Дэвид Аллен - Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса Страница 3

2. Феномен GTD

Как бурный хаос грозы приносит благодатный дождь, который дает жизнь, так и в человеческом обществе временам успеха предшествуют времена беспорядка. Успех приходит к тем, кто может выдержать шторм.

Анализируя причины популярности системы GTD, я могу выделить четыре основных фактора.

Во-первых, эти концепции реально работают, причем механизм их работы логически понятен.

Во-вторых, их легко воплотить в жизнь, причем это может сделать любой человек, в любое время, с помощью совершенно обычных инструментов, которые всегда и у всех под рукой.

В-третьих, и проблемы, которые решаются с помощью системы GTD, и осознание важности этих проблем продолжают расти с головокружительной скоростью и в глобальном масштабе.

В-четвертых, предложенная модель затронула нечто глубокое и интуитивное, резонирующее с человеческой душой на многих уровнях.

Эти концепции работают

Модель GTD исследовалась, тестировалась и доводилась до совершенства в обычных условиях с участием обычных людей. Я стремился дойти до сути методов самоорганизации, которые реально работали. Я задавался вопросом: почему, сформировав в очередной раз большой список всех дел, которые до этого держал в голове, я начинаю испытывать совсем другие чувства при мысли о стоящих передо мной задачах? И почему задачи после этого становились все более понятными и прозрачными? Ведь по существу ничего не менялось. Вывод напрашивался сам собой: пока задача оставалась у меня только в голове, я постоянно боялся забыть и проигнорировать ее, тем самым загоняя себя в состояние постоянного стресса и утомленности. Если же я своевременно фиксировал ее на каком-нибудь носителе, такого рода мысли постепенно начинали отпускать меня из своих цепких объятий.

А могут ли применяться эти принципы везде, кем угодно, в любое время? Обеспечат ли они желаемый результат?

Я сам скрупулезно соблюдал все эти процедуры, стремясь получить исчерпывающий набор ключевых принципов, которые все вместе и составляют систему GTD. Оказалось, что они были столь эффективными именно потому, что базировались на самом глубоком и фундаментальном уровне работы механизма реализации проектов и нашей работы над этими проектами.

Сортировка «рутины», находящейся в папке или лотке для входящих документов, является самым рациональным способом формирования правильного подхода ко всему новому, что поступает из окружающего мира. Упорядочение и периодический обзор состояния незавершенных дел по списку означает не только то, что вы теперь полностью контролируете имеющийся объем работ, но и то, что вы, помимо прочего, осуществляете управление соответствующим проектом. Уточнение и оценка значимости вашей зоны фокусирования или зоны ответственности на работе помогает ощутить, что вы полностью контролируете ситуацию по всем своим проектам, позволяет добиться душевного равновесия, а также, что немаловажно, более широко пользоваться своим жизненным опытом. Масштаб прикладного применения модели GTD или ее элементов кажется при этом безграничным.

Я заметил, как быстро росло и число сторонников системы GTD в блогосфере, сфере высоких технологий и IT-сегменте. Почему она была принята с таким энтузиазмом в этой всегда критически настроенной среде?

Я похож на всех обычных лентяев, которых так много на нашей планете. Почти все мои знакомые, помешанные на компьютерах, тоже относятся к этой категории. Например, программисты упорно трудятся, пытаясь изобрести нечто такое, что освободило бы их от упорного труда. Вообще же смысл вычислительной техники заключается в том, чтобы ускорить и облегчить людям их работу, чтобы продукты их труда были более функциональными и сбалансированными. Слоган «Максимум результатов при минимизации сил и средств» является и сущностью системы GTD по повышению продуктивности, и основной сферой деятельности программистов! Поэтому совершенно естественно, что люди, связанные с миром компьютеров, всегда будут тянуться к идеям, которые лежат в русле их интересов.

Компьютерные программы должны работать в своей ограниченной предметной области во всех возможных режимах. А это достигается путем создания системного, непротиворечивого свода правил. Точно так же для предписаний системы GTD характерно отсутствие упущений или сбоев, неоднозначных или незамеченных элементов. Один технарь и по совместительству новообращенный «GTD’шник» объяснил мне эти процессы, что называется, со своей колокольни: «Дэвид, вы всего лишь выделили подпрограммы, которые запускаются всегда, независимо от предметной области той или иной конкретной программы».

