Кристина Маслова - Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Кристина Маслова

«Это невозможно!» – сказала Причина.

«Это безрассудно!» – заметил Опыт.

«Это бесполезно!» – отрезала Гордость.

«Попробуй…» – шепнула Мечта.

Корректор Анастасия Коновалова

Дизайнер обложки Илья Заикин

© Кристина Маслова, 2017

© Илья Заикин, дизайн обложки, 2017

ISBN 978-5-4485-6887-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Я никогда не умела писать сочинения в школе, ну не получалось у меня выражать свои мысли на бумаге. Когда в 2013 году мне предложили написать статью, это было вот то самое «Попробуй». Не испугалась. Попробовала. И стало понятно: половина того, что мы не сделали, это только потому, что не попробовали.

Я бесконечно благодарна всем моим коллегам по всему миру за поддержку, живое участие и интерес к книге. А моим родителям – за то, что во всем поддерживают и что научили всего добиваться самой, не бояться и идти напролом к мечтам.

Отзывы

Ирина Салдикко, ассистент руководителя отдела по информационным технологиям, банк Morgan Stanley, Нью-Йорк:

«Читается на одном дыхании, легкий язык и слог, без занудства и нравоучения. Конкретные жизненные примеры придают живость повествованию. Очень точно сформулированы многие мои мысли и чувства по поводу нашей профессии».

Karina Kamergoeva, PA to CEO at PJSC Sovcombank, Moscow:

«Книга дает возможность окунуться в мир человека, от которого зависит хоть и не всё, но очень много в компании и личной жизни руководителя. Абсолютно безошибочно в этой книге сложен пазл персонального ассистента. Это та «матрица», которую обязан собрать в своей голове каждый PA, дабы стать лучшим. Обязательно рекомендую всем, кто хочет быть PRO в этом деле, иметь при себе эту книгу и возвращаться к ней каждый раз, когда в «матрице» сбой :) Она всегда поможет найти причину, зарядиться энергией и идти только вперёд.

Это одна из тех книг в моей жизни, которая содержит максимум полезной информации для человека, который уверенно стремится преуспеть. Могу смело назвать это руководством, должностными инструкциями и секретами профессионала. Очень рекомендую и ассистентам, и руководителям. Читается в течение 2-х часов».

Olga Schmidt, Vice-President for Legal & Compliance, Schneider Electric, Moscow:

«Я прочитала эту книгу на одном дыхании, так как мне было чрезвычайно интересно посмотреть на организацию работы ассистента его глазами. Искреннее, изложенное со знанием дела, и с добрым посылом описание профессии, которая может показаться неискушенному читателю незначительной. Однако было бы большой ошибкой недооценивать работу ассистента, и читатель сможет легко в этом убедиться. Думаю, что эта книга будет полезна начинающим специалистам, так как поможет правильно расставить акценты и избежать многих ошибок в своей работе».

Ксения Павлова, Персональный ассистент Президента РСПП, Москва:

«Готова поставить подпись под каждым абзацем! Быть персональным ассистентом, как быть волшебником, который, если и не прилетит на голубом вертолёте, то, как минимум, найдёт самое быстрое оптимальное решение. Профессия, бесконечно интересная, позволяет быть на шаг впереди, предвидеть несколько вариантов развития событий. Даёт такое количество возможностей для образования и самообразования, тут главное не лениться, как будто ты стоишь на космической платформе и перед тобой тысячи опций, идей, начал.

Еще добавлю, что книга написана практиком для практиков. Не без улыбки читала некоторые главы, узнавая себя и свои поступки. Верю, что обладание хотя бы десятой части информации в моем сознании, уберегло бы от глупых ошибок, неосторожных поступков – то, что я теперь называю опытом.

«ДАО ассистента» – отличная настольная книга, на моем столе она обязательно будет».

Предисловие

Эта книга не про тайм-менеджмент, не про то, как грамотно составить расписание, не про travel tools и прочее. Об этом много курсов, тренингов и вебинаров.

Впрочем, один совет я все-таки дам. Если хотите успеть много – не тратьте время на чаепития с коллегами по десять раз в день и откажитесь от привычки курить. Это сэкономит ваше драгоценное рабочее время. И просто работайте. Шаг за шагом, задача за задачей. Вдумчиво расставляя приоритеты.

