Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 22

Мир подкинет вам множество возможностей использовать временной резерв. Если, что маловероятно, вам не нужно будет ничего доделывать, когда придет это время, расслабьтесь и отдохните. Великая катастрофа, вероятно, поджидает за углом, и все будут надеяться, что именно вы справитесь с ней, так что сейчас самое время продолжить читать X-Men[29].

Если вас тянет запланировать резерв в качестве личного времени, не делайте этого. Хотя это время и кажется свободными, это не значит, что вы сможете потратить его на личные дела. На самом деле как раз наоборот – вы оставляете в своем расписании запас времени, чтобы наверстать те упущенные дела, которые иначе отхватили бы кусок вашего личного времени, – и это поможет вам меньше появляться в офисе. Так что ваш временной резерв – это дополнение к личному времени.

Трудности концентрации

Все это подводит нас к вопросу о том, как трудно сосредоточиться. Это момент, когда вы перестаете обманывать себя и принимаете правду о своем рабочем процессе. Ваше сознание любит мультизадачность. Мозг говорит, что ваша работа вынуждает вас заниматься всем сразу. Исследования опровергают эту теорию, так что я буду переходить на личности. Я призываю вас попробовать сохранить концентрацию в течение недели. Придерживайтесь намеченного так же строго, как я тестировал свой КПК в главе о технологиях.

Разделите свою рабочую неделю на административные дни и дни концентрации (дни для души будут призом в случае успешного завершения недели). Распределите все административные и фокусные задачи по соответствующим дням. Сгруппируйте схожие задачи для административных дней и схожие проекты – для дней концентрации. Не забудьте запланировать резервное время. Затем целую неделю на 100 процентов отдавайтесь каждой задаче, до тех пор пока не дойдете до логического завершения. Ведите журнал учета и фиксируйте любые физические измерения объема проделанной работы. Это может быть количество людей, которым вы позвонили, количество заполненных отчетов о расходах, рассортированных бумаг или писем, отправленных потенциальным возлюбленным. Также записывайте, что вы чувствовали в процессе – далась ли вам работа легче, с большим удовольствием и так далее. Заметьте, что если вы хронически совмещаете много задач, то, скорее всего, станете чувствовать дискомфорт первые несколько дней, так как вам будет не хватать вашей привычной «дозы».

В конце недели просмотрите свой журнал. Если вы сделали не так много, проиграли в качестве, получили меньше удовольствия, тогда возвращайтесь к мультизадачности. Однако я уверен, что вы сделаете больше с меньшими усилиями, хотя и представить себе такого не могли. Если я ошибаюсь, то не признаю своей неправоты, но принесу себя в жертву и съем три куска торта из шоколадного мороженого в один присест. Это будет справедливо.

• Уничтожайте отвлекающие факторы, перенося их сначала на бумагу, а затем на специально отведенное время.

• Установите границы и говорите «нет».

• Перестаньте делать все сразу – это не оправдывает себя.

• Сосредоточивайтесь, группируя схожие типы задач или схожее содержание. Выбирайте в зависимости от ситуации.

• Используйте дни концентрации, дни активности и дни для души, чтобы организовать рабочую неделю.

• Группируйте связанные задачи в специально отведенном временном отрезке.

• Никогда не заказывайте муравьев по почте.

Шаг 5

Будьте организованны

Не важно, насколько вы сосредоточены и как систематизировано ваше время, если вы тратите его, роясь в папках, коробках и записных книжках, лихорадочно пытаясь найти номер экстрасенса, от которого надеетесь услышать, как добиться долгожданного продвижения по службе, – потому что в этом случае вы теряете время даром. Если вы неорганизованны, вам приходится запоминать, где находятся нужные вещи, и держать это в голове, что может быть довольно болезненно, когда вы пытаетесь следить за происходящим в любимом реалити-шоу по телевизору. Будучи организованными, вы тратите рабочее время на продуктивные действия, а не ищете инструменты, необходимые для продуктивных действий. Вот почему организованность – пятый по счету и основной шаг на пути к жизни, где работы меньше, а результата больше.

Многие путают понятия «организованность» и «аккуратность». Я не могу назвать себя аккуратным. Уважаемые аккуратисты, ничего личного, но каждый раз, когда вас вижу, то про себя в самых энергичных выражениях критикую ваш гардероб, потому что ужасно завидую – ведь я не могу быть вами. Мне требуется целых девятнадцать недель, чтобы убрать лишнее с глаз долой, и уже три часа спустя мой кабинет выглядит так, словно по нему прошелся ураган. Мой мозг не создан для аккуратности.

