Брюс Тулган - Быть начальником — это нормально Страница 9

Некоторым людям нужно больше внимания, чем другим. Общаться со всеми каждый день не всегда возможно. Приходится выбирать собеседников. Просто не совершайте ошибки, выбирая одних и тех же собеседников снова и снова. Распределяйте свой запас времени. Некоторым подчиненным вы нужны больше, чем другим, но вы нужны всем.

Если вы проводите менеджерские разговоры регулярно, нет никаких причин делать их длинными и беспорядочными. Главная цель — сделать индивидуальные встречи упорядоченными, короткими, прямолинейными и простыми. После того, как наладится график общения с каждым человеком, вы не должны тратить на это более пятнадцати минут. Правда, как и во всем остальном, это двигающаяся цель. Со временем вам придется решать, сколько времени уделить человеку сегодня, а сколько завтра, в зависимости от личности сотрудника и работы, которую он выполняет.

Что, если у какого-нибудь сотрудника дела идут неважно? Стоит тогда некоторое время встречаться с ним ежедневно. Не совершайте ошибки, тратя часы на болезненные расспросы, обвинения или признания. Пусть эти встречи будут короткими и постоянными. Довольно велика вероятность того, что дела у сотрудника идут плохо, потому что он получает недостаточно указаний, советов и поддержки. После того, как вы начнете проводить регулярные беседы с этим человеком, скорее всего, 90 процентов проблем с работой исчезнут, словно их никогда и не было.

А что насчет сотрудников, которые работают хорошо? Неужели вам действительно нужно пятнадцать минут в день или даже в неделю общаться с таким сотрудником, если нет никаких проблем? Может быть, вам стоит встречаться с ним раз в две недели. Но если вы не будете проводить с ним хотя бы столько времени, тогда не узнаете, все ли на самом деле у него хорошо. Вы сможете с уверенностью сказать лишь то, что не замечаете никаких проблем. Так что если считаете, что у сотрудника все в порядке, проведите эти пятнадцать минут, чтобы подтвердить, что все действительно идет так хорошо, как вы думаете. Если так и есть, то вам все равно следует работать с этим сотрудником, чтобы настроить его на еще лучшую работу, чтобы отметить его успехи, чтобы развить его способности и убедиться, что он доволен и не собирается никуда уходить. Хорошими сотрудниками тоже нужно управлять!

Вы удивитесь, сколько всего можно сделать за пятнадцать минут. Пригласите любого сотрудника, с которым вы давно не общались. Уделите ему пятнадцать минут, задавая вопросы о его работе. Вас, несомненно, что-нибудь да удивит. Вы обнаружите, что нужно что-то изменить. Вы будете очень рады, что решились на этот разговор. И вы должны обязательно назначить еще одну встречу, не позднее чем через две недели.

Если на одну встречу будет уходить пятнадцать минут, то в день за час вы сумеете провести четыре встречи. Это приблизительно двадцать встреч в неделю. Я думаю, это намного больше, чем вы проводили до этого. Вот несколько советов для начала.

• Ограничьтесь четырьмя-пятью сотрудниками в день.

• Ваши встречи должны быть недолгими, не больше пятнадцати минут.

• Подумайте, не стоит ли вам проводить эти беседы стоя, держа в руках блокнот (чтобы сотрудники говорили быстро и оставались сосредоточенными).

• Встречайтесь со всеми не реже, чем раз в две недели.

• Если вы управляете людьми, работающими в другую смену, задерживайтесь или приходите пораньше, чтобы встретиться с ними.

• Если вы управляете людьми, работающими в других местах, регулярно связывайтесь с ними по телефону или электронной почте между личными встречами.

Эта тактика может показаться не слишком комфортной. Извините, но вы — начальник. Получив должность, вы получаете и связанные с ней неудобства.

О чем вы должны говорить?

Основная часть деятельности менеджера — это общение. Говорите о работе всегда — когда дела идут хорошо, плохо или средне. Поддерживайте постоянный диалог с каждым сотрудником: «Вот что мне нужно от вас. А что вам нужно от меня?»

В разговоре вам следует пользоваться своими постепенно расширяющимися знаниями о каждом подчиненном, его задачах и обязанностях и общей ситуации. Для каждой встречи с подчиненными вы должны решить, на что обратить внимание и что сказать. Чем больше вы будете вести таких разговоров, тем точнее будут ваши суждения о том, что можно делать, а что нельзя, какие ресурсы необходимы, какие проблемы могут возникнуть, какие ожидания разумны, какие цели и сроки выполнения разумно агрессивны, что считать успехом, а что неудачей.

