Наталья Добровольская - Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала Страница 8

Как мы видим, сотруднику не удалось выполнить все срочные дела, зато он успел выполнить несколько несрочных, не требующих больших временных затрат. Скорее всего, если бы директор по персоналу не планировал свой день подобным образом, его продуктивность была бы ниже и решенных задач было бы меньше. Теперь директору по персоналу останется только переписать незавершенные дела на завтра и добавить к ним новые задачи.

Планируйте свой день! Только измеримость задач и поставленных целей поможет работнику стать эффективным и продуктивным, невзирая на многозадачность.

2. Расставляем приоритеты

Умение расставлять приоритеты – необходимое качество для продуктивной работы. Если отдать предпочтение малозначимым действиям, отложив действительно важные дела, это может негативно отразиться на результатах, которых от Вас ожидают. Для того чтобы грамотно расставлять приоритеты, важно разделить задачи на сверхсрочные, срочные и текущие. Сверхсрочные задачи – это задачи, требующие немедленного решения. Например, в организацию пришла проверка из государственной инспекции по труду с проверкой по жалобе сотрудника. Это сверхсрочная задача, нужно бросить все дела и заняться проверяющими. Как правило, сверхсрочные задачи возникают неожиданно, поверх запланированных Вами. Заранее предугадать возможность их возникновения и спрогнозировать временные затраты, которые потребуются для их решения, в принципе невозможно. Поэтому, планируя свой день, важно закладывать временной промежуток на возможные сверхсрочные задачи. Этот промежуток должен составлять как минимум 10 % рабочего времени. Срочные задачи подразумевают их быстрое и качественное решение; нерешенные срочные задачи способны существенно повлиять на бизнес-процессы в организации, причем их влияние будет негативным. Для специалиста в сфере рекрутинга срочной задачей практически всегда будет подбор персонала. Чем быстрее и качественнее Вы закроете вакансию, тем быстрее бизнес-система заработает полноценно и эффективно. Даже если это вакансия курьера, ее необходимо своевременно, если не сказать оперативно, закрыть. К текущим задачам можно отнести все задачи, не требующие немедленного результата. Например, разработка должностных инструкций, стандартов обслуживания клиентов или мотивации для обеспечивающих подразделений. То, что эти задачи не решаются здесь и сейчас, существенного ущерба бизнесу не нанесет, таким образом, подобные задачи можно отнести к текущим при расстановке приоритетов. Здесь следует отметить, что на решение текущих задач все же следует отводить определенное время в ежедневном режиме, иначе накопившиеся нерешенные задачи могут в итоге привести к тому, что именно они станут срочными ввиду невозможности их дальнейшего откладывания. Вследствие этого приоритеты сместятся и не оставят Вам шанса для эффективной работы. Поэтому важно уделять часть своего рабочего времени и текущим задачам тоже. Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста, который работает на производственной площадке в единственном лице. Рассмотрим задачи, которые стоят перед специалистом, и расставим их в порядке приоритетности.

• Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».

• Массовый подбор персонала (рабочие на производство).

• Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).

• Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.

• Составление отчетности для руководства.

• Разработка программы оценки для линейного персонала.

• Разработка обучающих материалов для линейного персонала.

• Разработка системы мотивации для сотрудников производства.

• Уведомление УФМС о приеме иностранных работников.

• Проведение адаптационных мероприятий для новичков.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты, необходимо установить цели, на достижение которых направлены задачи сотрудника. Чем больше цели влияют на результат бизнеса, тем приоритетнее становится та или иная задача. Кроме постановки целей важно оценить риски, которые грозят организации в случае невыполнения той или иной задачи. Именно эти два фактора являются определяющими при расстановке приоритетов. В таблице ниже представлены описанные задачи, цели, риски и, как следствие, приоритетность поставленных задач.

Как мы можем увидеть, сверхсрочные задачи в приведенной таблице отсутствуют, срочные и текущие задачи распределены поровну. Планируя свой день, важно уделять максимальное количество времени решению срочных задач, при этом оставляя небольшой запас времени для решения задач текущих.

Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, разделив ее на процессы, гораздо легче будет ее реализовать.

3. Учимся переключаться

Умение переключаться необходимо любому специалисту, и неважно, работает он в режиме многозадачности или нет. В первую очередь умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть степени сосредоточенности на задаче, и устойчивости внимания, то есть сохранения интереса к выполняемой работе (именно однообразные действия снижают устойчивость внимания). В процессе переключения с одного вида деятельности на другой важно учитывать два фактора:

1. Контраст динамики процессов.

2. Временной фактор.

В переключении внимания важно уметь оценивать динамику процессов и переключаться на деятельность, кардинально отличающуюся по уровню динамики от текущей задачи. Например, Вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса Вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Процесс, на который Вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса, это ключевое правило конструктивной работы. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для Вас деятельность – это психологически легче, и переключение помимо конструктивного влияния на Ваше внимание будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга. Например, если Вы только что смотрели интересные видеоролики в Интернете, но Вам нужно срочно приступить к сложной и масштабной задаче, то переключение будет происходить сложнее, чем если бы Вы от тяжелой работы переключались на просмотр видео. Таким образом, переключение внимания гораздо легче происходит от менее значимой и интересной деятельности к более значимой и интересной.

Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой Вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, Ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. Вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15–20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у Вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые Вы заложили на основную задачу, но Ваша продуктивность существенно возрастет, и помимо большого блока аналитической работы Вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.

4. Действуем одновременно

Самым известным человеком, который умел делать несколько дел одновременно, был, по преданию, Юлий Цезарь. Как представитель власти, он должен был присутствовать на гладиаторских боях. Чтобы не терять времени, Цезарь в своей ложе занимался работой с корреспонденцией. Когда один из приближенных людей спросил Цезаря, как он может одновременно и смотреть бои, и писать письма, Гай Юлий ответил, не отрывая глаз от письма, что «Цезарь может делать не только два, но и даже три дела одновременно: и смотреть бои, и писать письма, и разговаривать». На самом деле делать несколько дел одновременно все же невозможно: в любом случае Вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач возможно применять принцип Юлия Цезаря: например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы или, общаясь с коллегой, просматривать электронную почту. Главное, чтобы процессы, которые Вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от Вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, Вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.

5. Нейтрализуем пожирателей времени

Пожиратели времени, или хронофаги, – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.