Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 23

Проблема в том, что название папки охватывает слишком много. Вам нужны отдельные папки – по одной для каждого плана. Лучше всего было бы завести три папки с тремя названиями: «Механизм для Судного дня», «Захват швейного рынка» и «Создание зомби». Тогда, взяв папку, вы найдете в ней только ту информацию, которая посвящена актуальной для вас теме.

Но не увлекайтесь конкретизацией! Если вы разделите папку «Механизм для Судного дня» на папки «Посмотреть “Доктора Стрейнджлав”[31] для вдохновения», «Идеи по поводу механизма для Судного дня» и «Списки материалов для создания механизма для Судного дня», значит, вы просто «размажете» материалы по многочисленным папкам и потом вам придется достать их все, чтобы сделать хоть что-то. Будьте вполне конкретны, чтобы не включать посторонний материал, и смотрите достаточно широко, чтобы каждая папка содержала все, что вам нужно для работы по теме.

Даже когда ставки не так высоки, как в случае с мировым господством, деление на папки имеет большое значение. Когда я только начинал свой бизнес, у меня была всего одна папка для моего дизайнера. Каждый раз, когда мы работали вместе, все материалы, которыми мы обменивались, направлялись в эту папку. Папка стала толще, чем белка, затаившаяся на ореховой ферме. В конце концов, я справился с этим, заведя свою папку для счетов и по отдельной папке для каждого проекта, где хранились концепции рекламных кампаний, расписания и планы относительно этих проектов.

Отправляя документ на хранение, спросите себя: «Когда он может мне понадобиться?» Потом поинтересуйтесь: «О чем я, скорее всего, подумаю в тот момент?» И разместите документ в соответствии с этим.

Например, я провожу тренинги и выступаю с лекциями. Раньше я складывал записи выступлений в папки с именами своих клиентов. Если лекция называлась «Опра или Якокка: становление сильного лидера» для компании Widgets, то я хранил документ в папке: «Widgets – Опра или Якокка». Пока я работал с Widgets, все было в порядке. Я всегда находил материал.

Прошли годы. Кто-то позвонил мне и сказал: «Я знаю, что ты однажды выступал с лекцией “Опра или Якокка…”. Не мог бы ты прочитать ее в моей компании?» Никто из нас не помнил, где я выступал. В архиве материла не было ни под буквой «О» – Опра, ни под буквой «Л» – лидерство. Ой! Куда же я мог его положить?

Когда мне, скорее всего, понадобится этот документ? Когда позвонят из Widgets и скажут: «Пожалуйста, отправьте нам раздаточный материал с этой лекции». Или если кто-то другой позвонит и скажет: «Можешь прочитать свою лекцию про Опру и Якокку?» Или если кто-то еще позвонит и скажет: «У тебя есть лекции на тему лидерства?» Полагаю, еще этот материал может понадобиться, если спросят: «На какие темы у тебя есть готовые лекции?»

Получается, мне стоит хранить материал в нескольких разделах: под буквой «W» – Widgets, «О» – Опра, «Л» – лидерство и «Г» – готовые лекции. Но иногда клиенты меняют имена в соответствии с текущими задачами, поэтому архивирование под буквой «О» – не лучшая идея, ведь имя может поменяться. Вот мое решение проблемы: папка с лекциями получает заголовок «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». И я приклеиваю к папке Widgets листок c указанием: «Читал для этого клиента лекцию на тему лидерства “Опра или Якокка…”».

Так, все мои лекции хранятся вместе в определенном отделении картотечного ящика. Я знаю, что могу найти материал для выступления, поискав в отделении с обозначением «Готовые лекции». Внутри каждого отделения документы распределены по тематикам, а те следуют друг за другом в алфавитном порядке. В данном случае мне нужен раздел «Лидерство». Вдобавок я пишу на ярлыке название лекции – для тех случаев, когда мне нужно найти материал по его заголовку.

Если вы архивируете документы, которые могут понадобиться, по такому принципу, то работать с ними значительно легче. Давайте резюмируем: систематизируйте материалы согласно тому, когда вам понадобится эта информация и о чем вы станете думать в тот момент. Пусть тема каждой папки будет достаточно широкой, чтобы хранить в ней все, что может вам понадобиться, но и достаточно узкой, чтобы не пришлось продираться сквозь массу постороннего материала. Если у вас есть документы, которые можно отнести сразу к нескольким разделам, используйте метки с иерархией значений, как в моем примере: «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». С помощью клейких листочков делайте перекрестные ссылки на другие места, где может использоваться материал.

