Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее Страница 12

Вспомните о клиенте, список которого я предложил вашему вниманию немного выше; в частности, тот факт, что он использовал смартфон для проверки электронной почты, еще лежа в постели. Заметьте: он ничего не делал с полученными сообщениями; он реагировал на них только после того, как садился в поезд, в котором ехал на работу (каждый день на поездку уходило 40 минут). По его словам, проснувшись утром, он «с головой окунался в повседневную утреннюю рутину, продолжая думать о тех электронных письмах, которые увидел после пробуждения».

Вместе с этим клиентом мы провели пятидневный эксперимент, договорившись, что он будет оставлять смартфон в другой комнате, а для пробуждения использовать будильник. Человек принимал душ, одевался, завтракал и, только уже сидя в поезде, проверял почту.

Сначала мой клиент беспокоился, что упустит возможность поразмышлять о важных делах в самом начале дня. Но все же согласился провести эксперимент и испытать этот метод на практике. Когда я позвонил ему на следующей неделе, он сообщил мне хорошую новость. «Это сработало, Джейсон, – сказал он. – Я поднимаюсь с постели и делаю все свои обычные утренние дела не в таком напряженном и рассеянном состоянии. И гораздо продуктивнее использую время поездки на работу, поскольку у меня ясная голова и я готов работать с электронными письмами». Такое изменение в привычном распорядке дня позволило этому человеку повысить качество жизни (меньше стресса, повышенная продуктивность) до такого уровня, о существовании которого он даже не знал, пока не испытал на собственном опыте.

Какие привычки отбирают у нас энергию или мешают поднять эффективность на следующий уровень? Помните: только поддержание оптимального темпа обеспечивает устойчивое улучшение. Вы не отказываетесь от всего, что делали раньше, и не меняете все сразу. Вы просто сбрасываете скорость, оглядываетесь вокруг, а затем выбираете нужный темп!

Поручите остальное кому-то другому. Признайтесь, вы сейчас думаете примерно так: «Но Джейсон, я должен знать, что происходит каждое утро! Мне нужно проверять электронную почту прямо в постели. Все, что я записываю в список «Что я успел сделать до 10 утра», абсолютно необходимо!»

Поверьте, я вас понимаю. Мне тоже кажется, что цифровой экран постоянно требует моего внимания. Текстовые сообщения, электронная почта и звонки в стиле «есть ли у вас минутка?» – все это способно легко заполнить весь ваш день. Кроме того, по мере возможности я читаю по утрам две газеты: Wall Street Journal и Financial Times. Где бы я ни путешествовал, по стране или за границей, а также когда нахожусь здесь, в Оджаи, я использую эти издания для получения бизнес-новостей о тех сферах, в которых предоставляю консультационные услуги: финансы и технологии.

Тем не менее сейчас я трачу на чтение газет меньше времени, чем раньше. Составляя один из своих списков (что я делаю до 10 часов утра), я понял, что каждый день просматриваю издания в поисках статей конкретных авторов, также отслеживаю (на протяжении нескольких недель или месяцев) те газетные материалы, которые представляют интерес для меня или моего клиента. Даже простой просмотр газет в поисках таких статей отнимал порой от 10 до 15 минут. Теперь я поручаю эту работу исследовательскому отделу.

Кроме того, я использую поисковый сервис, обеспечивающий подборку материалов по темам (в частности, службу «Оповещения Google»). Он осуществляет автоматический поиск в интернете по важным для меня событиям, клиентам и ключевым словам или терминам. Я применяю этот инструмент, чтобы узнать, опубликованы ли новые статьи моих любимых авторов. Кроме того, мне приходят оповещения о компаниях или проектах, которые я отслеживаю. Каждое утро я получаю электронное письмо со ссылками на видео, статьи в газетах или журналах, онлайновые ленты новостей и другие источники, содержащие информацию по интересующим меня темам. Так что, если я хочу прочитать печатную версию той или иной статьи, я знаю, где ее искать. Используя службу «Оповещения Google», я трачу на просмотр новостей несколько минут в день, тогда как раньше это занимало гораздо больше времени. Таким образом у меня высвобождается время на то, чтобы сфокусироваться на выполнении другой, более срочной задачи.

