Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее Страница 13

Дело в том, что перед этим он несколько минут наблюдал за тем, как я листаю блокнот в поисках того, что писал в течение прошедшего месяца и о чем хотел спросить наставника на этой встрече. В то время я делал заметки, записывал идеи, составлял списки дел и даже рисовал какие-то каракули в блокноте, который повсюду носил с собой. В нем было все, что мне нужно. Мой наставник взял блокнот, открыл его на первой странице и сказал: «Джейсон, просмотри его с первой до последней страницы и выпиши все свои идеи». Затем он открыл блокнот на последней странице, написал вверху «Мои действия» и произнес: «Просмотри эти записи с конца до самого начала и составь список того, что тебе нужно сделать».

Этот разговор, состоявшийся десять лет назад, изменил мой образ мышления и стиль работы. Сейчас я записываю все свои идеи в блокнот в произвольном порядке и составляю единый список напоминаний о том, что нужно выполнить. И этот метод никогда меня не подводил!

Действительно ли вам все это нужно? Некоторое время назад в ходе работы с одной клиенткой мы обнаружили, что у нее на столе находится три разных маркировочных устройства – она маркировала все свои документы, папки и блокноты. Во время выполнения упражнения клиентка поняла, что ей приходится думать, какую систему маркировки использовать. То, что должно было сэкономить ее время, на самом деле отнимало его. После того как клиентка составила список инструментов и проанализировала свою продуктивность за несколько прошедших дней, она смогла определить, какое маркировочное устройство использует чаще всего (им оказалось наиболее простое в применении). Два других она просто положила в ящик для хранения офисных принадлежностей.

Я также работал с клиенткой, которая организовала сотни (больше 300!) папок в левой колонке почтовой службы Microsoft Outlook. Я понаблюдал за тем, как моя подопечная упорядочивает ящик электронной почты (в котором в тот момент хранилось более 7500 сообщений только в папке «Входящие»), перемещая письма в нужные папки по одному. Посмотрев, как она сохранила 50 сообщений, я высказал ей свое мнение. На то, чтобы открыть, прочитать, закрыть, щелкнуть мышью, перетащить и сохранить каждое письмо в соответствующей папке, требовалось в среднем 32 секунды. Следовательно, на упорядочение пятидесяти сообщений у нее уходило 25 минут. Ей не составило труда подсчитать: поскольку каждый день она получает около ста сообщений, которые следует распределять по папкам, каждую неделю на это занятие у нее уходит 3 часа. И это не считая времени, необходимого для того, чтобы наверстать упущенное и разложить по папкам 7000 писем, до сих пор лежащих в папке «Входящие»!

Я работаю с клиентами, использующими Microsoft Outlook, с 1999 года и не раз наблюдал, как сотни людей применяют эту программу, разочаровываются в ней и пытаются овладеть ее функциями в более полном объеме. Со временем я собрал ряд рекомендаций, призванных сэкономить ее пользователям не одну минуту в день. Таким образом, я рассказал клиентке о ряде специальных свойств Microsoft Outlook (в частности, о правилах и папках поиска), что должно было существенно сократить количество времени, которое она тратит на упорядочивание электронной почты. В итоге на эту работу у нее теперь уходит меньше часа в неделю.

В каждой системе электронной почты есть свои инструменты и функции для упорядочивания корреспонденции. Целесообразно потратить немного времени и денег на то, чтобы пригласить специалиста, который сядет рядом с вами и понаблюдает за тем, как вы работаете. Уверяю, его рекомендации могут сэкономить вам много часов в год! Кроме того, чтобы повысить эффективность работы, полезно тщательнее изучить используемые вами программы. Я никогда не забуду, как разговор за чашкой кофе помог мне сэкономить десятки часов в год. Это произошло однажды утром, во время беседы с одним из моих коллег за чашкой латте в Нью-Йорке.

(Небольшое отступление. Я всегда устраиваю встречи за чашкой кофе в тех городах, где бываю. Вы можете узнать об этом из моих сообщений здесь: www.Twitter.com/JasonWomack. Цель таких встреч – пообщаться с кем-то около часа, познакомиться с новыми людьми, обсудить с ними какие-то темы, а затем браться за работу. Это просто замечательно!)