У миссис Базиль Франквайлер действительно было доказательство происхождения статуи из музея «Метрополитен». И оно было размещено так, что Клаудия легко могла бы найти его, если бы только она мыслила так же, как миссис Франквайлер. Справилась ли героиня с задачей… что ж, прочитайте книгу и узнайте ответ.

Если сомневаетесь, выбрасывайте

Когда вы понимаете, что не будете использовать что-то в будущем, не кладите это в папку и не складируйте – просто отправьте на свалку. Ваш мозг в ответ поднимет дикий шум. Наше сознание – пережиток тех времен, когда мы жили на деревьях и ели бананы, – любит хранить вещи. Мы эксперты в создании фальшивых доказательств того, что это необходимо. Давайте уничтожим эти оправдания прямо сейчас, чтобы начать наводить порядок.

«Я боюсь, что однажды это может мне понадобиться». Покупая газонокосилку с караоке, вы были уверены, что она вам просто необходима. «Если я избавлюсь от нее, то позже она мне понадобится, – думаете вы, – может быть, я даже умру без нее!» Нет, не умрете. Создайте папку под названием «Выброшенные вещи, которые могут однажды понадобиться». Сфотографируйте любимую газонокосилку, положите снимок в папку, а саму вещь продайте или выбросите. На фотографии запечатлены марка, номер модели и внешний вид. В крайне маловероятном случае, если вам понадобится скосить траву, придите с фотографией в магазин бытовой техники, и вам продадут точно такую же машину – вы и глазом не моргнете. То же самое вы можете проделать даже с книгами. Я читаю книгу, нахожу ее великолепной и избавляюсь. Но не раньше, чем сохраню название и автора в папке «Книги, которые могут снова мне понадобиться». На сегодняшний день я купил повторно не больше трех книг[32].

«Но это дорого мне как память!» Я теряю голову от сантиментов. Этот засушенный в пятом классе цветок, подаренный мне моей одиннадцатилетней возлюбленной, чье имя я даже не могу вспомнить? Конечно, я должен хранить его вечно… Нет! Эмоции – всего лишь оправдание для памяти. Если однажды вас настигнет болезнь Альцгеймера, вы все равно ничего не вспомните. Сфотографируйте и избавьтесь от хлама.

Обязательно храните особенные вещи, но знайте границы. Кукла, которую мама сшила вам собственными руками? Оставьте. Кукла с имитацией всех анатомических подробностей, которую мама вам купила? Скормите ее земляным червям. А если найдете нестираный наряд, сохранившийся со знаменитой вечеринки после выпускного класса? Сожгите его. И не важно, как сильно запах заставит вас ностальгировать по былому. Пригласите друга, который может быть критичным и решительным, и попросите помочь сортировать вещи. Вы не можете доверять такие решения самому себе, потому что слишком привязаны к этим вещам. Пусть к вам приедет друг Брайан из буддийского монастыря, где он учится у далай-ламы. После десяти лет духовной практики он достаточно беспристрастен, чтобы быть объективным.

Вот потенциальные вещи на выброс:

• Любая кипа бумаг, на которую вы не обращали внимания последний год. Попросите друга бегло просмотреть бумаги и достать что-нибудь действительно важное. Находки вас поразят: «Так вот где было уведомление о проверке из налоговой! И все три письма-напоминания тоже. Круто!»

• Старые книги. Любые книги, которые вы не читали несколько лет, отправляются в библиотеку. «101 способ применения дохлой кошки» была уморительным чтивом в ваши шестнадцать. Пора двигаться дальше.

• Коробки, которые вы собирались распаковать, когда въехали сюда пятнадцать лет назад. Если вы откроете их, темные силы ностальгии дадут вам повод все сохранить. Вывезите их прочь. Сейчас.

• Все, что лежит под вашей кроватью и не наделено даром речи.

Вот увидите – очистив немного жизненного пространства, вы почувствуете себя освобожденными, вам будет легче дышать, и вы, кроме прочего, вспомните, какого цвета ваш ковер.

Быстрее убирайте все по местам

Когда вы выбросите ненужные вещи, останется еще одно небольшое дело – разложить все по местам. Так как мы заботимся о том, чтобы работать меньше, давайте будем очень-очень ленивыми. Раскладывайте вещи быстро и легко, немедленно перемещая их туда, где они должны быть. Если что-то прерывает наведение порядка и не может быть убрано на место прямо сейчас, зафиксируйте это на бумаге. В итоге ваши записи станут личным планом порядка в новом мире, где все благополучно отправлено на свои места. А позже вы заставите реальность соответствовать вашему генеральному плану[33].