На протяжении года я в сотрудничестве с местными колледжами организую краткосрочные программы стажировки студентов, изучающих развитие бизнеса, предпринимательство и консультирование по вопросам стратегии. Стажеры, принимающие участие в программах, должны делать еженедельный обзор новостей перед всей нашей командой. Они выбирают тему, которую будут отслеживать – это может быть компания, отрасль или конференция, – и на протяжении недели ищут по ней информацию, так или иначе связанную с тем, что мы делаем. После чего мы проводим встречу и обсуждаем результаты их исследований во время телефонной или видеоконференции. Со временем мы меняем формат представления обзоров, – это могут быть письменные документы, слайд-шоу, презентация в PowerPoint и др. Однажды мы даже получили такой еженедельный обзор в Twitter, где каждое сообщение ограничено 140 символами!

Возможно, у вас нет доступа к программе стажировки и студентам, которые помогли бы вам выполнить ту или иную работу, однако, я убежден, оглянувшись вокруг, вы найдете того, кому сможете поручить часть своих дел. Когда я раздумываю над делегированием тех или иных задач, то задаю себе такой вопрос: «Вернет ли мне это 15–30 минут в день?» Если ответ «да», я именно так и поступаю.

На протяжении следующей недели анализируйте свою нагрузку, чтобы определить, что на самом деле вы успеваете сделать. Если вы намерены поддерживать оптимальный темп, то должны решить, какой объем работы планируете выполнить самостоятельно, что прекратить делать и какие задачи поручить кому-то другому. Разумеется, вы должны быть готовы к тому, что при этом придется что-то изменить.

Список 2. Какие инструменты или вспомогательные средства вы используете?

Второй список отправит вас в очень интересное путешествие. Для того чтобы подготовиться к нему, перечислите все инструменты, системы, технологии и устройства, которыми пользуетесь каждый день при выполнении работы. (Обратите внимание, что я употребляю слово «работа» в самом широком значении – «делать что-либо». Будь то личная или профессиональная жизнь, я называю работой все, что требует определенных усилий!) Сначала можете внести в список самые очевидные пункты, а затем на протяжении следующей недели попытайтесь определить, в какой степени вы полагаетесь на соответствующие инструменты и системы при решении стоящих перед вами задач.

Для того чтобы составить такой список, задайте себе следующий вопрос: «Без чего я никогда не выхожу из дома?» Аналогичный вопрос задайте и в случае намерения отойти от рабочего стола: «Чем я всегда пользуюсь во время встреч?» А когда будете складывать чемодан перед очередной короткой поездкой, спросите себя: «Что мне понадобится во время путешествия?» Включите все эти пункты в свой список инструментов. Как и прежде, используйте для этого чистый лист бумаги или запишите в пустых строках ниже.

Примерный список инструментов

• Телефон (другое мобильное устройство).

• Ноутбук.

• Настольный ПК.

• Цифровой фотоаппарат.

• Ручка и бумага (блокнот).

• Корпоративная сеть «Интранет».

• Маркерная доска в кабинете.

• Программа электронной почты (Outlook, Gmail, Lotus Notes и др.).

• Пакет Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel и др.).

После того как составите список инструментов, определите, что из этого перечня сохранить, что объединить, а чем вообще прекратить пользоваться. Нужно ли вам дополнительное зарядное устройство к мобильному телефону дома и в офисе? Если, скажем, вы изучили сочетания клавиш на своем смартфоне, будете ли вы чаще и эффективнее применять их в качестве инструмента ведения бизнеса? Главная цель составления такого списка – выяснить, как использование соответствующих инструментов и устройств сказывается на вашем темпе – ускоряет или замедляет его?

В 1997 году я регулярно общался с ведущим преподавателем, которого попросил быть моим наставником на втором курсе обучения. Мы встречались раз в месяц на протяжении 10 месяцев, чтобы обсудить мои успехи, проблемы, с которыми я столкнулся, а также то, что я намерен делать далее, чтобы стать хорошим учителем. Я прекрасно помню, как однажды вечером, когда мы разговаривали во время очередной встречи, наставник протянул руку через стол и взял у меня блокнот в тот момент, когда я там что-то записывал!

Дело в том, что перед этим он несколько минут наблюдал за тем, как я листаю блокнот в поисках того, что писал в течение прошедшего месяца и о чем хотел спросить наставника на этой встрече. В то время я делал заметки, записывал идеи, составлял списки дел и даже рисовал какие-то каракули в блокноте, который повсюду носил с собой. В нем было все, что мне нужно. Мой наставник взял блокнот, открыл его на первой странице и сказал: «Джейсон, просмотри его с первой до последней страницы и выпиши все свои идеи». Затем он открыл блокнот на последней странице, написал вверху «Мои действия» и произнес: «Просмотри эти записи с конца до самого начала и составь список того, что тебе нужно сделать».