В этой книге нет указаний на то, как сделать так, чтобы вам стало легче работать.

Я хочу поговорить о том, на что вам надо обратить внимание, если вы все-таки выбрали профессию ассистента. А тем, кто только думает о начале работы в этой области, я надеюсь, книга поможет взвесить все «за» и «против».

Профессия ассистента – это уникальная платформа для развития. Даже если вы не заинтересованы в долгосрочной работе на этой должности, а рассматриваете ее только как трамплин. Потому что, по сути, должность ассистента, на мой взгляд, – это получение образования в области управления и диплома менеджера высшего звена. Эта должность, несмотря на все подводные камни, которые, безусловно, есть, дает возможность развиваться и по горизонтали, и по вертикали, в зависимости от предпочтений. Кроме того, вы получаете драгоценные навыки, которые нужны в любой профессии. Разумеется, при условии, что вы четко понимаете все особенности этой работы и готовы к ее непростым реалиям.

Меня однажды спросили, какие необычные задачи мне пришлось решать.

Коллеги, работа ассистента – это одна сплошная необычная задача. Вы можете писать в Австралию владельцу бизнеса, потому что руководитель хочет открыть салон красоты для подруги; отправлять всех на Каннский фестиваль рекламы; печь торт и спокойно стоять в сторонке, пока шеф убеждает всех, что испек его сам, и прочее.

Это интересная и сложная работа. Вы никогда не будете знать, что еще вам предстоит сделать и чему научиться. И если вы готовы к сложностям и к тому, что еще не один раз вам захочется все бросить и сменить профессию, – то вперед!

1. Что я думаю о профессии ассистента

Однажды меня пригласили выступить на конференции для ассистентов и, в качестве темы выступления, предложили поговорить об особенностях работы с экспатами. Так как большую часть своей карьеры я работаю именно с ними. Лет шесть назад я уже выступала с аналогичной темой. Но, по прошествии этих лет, мне стало ясно, что мнение с тех пор несколько изменилось. Да, мое. Нет, не в плане работы с экспатами. Здесь, безусловно, есть своя специфика, и об этом я тоже расскажу в книге. Изменилось мое видение профессии.

Тема осталась заявленной, как она есть. А в результате, я вышла, сказала: «Всё это фигня!» – и весь мой speech носил скорее мотивационный характер и свелся к одному простому тезису: «К черту всё! Берись и делай!», – который был нагло позаимствован у Ричарда Брэнсона.

Потому что нет никакой разницы, с каким руководителем вы работаете. Вы либо подходите друг другу, либо нет.

Есть разница в менталитете между русским руководителем и иностранцем; есть разница между российской компанией и западной – в принципах управления, политиках, процедурах и т.д.; есть разница между качественным соотношением в поручениях – больше бизнеса или личных; или и то, и другое.

Но для ассистента это если и имеет значение, то только в случае его выбора компании и направления, в котором он хочет работать.

Все остальные стереотипы смело выбрасывайте в мусорное ведро, они, как правило, не выдерживают проверки временем и опытом.

Ведь суть работы ассистента в том, что мы должны сделать жизнь другого человека проще. А это очень сложно. Надо всё делать так, как если бы ты делал это для себя.

И в этом, кстати, есть несомненный плюс. Потому что такой подход неизбежно накладывает отпечаток не только на качество работы, но и на качество жизни в целом. Вы учитесь не делать по-другому. И это не может не радовать, потому что всё меняется в лучшую сторону.

Вот, просто маленький пример: моя первая статья на тему работы вышла в 2013 году, с тех пор статей уже больше десятка. И с тех пор все свои email-сообщения и письма я выверяю с той же скрупулёзностью, с какой проверяю свои тексты. К своему стыду, вынуждена признать, что раньше я не уделяла внимания в такой степени тому, как я пишу. А теперь коллеги даже иногда обижаются на меня, но я обращаю внимание на каждую запятую и пробел, и неважно, куда уходит письмо – коллеге, который сидит рядом, или бизнес-партнеру руководителя. Я хочу сказать, что стоило изменить подход к тому, как я пишу, и изменилось качество. А это очень важно. Ваш подход к работе будет прямо влиять на качество выполнения вами своих обязанностей.