Регулярно проводите беседы, чтобы убедиться, что подчиненному ничего не мешает целый день работать много, хорошо и быстро. Вы должны спрашивать себя: нет ли каких-то проблем, которые остались незамеченными? Проблем, нуждающихся в решении? Ресурсов, которые нужно получить? Нет ли неясных инструкций или целей? Произошли ли со времени последнего разговора события, о которых вам стоит знать? Отвечайте на вопросы сотрудников, если они их задают. Прислушивайтесь к их мнениям. Учитесь тому, чему учатся ваши подчиненные. Вместе составляйте стратегические планы. Давайте советы, предоставляйте поддержку, мотивацию, даже иногда вдохновение.

Пусть ежедневное управление превратится в привычку

Я знаю, что вы заняты. Знаю, что ваше время ограничено. У вас нет времени. Так что у вас нет времени не заниматься управлением.

Уделяйте руководству определенное время каждый день — в начале рабочего дня или в любое другое удобное время. Сделайте это строгой привычкой. Это похоже на зарядку. Выделяйте на менеджмент хотя бы час в день. Ходите на прогулку каждый день. Это практически сразу принесет результат. Вы начнете набирать форму. Дела пойдут на лад.

Да, у вас будут моменты слабости, дни, недели, даже месяцы слабости. Как бы вы ни старались, иногда вам будет хотеться все бросить. Ваши подчиненные непременно заметят это. Снова заняться руководством после периода бездеятельности будет очень сложно. В конце концов, вы тоже человек. Так что же делать, если снова попадете под действие старых привычек недоменеджмента? Во-первых, постарайтесь привести себя в форму как можно быстрее. Одна из ошибок, совершаемых менеджерами, — они чувствуют себя настолько виновато и неловко после неудач, что остаются отстраненными намного дольше, чем разумно. Если вы отвлеклись, на время отказались от ежедневных встреч или не укладываетесь в расписание, единственно правильное решение — это вернуться к прежнему расписанию как можно быстрее. Нет ничего плохого в том, чтобы признавать ошибки в разговорах с подчиненными. Обещайте, что в будущем вы все исправите.

Вернитесь к работе и приведите все в порядок.

Глава 3. Учитесь говорить как наставник

Вы проводите много времени, общаясь с подчиненны-ми, верно? Вы говорите, говорите, говорите обо всем на свете. «Как вы провели выходные? Как прошел день рождения вашего сына? А этот сериал вы смотрели?» Вы, скорее всего, говорите на личные темы, чтобы установить с ними дружественный контакт. Но этот подход проникает и в деловые отношения, так что когда разговор заходит на рабочие темы, вы будете склонны продолжать общаться на дружеской ноге и приуменьшать свою власть. Когда вам требуется дать сотруднику сложное задание, или, хуже того, у подчиненного появляется некая проблема, вы внезапно меняетесь и начинаете серьезно, настойчиво, а иногда и горячо говорить о работе. Именно тогда сотрудник, скорее всего, скажет: «Эй, я-то думал, мы друзья?!» И установленный контакт испаряется без следа.

Это я называю «проблемой Джекила и Хайда». Если вы устанавливаете контакт с подчиненными только посредством общения на личные темы, как будто вы являетесь личными друзьями, то, когда разговор заходит на серьезные темы — а такое случается всегда, — вам приходится приспосабливаться к совершенно другой роли. Вы превращаетесь из мистера Хорошего Друга в мистера Гадкого Начальника, по крайней мере, до тех пор, пока все не уляжется, и вы снова не сможете стать мистером Другом. Проблема в том, что мистер Друг тогда станет похожим на притворную маску, а мистеру Начальнику придется доказывать право на свои действия и требования.

Говорите, говорите, говорите о работе

Если вы хотите стать для подчиненных мистером Другом, сходите и выпейте с ними пива после работы. Но на работе вы должны быть начальником. Ваша задача — держать всех сосредоточенными на работе и обеспечивать, чтобы каждый сотрудник работал как можно лучше. Я рад вам сообщить, что на самом деле лучший способ наладить контакт с подчиненными — это поговорить с ними о работе. Работа — это то общее, что у вас есть. На деле именно на почве работы возникли ваши отношения. Когда вы налаживаете контакт, разговаривая о работе, то конфликты становятся менее вероятными, а если конфликт все же возникает, то скорее всего в этом случае контакт не будет утрачен. Так что говорите о работе, которая была проделана и которая должна быть проделана. Говорите о том, как избежать подводных камней, найти короткие пути, обеспечить наличие нужных ресурсов. Говорите о целях, сроках выполнения, правилах и спецификациях. Говорите, говорите, говорите о работе. Дела пойдут гораздо лучше.