Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 15

• выделите все входящие сообщения;

• удалите их.

Готово. Думаете, я шучу? Вовсе нет. Вы можете объявить маленькую e-mail-паузу на неделю. Ссылаясь на идею Лоуренса Лессинга[22], озвученную в журнале Wired, просто удалите все. Затем отправьте стандартное письмо всем, кто вам писал, с таким обращением: «Завал писем оказался слишком велик. Чтобы справиться с ним, я все удалил. Если у вас было что-то важное, пожалуйста, напишите снова». Если вы боитесь, признав свою слабость, потерять репутацию настоящего мужчины, вместо оправданий можно прибегнуть к лести: «Ваши письма чрезвычайно важны для меня. Будьте так добры, продублируйте любые важные сообщения». Несомненно, такая формулировка влечет за собой другие проблемы для настоящего мужчины…

Если мы с вами похожи, то вы тоже страдаете кошмарами, думая об удаленных непрочитанных письмах. Призрачные электронные сообщения летят сквозь ваши сны, причитая: «Как ты мог отказаться от нас?» Забудьте. Большинство из них совсем не так важны. Я работаю на себя и поэтому знаю, что важно: около пяти процентов входящих писем приносят мне деньги или помогают справляться с текущими задачами. Все остальное можно безболезненно уничтожать. А как быть с письмами друзей, которые пишут не по работе? Очень просто. Я читаю их сообщения, но общаюсь по телефону после работы. Вскоре они привыкают не писать мне.

Вы наверняка боитесь, что обидите людей, не отвечая на их письма. Возможно. А может быть, и нет. У всех нас входящей почты через край, так что многие вас поймут. Многие, но не сверхчувствительная подруга Бернис, которая примет молчание за личное оскорбление, критику ее выбора в одежде и сомнение в ее человеческой ценности. Если вы обнаружите такую Бернис среди отправителей, просто ответьте. Так проще. Иногда вы даже не знаете, что кто-то из друзей может оказаться бомбой замедленного действия, которая вот-вот взорвется. Если кто-то слетает с катушек, потому что вы проигнорировали его письмо, многократно попросите прощения и будьте любезны, насколько вы это умеете.

Вы не можете объявлять e-mail-паузу каждый день. Люди начнут взывать к вашему чувству ответственности. Ничего страшного, просто молчите про паузу, но продолжайте удалять письма. Однако если вы поступаете так каждый день, добавьте еще одно действие:

• откройте «Корзину» и достаньте из нее те сообщения, которые, как вам кажется, вы просто обязаны прочитать.

Большинство из нас просматривают входящие и решают, что удалить. Вот как при этом работает мозг: «Посмотри на все эти письма, с которыми нужно разобраться. Когда я удаляю сообщение, это значит, что я навсегда уничтожаю какую-то информацию. Поэтому удалять нужно крайне осторожно». Когда вы восстанавливаете сообщения, ваш мозг работает совсем по-другому: «Ха, мой ящик пуст. Все эти удаленные сообщения меня не касаются, но я беру под свой контроль те письма, которые восстановлю. Включаем избирательность».

Если у вас сотня входящих писем и вы начинаете удалять те, что не важны, в конечном счете у вас, наверное, останется штук двадцать. Потратив по три минуты на каждое, вы разберете почту через час.

Если же вы удалили все 100 писем и беретесь восстановить важные сообщения, то, скорее всего, достанете из корзины около пяти писем. Потратив те же три минуты на каждое, вы вместо часа посвятите почте 15 минут. Сэкономленные 45 минут дают вкупе до пяти недель в год.

Система удаления и восстановления помогает продраться сквозь завал и оставить только самое важное.

И наконец, вы можете предпринять меры накануне своего отъезда, чтобы не разбирать горы писем по возвращении. Некоторые почтовые клиенты позволяют настроить «отпускное сообщение», которое автоматически отправляется всем, кто пишет, пока вас нет. Сообщите, что вы уехали, а когда вернетесь, удалите все входящие письма, и пусть любые важные сообщения вам отправят снова. Не обещайте прочитать все эти письма или вернуться к ним позже! Вы не можете знать, будете ли в состоянии справиться с таким объемом.