GTD является системно независимым концептом, то есть ею можно эффективно пользоваться с помощью любого персонального инструмента или программного обеспечения, если они предназначены для упорядочения. Она позволяет наконец-то воспользоваться преимуществами некоторых программ, которые раньше использовались крайне редко. Среди тысяч пользователей популярного корпоративного настольного программного обеспечения, такого как Microsoft Outlook или Lotus Notes, были практически не востребованы такие функции, как «Задачи» (Task) или «Дела» (To-Do). Обнаружив, что эти функции можно настроить для применения в рамках системы GTD, пользователи, таким образом, получили доступ к новым возможностям своего программного обеспечения. Кроме того, появилось основание для генерирования и упорядочения идей, что дало толчок к появлению сотен новых прикладных программ, в основу которых легли принципы GTD.

Говоря о «личной самоорганизации», мы обычно подразумеваем под этим получение полного контроля над своим психическим состоянием и над ситуацией в окружающем нас материальном мире. С помощью обычной деятельности этой цели достичь невозможно. Для успешного решения задачи в первую очередь нужно зафиксировать, уточнить и оценить значимость всего непонятного в окружающем мире, после чего удалить все, что не имеет к вам отношения. Только после этого вы сможете привести все в порядок надлежащим образом. При этом вы должны предусмотреть процедуру регулярного обзора состояния дел после их полного упорядочения. GTD – это первая популярная система, которая учит начинать любое дело с составления списка всех дел и проблем, которыми забита ваша голова. Только после этого выполняется оценка значимости по каждому пункту списка.

Авторы других систем, видимо, забывали об этих составляющих, которые на самом деле важны для получения полного контроля над ситуацией и представления о перспективах. К примеру, существуют модели, сосредоточенные только на приоритетных проблемах (что вредит эффективному решению низкоприоритетных задач). Даже если эти модели действительно обеспечивают определение ценностной иерархии поставленных целей, все равно с их помощью невозможно выполнить декомпозицию целей по видам и подуровням. А ведь каждый из этих видов и подуровней нуждается в специфичных силах и средствах.

В целом все модели или системы, которые я исследовал, похоже, предполагают одно и то же. Их авторы исходят из того, что вы всегда можете начать на пустом месте с текущего, точного и целостного представления о своей перспективе; что вы формулируете задачи, определяете силы и средства; что вы обеспечиваете стабильность и сбалансированность своих дел, которые изначально находятся в фокусе вашего контроля и приведены в соответствие с предварительно выработанными целями и планами. Удачи! Вы видали хоть одного человека, у которого жизнь была всегда стабильной и простой?

Практический опыт намного сложнее, чем такая идеальная модель. Мы постоянно пытаемся управлять своим миром; мы ощущаем, что для нас важно на всех уровнях; мы в меру своих способностей стараемся контролировать ситуацию; мы постоянно находимся под давлением новой внешней информации и ударов судьбы; мы постоянно растем и меняем собственные представления о своих же перспективах. Если попытаться просто переформулировать некую модель фокусирования и упорядочения, в рамках которой не принимаются во внимание все вышеназванные факторы и которая не позволяет лучше понять состояние ваших дел, ничего не выйдет. С системой GTD все получается.

Возможно, эффективность системы GTD будет легче понять, если мы попробуем рассмотреть ситуацию в целом с точки зрения устранения какого-либо сопротивления,

Я много лет удивлялся, почему системой GTD активнее всего интересуются как раз те читатели, которые не очень-то в ней нуждаются. Люди, которые нанимают коучей, чтобы усовершенствовать свои рабочие процессы, обычно сами относятся к категории высокоэффективных людей. Они уже являются рекордсменами в своей области деятельности и высокопродуктивными руководителями. Почему? Ответ прост: именно для этой группы людей характерно глубокое понимание отрицательных последствий системных помех и сопротивления.