Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 14

Если вы не запомните все сказанное выше, то запомните хотя бы вот что: представляйтесь, повторяйте свой номер телефона, говорите медленно и добавляйте изюминки.

Обуздайте входящую электронную почту

Если вы решили проблему с голосовой почтой, попросив людей писать вам электронные письма, то тем самым перенесли груз с одного ящика входящих сообщений на другой. Но, по крайней мере, на данный момент весь вал сообщений удобно сконцентрировался в одном месте. Теперь вам нужен простой способ справляться с электронными письмами.

Избыток электронной почты, возможно, самый распространенный недуг XXI века. Было время, когда отправление письма стоило усилий и денег. Это было своего рода работой, так что людям приходилось подключать мозги, чтобы что-то отправить. Электронная почта так быстра и проста в обращении, что ваши коллеги, супруг и дети могут запросто сварганить письмо, попросить вас о чем-то и считать, что это они сделали дело. Конечно, они ошибаются, потому что, когда все 100 человек переложат на вас свои проблемы, у вас случится нервный срыв, вы сбежите из социума, поменяете удостоверение личности и проведете остаток жизни, гуляя по берегу Мауи[20]. Прижмите к ногтю электронную почту и верните себе душевное равновесие!

Всегда проверяйте почту только в определенное время дня

Не позволяйте письмам отвлекать вас! Мы терпеть не можем, когда нам пытаются продать что-то по телефону во время ужина, так почему мы спокойно относимся к письмам, которые приходят, когда мы делаем что-то важное? Выключите автоматическую проверку почты и вручную проверяйте ее от одного до трех раз в день. Сообщите всем: если им нужно срочно с вами связаться, электронная почта не поможет. Всего лишь попросив людей приложить усилие – взять телефон и нажать несколько кнопок, чтобы позвонить, – вы одним махом избавитесь от 80 процентов входящих писем.

Те, кому действительно нужно связаться с вами, позвонят. Но если ваш автоответчик попросит их написать вам письмо, люди попадут в замкнутый круг, бесконечно названивая и отправляя письма. Избавьте их от этой участи, определив, как они действительно смогут с вами связаться – по телефону или через голосовую почту, – и откройте им этот путь.

Я использую голосовую почту в качестве крайней меры. По электронной почте люди узнают, что им стоит позвонить, если у них что-то срочное. Если они звонят, когда я занят, то общаются с автоответчиком. Но в приветствии на автоответчике я не прошу их писать мне на электронную почту! Я сообщаю, что перезвоню позже. Освободившись, я первым делом проверяю голосовые сообщения.

Так же как приветствие на автоответчике – инструкция для звонящих, автоматическая подпись в электронных сообщениях может стать инструкцией для тех, кто вам пишет. Вы проверяете свой ящик всего пару раз в день, так скажите об этом, чтобы никто не ждал сиюминутного ответа. Электронная почта позволяет настроить подпись, которая автоматически добавляется к исходящим сообщениям. В этой подписи вы можете рассказать о своих правилах. Моя гласит: «Я проверяю почту один раз в день. Если вам нужен срочный ответ, позвоните!»

Мгновенно отвечая на письма, вы приучаете людей незамедлительно получать ваше внимание, и они начинают ждать этого. На сайте книги вы найдете пошаговое руководство, которое поможет установить автоматическую подпись на большинстве популярных почтовых клиентов.

Отвечайте на электронные письма эффективнее

Частично проблема с электронными письмами заключается в том, что вы читаете их онлайн и после прочтения можете отвечать на каждое сразу. Каждые несколько секунд вы будете отвлекаться на проблемы того человека, от которого только что пришло письмо. Разорвите эту связь, не отвечая до тех пор, пока все вопросы, требующие внимания, не окажутся у вас перед глазами.

Возьмите линованный блокнот и озаглавьте его «Список ответов». Проверяя почту в заранее определенное время (от одного до трех раз в день), пробегитесь по входящим письмам. По поводу каждого сделайте заметку в блокноте: что вы должны сделать или кому должны позвонить. Не отвечайте сразу, даже если на это потребуется меньше двух минут. Сконцентрируйтесь на просмотре писем! Если встретите важную для себя информацию, переместите это сообщение в папку «Важное». Если информация не представляет интереса, удалите ее. Просмотрите все входящие до конца, чтобы составить список ответов. Потом просмотрите список писем, ожидающих ответа, и запланируйте время на обратную связь среди других ваших ежедневных задач.

Если люди используют электронную почту, чтобы переложить свою работу на ваши плечи, когда это в ваших силах, ведите себя так же и переложите свою потребность в вечерних суши на их плечи. CEO[21], с которой я работал, вычитала из зарплат своих сотрудников по пять долларов за каждое электронное письмо, которое от них получала. Удивительным образом поток писем уменьшился, а важность каждого полученного сообщения возросла. И сотрудники тоже были довольны, потому что необходимость напрягать ум привела к тому, что они чаще стали решать проблемы самостоятельно.

Если вас постоянно ставят в копию в письмах, которые вам ни к чему, начните отвечать на них двумя словами: «По адресу?» Конечно, вы объясните, что тем самым делаете одолжение отправителю. Ведь так он может выяснить, что имеет к вам отношение, а что нет. Предварительно объясните, что ваша цель – расставить все по местам, а не критиковать или заткнуть, и сообщите, что будете рады получать письма по вашей теме. Здесь используется тот же принцип, что и с жизненным планом. Мы работаем меньше, выбирая только то, что для нас важно.

Иногда люди отправляют слишком длинные письма. Когда вы получаете от кого-то послание на десяти страницах, ответьте тремя словами: «Да, классная идея». Вы работаете меньше, и пусть остальные привыкают не ждать от вас раздутых ответов. Когда у вас будет свободное время, вы можете ответить в том виде, какой предпочитаете. Мой излюбленный прием для длинных писем – диктовать их ассистенту, который печатает, пока я валяюсь в ванне с пеной, попивая шампанское и слушая Кейт Буш в живом исполнении. К сожалению, у меня нет ванны, я не могу позволить себе шампанское, а Кейт Буш живет в другой стране и не любит перелеты. Так что обычно я отправляю ответы в три слова.

Другой способ не потонуть в болоте писем, ожидающих вашей реакции, – написать ответ сразу, но отложить время отправки на несколько дней. Особенно хорошо это подходит для милого, но совсем не срочного общения. Откладывая отправку ответа на письма, которые идут уже не по первому кругу, вы даете и себе, и своему адресату передышку. А еще так вы приучаете людей не ждать от вас быстрой реакции, что в итоге приучит их писать вам только по важным вопросам и не отвлекать пространными разговорами. На сайте книги вы найдете инструкции и ресурсы, которые помогут вам держать письма в режиме ожидания.

Просто игнорируйте

Какой еще есть способ справляться с переполненным ящиком? Игнорировать письма. Если в ящике что-то важное, вам обязательно напомнят. Поверьте мне. Если электронная почта – не самый любимый ваш способ общения, решите, как вы хотите поддерживать связь, и сообщите об этом другим. Постепенно люди привыкнут пользоваться телефоном или забегать к вам, если им есть что сказать. Это совет для тех, у кого нет проблем с голосовой почтой и кто не против прослушивать сообщения с автоответчика, если это разгрузит входящие в электронном ящике. (Если вы предпочитаете вообще оставаться в недосягаемости, то можете приучить людей не замечать вас. Вряд ли это положительно скажется на вашей карьере, зато при надлежащей медитации и ритуальных песнопениях одиночество, вероятно, поможет вам достичь просветления.) Как бы то ни было, если то, что вам хотят сообщить, не настолько важно, чтобы вырваться из гипнотического мира Microsoft Windows, это определенно не стоит того, чтобы вы тратили время на чтение.

Добиться статуса «Нет новых сообщений» легко до головокружения

Много разговоров ведется о том, как добиться статуса «Нет новых сообщений». Это такое мифическое состояние вашего почтового ящика, когда он пуст. Прошу прощения, если мои слова звучат цинично. Если вам и удастся опустошить входящие, нужно подождать каких-то пять минут, и ящик снова будет полон. Вопрос не в том, как опустошить ящик, а в том, как быстро разобраться с письмами, когда они приходят.

Вот как вы можете держать почтовый ящик пустым:

• выделите все входящие сообщения;

• удалите их.

Готово. Думаете, я шучу? Вовсе нет. Вы можете объявить маленькую e-mail-паузу на неделю. Ссылаясь на идею Лоуренса Лессинга[22], озвученную в журнале Wired, просто удалите все. Затем отправьте стандартное письмо всем, кто вам писал, с таким обращением: «Завал писем оказался слишком велик. Чтобы справиться с ним, я все удалил. Если у вас было что-то важное, пожалуйста, напишите снова». Если вы боитесь, признав свою слабость, потерять репутацию настоящего мужчины, вместо оправданий можно прибегнуть к лести: «Ваши письма чрезвычайно важны для меня. Будьте так добры, продублируйте любые важные сообщения». Несомненно, такая формулировка влечет за собой другие проблемы для настоящего мужчины…