К счастью, мой мозг создан для организованности. Организованность – это когда у всего есть свое место и все находится на своих местах, даже то, что не имеет места. Место может обнаружиться в одной из нескольких десятков кип бумаг, заполонивших офис, но когда я знаю, которая кипа бумаг мне нужна, то могу пойти прямиком за тем, что мне нужно, когда это необходимо. В этой главе вы узнаете, как настроить свой мозг на организованность.

Организовать физические предметы просто – с этого мы и начнем. Трюк в том, чтобы суметь быстро привести все в систему, когда кипы бумаг начинают громоздиться друг на друге, – мы научимся с этим справляться. Кроме того, мы познакомимся с инструментами умственной организации. Это позволит справляться с таким количеством дел, что вам придется оправдываться, объясняя коллегам свои сверхчеловеческие способности. Скажите всем, что обрели силу после того, как вас покусала радиоактивная ондатра. Почему-то люди не интересуются деталями. Если же начнут, просто оскальтесь и зафыркайте. В этой главе мы коснемся всего – от наведения порядка в папках с документами до распорядка дня. Я расскажу, как организовать рабочее пространство, многочисленные проекты, процессы, состоящие из множества этапов или зависящие от множества людей, а также мы поговорим об организации времени и путешествий.

Организуйте рабочее пространство

Существует всего один простой принцип организации предметов: найти место для каждого из них. Это может быть кипа бумаг, полка, ящик, зазор между полом и кроватью, шкаф или чулан. Однако я настоятельно рекомендую время от времени избавляться от того, что хранится в чулане. Я люблю использовать стопки. Наводя порядок, я часто в первую очередь помечаю свои стопки с помощью стикеров. Пишите крупными буквами на ярких цветных листках, чтобы ярлыки выглядели симпатично и привлекательно.

Если вы не знаете, куда пристроить какую-то вещь, либо выбросите ее, либо найдите ей место. Если свободного пространства не осталось, избавьтесь от чего-то менее важного, чтобы освободить место. Даже не думайте арендовать склад! Это время и деньги на ветер. И кажется, люди всегда находят там мертвые тела, которые оставили предыдущие съемщики, а это чревато проблемами с законом и раздражающим вниманием СМИ.

Эффективно сортируйте по папкам

Папки – замечательное место для хранения, если речь идет о бумагах, которые там помещаются. Папки идеальны для наведения порядка. Просто положите документ в папку, затем в шкафчик, потом закройте дверку. Вуаля, вы закончили раскладывать бумаги. Но, как и в случае с любой системой организации, вы должны суметь найти то, что однажды спрятали. Убирая вещи, думайте о том, как позже будете их искать.

Я узнал это из своей любимой детской книги From the Mixed up Files of Mrs. Basil E. Frankweiler[30], написанной Элейн Конигсбург.

В книге маленькая девочка Клаудия должна найти документ, доказывающий, что именно Микеланджело – создатель прекрасной статуи ангела, которая хранится в нью-йоркском художественном музее «Метрополитен». У героини есть час времени и комната, до потолка забитая бумагами. Подвох в том, что она не знает, где именно находится доказательство. (Мой друг, большой любитель живописи, обожал эту книгу за то, что дети прячутся в «Метрополитене». Мне она нравилась, потому что там речь шла о стеллажах с документами. Мне на роду было написано стать помешанным на организации. Ну убейте меня.)

Первый секрет успешного распределения по папкам – удачный выбор имени папки. Когда вам нужны определенные документы, важно помнить названия.

Представим, например, что вы злой супергений, намеревающийся захватить мир (наверное, я выдаю свои тайные желания, но будьте ко мне снисходительны). Вы разрабатываете план по созданию машины, с помощью которой устроите Судный день и возьмете мир в заложники. У вас есть и другой план: монополизировать швейный рынок (и больше никакой модной одежды). И конечно, ваш запасной план – создать зомби, которые будут выполнять ваши приказы. Вы можете поместить все эти документы в одну папку, названную «Захват мира». Но это слишком расплывчато. Объясню почему. Представьте, что в продуктовом магазине ваш взгляд упал на банку с суперконцентрированным порошком для оживления зомби. Это склоняет вас к тому, чтобы выбрать зомби-план. Вот вы приходите домой и приступаете к осуществлению своей подлой задумки. Но всякий раз, когда вы достаете папку, вам приходится перебирать записи о бомбах для Судного дня и швейном рынке, смешанные с документами о зомби. Какой бардак!