Научитесь правильно писать письма

Нужно не только укротить входящую почту, но и сделать так, чтобы составление писем не становилось пустой тратой времени. Из-за того что почта электронная, мы думаем, что это быстро, но тут мы категорически неправы. Если нужно напечатать больше нескольких слов, это занимает жутко много времени. Я пишу книгу в 80 тысяч слов и знаю, о чем говорю. Да, это быстрее, чем писать на бумаге, но куда медленнее, чем произносить вслух. Если ваше электронное послание достигает трех абзацев, лучше позвоните по телефону, только не затягивайте разговор.

И вместо того чтобы тратить час на письмо, вы потратите две минуты, сообщая ту же информацию по телефону. Только придерживайтесь темы и не бросайтесь злословить по поводу последнего сюжетного поворота в «Главном госпитале»[23]. (Подсказка: этот сериал смотрят уже несколько поколений зрителей, но он никак не заканчивается. Злословие тут не поможет.) Как мы убедились, правильное обращение с автоответчиком помогает ускорить обмен голосовыми сообщениями. То же справедливо и для электронной почты. Мы отправляем массу этих сообщений каждый божий день, но можем тратить меньше сил, оптимизировав написание и отправление писем. Еще мы можем сделать свои сообщения настолько простыми для ответа, что переписка займет буквально несколько секунд.

Выключите проверку орфографии

Мой простой секрет написания электронных сообщений касается автоматической проверки орфографии. Я отправляю массу писем. Когда я печатаю «потоком», увлеченно, опечатки выделяются красным подчеркиванием. Из-за этого я вынужден останавливаться и решать, исправлять их сразу или потом. Это небольшая заминка, согласен, но она прерывает состояние потока, пусть и немного. Со временем пауз становится все больше, так что я решил вообще отключить эту функцию. Именно так: выключите проверку орфографии.

Я открыл эту хитрость случайно, когда на моем почтовом клиенте почему-то не работала автоматическая проверка. Концентрация внимания увеличилась, а написание письма пошло куда быстрее. Теперь моя почтовая программа проверяет ошибки только один раз – непосредственно перед отправкой сообщения, поэтому я могу направить все свое внимание на исправление опечаток, когда письмо готово. Эффект оказался настолько впечатляющим, что я отключаю эту функцию даже в текстовом редакторе, когда набрасываю заметки, готовлю речи и презентации, пишу книги. В этих случаях, правда, нужно не забывать включать автоматическую проверку, прежде чем распечатывать конечный черновик.

Кратко формулируйте суть сообщения в теме письма

Вы начнете быстрее получать ответы на письма, если у ваших адресатов будет возможность отвечать, даже не открывая сообщение. Серьезно. Заполняя строку темы, впишите туда краткое содержание письма. Не описывайте сообщение, а резюмируйте его. Например, если вы отправляете письмо о переносе служебного совещания на следующий четверг, бессмысленно писать в теме: «Служебное совещание». Эти слова ни о чем не говорят.

Куда лучше: «Служебное совещание переносится на следующий четверг». Получателю достаточно одной лишь строчки, чтобы получить ключевую информацию и решить, нужно ли читать все сообщение.

Еще лучше: «Служебное совещание переносится на четверг, 21 августа 2014 года». В ящиках некоторых людей письма лежат неделями. «Следующий четверг», или «через две недели», или «конец сентября» можно понять по-разному в зависимости от того, когда письмо наконец-то будет прочитано. Если вы указываете в письме время, убедитесь, что день и час написаны верно. Просто на всякий случай.

Если в теме письма кратко сформулирована его суть, получатель быстро оценит информацию и ответит вам. Но не всякое письмо можно резюмировать в одной строке. Иногда вам нужно, чтобы кто-то принял какие-то меры, подтвердил время встречи или сделал нечто такое, что потребует определенных усилий. Секрет вот в чем: в теле письма надо указать достаточно информации, чтобы человек принял все необходимые решения и дал максимально содержательный ответ.

Подробно сообщите об удобном времени встречи

Часто вам придется обсуждать удобное время, договариваясь о встрече по электронной почте. Нам всем знакомы эти безумные пляски планирования. Попробуем назначить встречу, которая займет час. Это просто.

Я: Ты свободен завтра? Я – да.

Он: Нет, завтра занят. Давай в четверг.

Я: В четверг не могу. Может, в пятницу?

Он: Давай. В два часа?

Я: Нет, до двух я занят.

Он: Хм, а я не могу после двух. Тогда в следующий понедельник?

Вы можете сократить путь, сообщив всю необходимую информацию в самом первом письме. Тогда вам достаточно будет написать друг другу по одному письму: