Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее Страница 11

3. Когда вы отдыхаете и восстанавливаете силы, для того чтобы изменить привычный темп? Отдых и восстановление темпа не происходят сами по себе. Запланировать отпуск или отоспаться утром в выходные не всегда достаточно для того, чтобы полностью восстановить силы и снова заняться актуальными проектами.

Чтобы не только выжить, но и преуспеть, необходимо поддерживать продуктивность на высоком уровне, демонстрируя при этом последовательность, профессионализм и незаурядные личные качества. Старые приемы тайм-менеджмента больше не обеспечивают той поддержки, в которой вы нуждаетесь. Постоянное переписывание списка дел по утрам только отнимает драгоценное время. Сокращение продолжительности сна плохо сказывается на здоровье. И конечно же, бесконечное посматривание на часы не поможет вам выполнить стоящие перед вами задачи.

Я помню, как в детстве мне часто говорили, что практика приводит к совершенству. Родители, учителя и тренеры твердили мне это по поводу самых разных занятий: я пытался научиться играть на гитаре, в бейсбол, брал уроки рисования. Пусть я и не достиг совершенства ни в одном из этих занятий, я все-таки овладел ими в достаточной мере, чтобы показывать вполне достойные результаты, хотя и понимал, что не сделаю карьеру ни в одном из них.

Я точно знаю одно: практика не всегда приводит к совершенству, но многократное повторение каких-то действий отшлифует их, они станут для вас нормой и создадут ощущение комфорта.

Проведите «инвентаризацию»

В чем состоит комфорт для вас? В чем вы практиковались так много, что теперь делаете это легко, почти автоматически? Когда вы поймете, о чем идет речь, спросите себя, можете ли вы что-нибудь изменить и успевать больше, применяя новые принципы повышения продуктивности и поддержания оптимального темпа на протяжении рабочего дня?

Я хочу рассказать вам о нескольких списках, которые помогут вам определить, чем вы занимаетесь в течение дня, а также дать пару советов по поводу извлечения максимальной пользы из усилий, прилагаемых вами ежедневно.

Список 1. Что вы успеваете сделать до 10 часов утра?

Бывало ли с вами такое: оглядываясь на прошедший день, вы думаете: «Мне просто не хватило времени!» или «Куда же оно подевалось?» Независимо от того, сколько времени у вас было, сколько встреч вы отменили и как разбивали свой ежедневник на временны́е блоки, пытаясь выделить несколько часов для первоочередных задач, всегда создается впечатление, будто в конце дня работы больше, чем оставшегося на нее времени. Стандартные должностные обязанности занимают весь день, от заката до рассвета (а для многих – от темна до темна!).

Для того чтобы составить такой список, возьмите чистый лист бумаги или используйте пустые строки ниже на этой странице и запишите все, что вы, как правило, делаете до 10 часов утра и что требует ваших времени, энергии и внимания. Начните с самых мелких действий, которые кажутся вам достаточно легкими и незначительными. Держите этот список при себе всю следующую неделю, чтобы в случае необходимости дополнять его.

_____________________

Составляя список, ответьте на вопрос: «Что я делаю с момента пробуждения до 10 часов утра?» Ниже перечислены некоторые пункты такого перечня; их записал один из моих клиентов (обратите внимание, что все они сформулированы в настоящем времени).

1. Просыпаюсь по звонку, нажимаю кнопку будильника – дважды.

2. Проверяю электронную почту на смартфоне (в постели).

3. Просматриваю ежедневник (все еще в постели).

4. Выпускаю собаку на улицу.

5. Включаю в ванной телевизор на новостном канале.

6. Принимаю душ.

7. Одеваюсь, слушаю новости по телевизору в ванной.

8. Еду на промежуточную автостоянку.

9. Слушаю новости по пути на промежуточную стоянку.

10. Сажусь в поезд, чтобы добраться на работу.

11. Читаю новости на планшете.

12. Проверяю электронную почту на смартфоне.

13. Иду с вокзала в офис.

14. Захожу в кафе, чтобы позавтракать, – кофе и рогалик.

15. Прихожу в офис, сажусь за свой стол.

16. Вызываю двух ключевых сотрудников; спрашиваю их, есть ли что-то новое.

17. Просматриваю папку «Входящие» в своем ящике электронной почты, сохраняю или удаляю прочитанные сообщения.

18. Набираю номер, чтобы провести беседу по телефону.

…И далее в таком же духе.

Вам будет достаточно легко записать первые три-четыре пункта. На протяжении следующих нескольких дней носите лист с собой или прикрепите его на видном месте и постоянно дописывайте новые пункты. Не удивляйтесь, если окажется, что до 10 часов утра вы успеваете сделать от 20 до 30 разных дел. Ни один из пунктов списка нельзя считать хорошим или плохим – он такой, какой есть. Это всего лишь те задачи, которые требуют вашего времени на протяжении дня, а также причина того, почему у вас никогда не хватает времени и почему в конце дня у вас всегда больше невыполненных, чем выполненных дел.

Хорошая новость в том, что, когда вы завершите свой список, у вас появится возможность «создавать время». Изменив то, что вы делаете, вы измените то, что получаете в итоге! У вас есть три варианта действий в отношении каждого пункта списка: продолжить делать это, устранить этот пункт или поручить его кому-то другому.

Продолжайте делать это. Вы отрабатывали все утренние ритуалы на протяжении многих лет, может, даже десятилетий. Применив принцип поддержания оптимального темпа при выполнении этого упражнения, вы поймете, что уже живете в достаточно результативном режиме. Следовательно, скорее всего, вы сохраните большинство своих привычек и рутинных действий. Тем не менее внимательно проанализируйте еще раз длинный перечень ежедневных дел, на этот раз отметив галочкой те из них, которые совершенно определенно будете продолжать делать и не станете менять. В идеале это позволит вам определить, что вы можете вычеркнуть из списка.

Удалите некоторые пункты из списка. Повышение эффективности позволяет сократить потерю ресурсов. В одну из первых недель, на протяжении которых я отслеживал свои утренние действия, я понял, что между тем, что я собирался сделать за день, и тем, что мне действительно удавалось, существует огромная пропасть. Раньше я каждый день тратил время на составление списка текущих задач, включая в него больше пунктов, чем в принципе мог выполнить. И хуже всего, что зачастую я прекрасно об этом знал! Одним из внесенных мной усовершенствований было решение прекратить нарушать договор с самим собой. Я настоятельно рекомендую вам перестать брать завышенные обязательства и срывать собственные планы. Вы будете удивлены тем, сколько дополнительной энергии у вас появится.

Теперь, усаживаясь утром за письменный стол и приступая к работе, я фокусируюсь на MIT и очень осторожно подхожу к выбору их количества на день. Не поймите меня неправильно: я всегда готов сделать больше, чем задумано, но не хочу навредить своей репутации. Я выбираю из списка не более четырех пунктов в качестве MIT на каждый день (хотя иногда, когда высокая эффективность и продуктивность очень важны, этих задач бывает даже меньше).

В свое время мой учитель дал мне очень простой совет: «Не заводи будильник, если знаешь, что утром просто отключишь его. Установи сигнал на то время, когда действительно собираешься встать, – и поднимайся! Заключи с собой эту первую сделку за этот день и выполни ее». Я всегда помню этот совет и до сих пор выставляю будильник только на то время, в которое действительно намерен вставать.

Еще одна причина потери времени, о которой я услышал недавно от своих клиентов, – это так называемое «потребление информации». Составляя список привычных действий, вы сможете понять, какой поток на вас обрушивается ежедневно (в печатном, видео– и аудиоформате, интернете, на встречах и т. д.). Зная это, вы поймете, что такое рассеивание внимания мешает вам выполнять свои MIT.

1. Назначьте встречу с самим собой (скажем, через 45 минут) и уйдите подальше от своего рабочего стола (кабинета). Найдите конференц-зал или кафе, где никто из коллег не помешает вам работать.

2. Если вы не можете покинуть свое рабочее место, выставьте таймер так, чтобы он отсчитывал по 15 минут. Разместите его на виду и поставьте перед собой задачу заниматься одним фрагментом проекта только на протяжении 15 минут. (Попросите коллег с уважением отнестись к этим периодам сосредоточенной работы; возможно, они смогут подождать еще несколько минут и не прерывать вас, пока вы не закончите писать отчет или читать материалы исследований.)

3. Подумайте о тех своих коллегах, которые, скорее всего, станут отвлекать вас на протяжении дня, – а затем сделайте это первым! Я имею в виду, что вам нужно найти способ пообщаться с ними, когда у вас будет пауза между периодами напряженной работы. Я обычно прошу обращаться ко мне в случае необходимости в следующие 60 минут или около того, потому что намерен сосредоточенно поработать над чем-то важным затем в течение часа. Часто, дав людям возможность «отвлечь» нас прямо сейчас, мы раньше реагируем на происходящее и даже можем предотвратить кризисную ситуацию, которая могла бы возникнуть впоследствии.