Во время той беседы за чашкой кофе в Нью-Йорке я рассказал своему коллеге об одном аспекте моих тренингов: как я показываю присутствующим фрагменты из коротких видеосюжетов. (Я большой поклонник TED: эта организация предоставила мне возможность загружать видеоматериалы, размещенные на сайте, прямо на мой компьютер.) Я часто нахожу интересный 20-минутный ролик и редактирую его так, чтобы во время тренинга показывать фрагменты продолжительностью 2–4 минуты, иллюстрирующие мысль, которую я пытаюсь донести до слушателей. Затем сообщаю участникам тренинга ссылку на сайт, где они могут посмотреть весь видеосюжет.

Когда я объяснял коллеге, как это делаю, он сказал, что может дать мне пару советов и показать более простой способ. Раньше у меня уходило от 45 до 60 минут на то, чтобы отредактировать и сохранить один видеоклип презентации в PowerPoint; теперь благодаря его небольшому уроку я трачу на это менее 30 минут. Этот разговор помог мне сэкономить время сразу же, в первую неделю после того, как состоялся. Все, что мне понадобилось сделать, – это рассказать о том, над чем я работаю, и быть готовым учиться чему-то новому. То есть я хочу подчеркнуть, что чем больше вы понимаете те инструменты, которые применяете, тем легче вам будет освоить и другие их свойства, чтобы использовать их максимально эффективно.

Я советую всем своим клиентам выбрать время, чтобы сесть рядом с другим человеком и посмотреть, как он работает. В вашем окружении есть знаток технологий? Понаблюдайте, как он использует цифровые устройства и инструменты. У вас есть коллега, хорошо разбирающийся в электронных таблицах? Пригласите его на обед и попросите дать несколько советов, которые облегчили бы вам работу с ними. Обращая внимание на то, что делают и чем пользуются другие люди, вы можете решить, какие инструменты и системы следует включить в свой рабочий процесс.

В частности, подумайте о таких рутинных задачах, как распечатка нескольких файлов, прикрепленных к электронному письму, сохранение корреспонденции в папках, а также перенос и извлечение информации из вашего ящика электронной почты, ежедневника и адресной книги. Кроме того, изучите все быстрые клавиши и ярлыки, предусмотренные в той программе, с которой работаете. Извлекая максимальную пользу из имеющихся в вашем распоряжении инструментов, вы можете открыть много «окон» в своем рабочем графике.

Список 3. Что вы можете сделать, чтобы отдохнуть, восстановить силы и переосмыслить действия?

Начните это упражнение с перечисления минимум двенадцати вещей, которые помогли бы вам включить в свою жизнь такие занятия, как отдых, восстановление сил и осмысление своих действий. Что расслабляющее, забавное или волнующее вы сделали за прошедшие три-шесть недель?

Помните: эта глава посвящена поддержанию оптимального темпа. Если вы намерены и впредь работать с такой же интенсивностью, необходимо взять паузу, подумать и пересмотреть свой подход к организации рабочего процесса – и это следует делать регулярно. Если вы хотите работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше, вам понадобятся вдохновение, мотивация и энергия, чтобы поддерживать такой темп на протяжении длительного времени!

Возьмите ручку, блокнот и начните составлять список.

_______________________

Идеи по поводу отдыха и снятия напряжения

• Сходить на прогулку.

• Позвонить другу.

• Покататься на велосипеде.

• Выйти на пробежку.

• Поиграть в видеоигру.

• Поиграть в гольф (или любой другой вид спорта по вашему выбору).

• Сходить в поход.

• Заняться рукоделием (вязание спицами, крючком, шитье и пр.).

• Приготовить изысканное блюдо.

• Принять ванну.

• Пойти на продуктовый рынок.

• Сделать массаж или маникюр.

• Провести время с семьей.

Я искренне надеюсь, что вы уделите этому упражнению достаточно внимания. Я сталкивался с двумя самыми распространенными реакциями на это занятие:

«Ух ты, в этом списке есть то, чего я не делал уже достаточно давно, и я просто не понимаю, как могу этим заниматься. Я знаю, что это принесло бы мне пользу, но…»

«Хорошо, я хочу, чтобы в моей жизни было больше занятий, перечисленных в этом списке. Это заставило меня осознать важность улучшения лучшего. Мне пора проанализировать все свои привычки и рутинные действия, а также использовать все те инструменты и системы, которые есть в моем распоряжении, чтобы уделять этим занятиям больше времени, энергии и внимания».

А какова ваша реакция?

Этот последний список призван повысить вашу осведомленность и заставить вас еще раз подумать над тем, что значит для вас работать эффективнее. Он поможет осознать причины желания что-то изменить в себе. Освоить новую технологию или научиться результативнее проводить встречи – этого уже недостаточно. Если вы хотите иметь возможность делать что-либо из третьего списка, вам придется лучше управлять своим временем.