Дэвид Аллен - Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса Страница 5

Огромное количество дел, которыми вы занимались, были не запланированы и неожиданны. Однако вы быстро делали необходимые выводы и действовали сообразно им. Другими словами, вы всегда занимались выработкой своего конкретного отношения к этим событиям. Так или иначе, ваш собственный внутренний концептуальный проект и то, с чем вы сталкивались в окружающем мире, всегда были взаимосвязаны.

Известно, что самым продуктивным способом действий является их непрерывное чередование: сначала поиск вариантов усовершенствования своего обычного образа жизни, затем выбор инструментов и методик анализа и реализации этих новых представлений. Система GTD одинаково эффективна как для систематизации информации, поступившей из внешних источников, так и для того, чтобы выявлять и распознавать внутренние тенденции и импульсы. При этом для запуска этих механизмов не нужно специально готовиться или предварительно о чем-то особо размышлять. Мы всю жизнь воспринимаем, оцениваем, сортируем, планируем и исполняем… Базовая формула GTD делает весь этот процесс более осознанным и позволяет динамично и продуктивно воплощать свои представления в жизнь.

Мы всегда загружены массой дел. Нам катастрофически не хватает времени даже на то, чтобы выделить самое важное из них. Поможет ли система GTD не стать заложником «рутины» и хаоса? Это элементарно, говорю я.

Рассматривая накопившиеся дела, вы просто уточняете для себя, что является наиболее важным в данный момент. Единственное условие – вы должны быть полны творческой энергии, воодушевлены и обладать должным уровнем интеллекта, чтобы распознавать ситуацию на глубоком уровне и устранять препятствия, мешающие полному самовыражению. Кроме того, вам потребуются инструменты, которые помогут понимать, формулировать, формировать и выражать свои способности и возможности в этом мире максимально полно. Система GTD хороша тем, что никому не навязывает свои цели. Она лишь предоставляет возможность вернуть самым простым и эффективным способом контроль над ситуацией.

Система GTD обладает определенным уровнем сложности, что немаловажно в той или иной конкретной ситуации, в которой вы получаете, по сути, дорожную карту, открывающую перспективы. Прошу вас помнить, что GTD – это не столько система, сколько системный подход.

Любая система обладает ограниченным жизненным циклом. Ведь форма всегда определяется содержанием, то есть представление о желаемых результатах будет непрерывно меняться в качественном и количественном отношении. Поэтому системы, обеспечивающие их достижение, должны соответственно разрушаться и выстраиваться заново. Подход, при условии, что он верен, будет постоянно адаптироваться и видоизменяться в соответствии с текущим моментом. Модель GTD как раз и обеспечивает возможность одинакового подхода ко всему, с чем вы можете столкнуться в жизни. Для нее все одновременно важно, но в то же время несущественно. Как у вас с выполнением своего предназначения? Отлично. Вам нужно покормить кошку? Замечательно. Если эти вопросы актуальны для вас, значит, именно здесь надо искать ваш золотой песок, который обязательно будет извлечен и тщательно отмыт. Если эти вопросы не тревожат ваше сердце, не тратьте впустую энергию, размышляя о них.

Я бы сказал, что система GTD деликатна. Она часто применяется в очень щекотливых ситуациях. Трудноразрешимые вопросы, запутанные проблемы, вызывающие самые болезненные эмоции, лишают нас покоя и сна, оккупируют все внимание. В таких случаях система GTD превращается в подобие якоря, который позволяет критически оценивать проблемы и «заземлять» тревожащие мысли для более точного понимания сути проблем. Если, например, вы достаточно смелы, чтобы собрать в папке или лотке для входящей информации материалы по проблеме «Папа и хоспис», значит, вы уже достаточно зрелы, чтобы ставить перед собой настолько сложные цели, и достаточно решительны, чтобы разработать план действий, который в итоге приведет вас к их достижению.

Так что же в действительности представляет собой система GTD?

Специально для тех, кто еще незнаком с системой GTD, я хотел бы вкратце повторить некоторые ее ключевые принципы.

