONTROL), расстановка галочек «выполнено».

3. В случае если в **DAY экран заполнен не полностью (осталось место) - обработка LATER (Перевод в *DAY или CONTROL) Помни: поскольку в LATER может скапливаться довольно большое количество действий, ты можешь выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить **DAY. Что переносить – сердце подскажет. Упаси тебя Господь пытаться построить для этого систему приоритетов или прочие хреновые системы – делай все быстро! Очень быстро!

4. Просмотр сектора CONTROL - там тоже могут быть изменения – в частности, когда дело выполнено – ставь галочку! Вот эта галочка – действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе – ты действовал в этот раз максимально эффективно!

5. Беглый просмотр текущих проектов при отключенном режиме «активные задачи». Дело в том, что, просматривая текущий проект, тебе надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые ты перенес на попозже (а значит, тебе не видимые в режиме «активные задачи»). Если у тебя существует текущий проект, в котором нет НИ ОДНОЙ текущей задачи (либо их вообще там нет, либо они перенесены на более поздний срок), то ты занимаешься любимым своим делом – обманом самого себя! Зачем тебе текущий проект, в котором нет задач? Удали его на хрен! А задачи, которые в него входили запихни в один общий проект под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ. Почему ЯЯ-? Догадайся. Молодец – это чтобы данный проект находился в конце списка и не мозолил глаза без нужды.

Глава 23

Еженедельный РЕГЛАМЕНТ

Еженедельный регламент состоит из следующих простых действий, занимающих не более 30 минут (Это у нормальных людей. У тебя – до 1 часа):