Прежде всего GTD – это тонко подстраиваемая система, основанная на здравом смысле и логике. С ее помощью, имея полный, упорядоченный список регулярно отслеживаемых и контролируемых дел, вы сможете сосредоточиться на своем внешнем и внутреннем мире под оптимальным углом зрения, что поможет сделать правильный выбор в данный момент. Система GTD представляет собой легкий, поэтапный и эффективный метод достижения высокой продуктивности без стресса. Среди ее основных возможностей:

● фиксация всей информации, которая вызывает ваш интерес;

● постановка целей и разработка планов мероприятий по всем значимым для вас вопросам;

● ранжирование напоминаний и важной информации по соответствующим категориям, которые отвечают вашим приоритетам и потребностям;

● систематический контроль состояния дел по шести горизонтам стоящих перед вами задач (предназначение, видение, цели, зоны фокусирования, проекты и планы мероприятий).

Планомерное следование методикам системы GTD вселяет в человека уверенность в своих силах, позволяет снизить перегрузки и высвободить мощный поток творческой энергии. С ее помощью можно избавиться от всевозможных ограничений и научиться гибко управлять любыми деталями и нюансами своей жизни Система позволяет строго придерживаться основных принципов продуктивности, при этом обеспечивая вас огромной свободой в выборе способов. Единственный правильный путь, согласно концепции GTD, – привести свои дела в порядок и добиться поставленных целей, затратив на это минимум внимания и энергии. Опыт наставничества тысяч людей, в ходе которого нами отрабатывались наиболее передовые технологии организации труда, помог мне отшлифовать систему GTD.

Три модели системы GTD

Система GTD по сути представляет собой простую компиляцию трех моделей. По большей части я их обнаружил и проверил в процессе ежедневного общения с людьми, нуждавшимися в уточнении своих жизненных ситуаций и выборе направления дальнейших действий.

Выношу на ваш суд краткое описание этих трех моделей. Чуть позже в этой книге я подробно разъясню, как они работают и как работать с ними.

Модель управления рабочим процессом состоит из пяти этапов[2]:

● сбор/выявление;

● сортировка;

● упорядочение;

● обзор состояния дел;

● исполнение.

В сущности это методика, разработанная как самый эффективный способ сбора/выявления, анализа, упорядочения и управления списками «рутины». То есть того, что мы должны систематизировать и победить. Эта методика подразумевает тщательное фиксирование всего необработанного входящего материала, принятие соответствующих решений по каждой позиции, упорядочение полученных результатов по категориям, оценку всей системы в целом и отдельных ее частей, а также выбор правильного варианта действий. Этот компонент, отражающий «горизонтальную» часть методов самоорганизации, в наибольшей степени связан с системой GTD. Он является наиболее простым прикладным средством, способным немедленно повысить продуктивность.

Планирование и управление проектами, как правило, подразумеваются моделью рабочего процесса, но не рассматриваются в качестве самостоятельных целей. Сортировка собираемой информации (в электронной почте, в лотке для входящей информации или в протоколах совещаний) обязательно сопряжена, с одной стороны, с вычленением и инициированием проектов по мере появления соответствующих идей, а с другой – с разработкой плана мероприятий по реализации этих проектов.

Как бы то ни было, часто приходится работать над реализацией целей, требующих кропотливого и тщательного продумывания. К таковым, например, относятся ваша свадьба, новый сайт, написание книги или долгожданный отпуск. Для планирования и реализации таких проектов я сформулировал простую модель с пятью фазами.

На заре эпохи управленческого консультирования тема «Планирование проекта» для моих клиентов представляла второстепенный интерес. Как правило, они задавали один и тот же вопрос: «Какая модель или программное обеспечение лучше всего подходит для планирования проекта?» Им казалось, что все разработки, имеющиеся в этой области, изначально либо слишком просты, либо чересчур сложны.

Я говорил им об обычном подходе к планированию, когда мы размышляем о делах, не особенно стараясь упорядочить их и добиться поставленных целей. Отрадно заметить, что при этом мы все-таки в большинстве случаев тратим свое время эффективно, но не очень четко осознаем, каким образом все это делаем. Даже просто выходя из дома пообедать или поработать на садовом участке, мы так или иначе занимаемся своего рода планированием. По моему убеждению, вообще невозможно прожить день и при этом не планировать свои действия.