Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 25

Предположим, что вам нужно навести порядок в комнате, но через 45 минут у вас очень важная встреча, а работы гораздо больше, чем на 45 минут. Вы видите носки, выглядывающие из-под портфеля. Они подмигивают вам с пола, с письменного стола, с абажура. Носки. Даже не пары носков, а просто носки. «Носки», пожалуй, неплохая категория. Вы можете предварительно определить, что все носки отправляются в большую кучу посреди комнаты. Полностью закончив уборку, вы можете найти каждому носку пару, постирать их и куда-нибудь положить. Вы наметили план сортировки заранее, поэтому, найдя носок, знаете, что с ним делать: положить в кучу. И вы знаете, что потом делать с самой кучей.

Кроме того, повсюду разбросана мелочь. Заранее решите, что ее место – в пластиковой коробке. Мелочь отправляется прямиком в контейнер Tupperware[35]. Когда-нибудь вы доберетесь до гигантской машины для обмена мелочи в продуктовом магазине. Вы дадите ей 2 тысячи долларов по одному центу, а взамен получите 1800 долларов купюрами. Как ни крути, выгодный обмен.

Возможно, вы обложены квитанциями. Только два вида чеков имеют ценность: те, за которые можно получить налоговый вычет или списать на представительские расходы, и те, по которым можно вернуть товар в магазин. Заблаговременно приготовьте два конверта: «чеки с налоговым вычетом» и «чеки для возможного возврата». Любая найденная квитанция отправляется в соответствующий конверт. Те, что не подходят ни к одной категории, вы выбрасываете.

Я описал свои категории вещей. Ваши могут отличаться. Вдруг у вас есть коллекция винтажных сумочек и нужно решить, станет ли частью этой коллекции обеденный контейнер для суши, украшенный стразами, или это просто неудачное последствие обеда с тремя мартини? Заранее принятые решения помогут оптимизировать процесс, поэтому если вы можете посвятить всего 30 минут наведению порядка, который требует двух часов, то вы уже знаете, куда девать вещи, чтобы легко продолжить и закончить это дело, когда у вас появится такая возможность. Вы экономите время, принимая решения лишь однажды, а не по каждому частному случаю. Кроме того, когда все решения уже приняты, вы можете совершить реальные действия в паузы, которые иначе были бы потрачены впустую.

Прежде чем вы приступите непосредственно к уборке, пройдитесь по комнате с блокнотом. Не записывайте отдельные предметы – обозначьте категории вещей, к которым можно применить какой-то общий принцип. Если вы видите то, что ни к чему не подходит, подумайте несколько минут и все же определите категорию, в которую можно отправить этот предмет. У вас получится примерно такой список.

[36]

Прежде чем притронуться к чему-либо, решите, что вы собираетесь сделать с каждой категорией вещей. Запишите это, чтобы не хитрить и не делать исключений для вещей, которые исключений не заслуживают.

Затем начинайте действовать. Я использую принцип организации на бумаге для электронной и бумажной почты, сортировки книг, разгребая кучи, которые изжили себя (да, я знаю, в какой стопке то, что мне нужно, но это не значит, что мне известно все содержание данной стопки), приводя в порядок машину, отправляя на склад снаряжение для кемпинга и соотнося виды работ со способностями моих зомби-воинов. Простая хитрость в виде перекладывания трудных решений на бумагу позволяет в два счета сосредоточиться на организации. Наведение порядка становится проще, а время, которое раньше вы тратили на поиски нужных вещей, теперь может быть отведено для чего-то более важного. Например, вы можете стать членом клуба дегустаторов вин, или дегустаторов скотча, или клуба дегустаторов липкого скотча.

Как бы мое эго ни противилось это признавать, наступит момент, когда вы перестанете следовать моим великолепным советам по организации и обнаружите, что пытаетесь закончить несколько срочных проектов, находясь в невероятном хаосе из документов, книг, папок, электронных и бумажных писем, голосовых сообщений и других вещей, имеющих отношение к каждому проекту. Так как условлено, что проект должен быть завершен к завтрашнему дню, у вас попросту нет времени послушаться моего совета и тщательно навести порядок. Но вы и не можете закончить работу, когда кругом такой хаос. Секретное оружие в борьбе за порядок очень простое – фильтр.

Если перебирать вещь за вещью, решая, что делать с каждой, это займет у вас вечность и сожжет все умственные силы. К счастью, есть более удачный способ взять то, что вам нужно. Он основан на малоизвестной, но мощной суперсиле вашего мозга – способности к фильтрации. Фильтрация вещей – гораздо более простой процесс, чем сортировка и распределение по категориям. Во время фильтрации мозг сосредоточен на чем-то одном, даже когда на вас обрушился хаос. С ее помощью вы легко спасете положение.

Свалите все, с чем вы сейчас работаете, в одну большую кучу. Думайте о своем проекте, просматривайте кучу и вытаскивайте все, что относится к проекту. Например, настройте свой умственный аппарат на работу с проектом «Кормить домашнего питона Елены, пока она в отпуске». За несколько минут вы можете выделить все необходимое для работы: телефонное сообщение от ветеринара, электронное письмо с напоминанием о графике кормления и живых мышей, которые должны быть скормлены змее. (Мышей найти очень легко. Коробка, в которой они находятся, снабжена картинкой, на которой девочка аккуратно держит мышь, а подпись ниже гласит: «Меня любят». Как это мило!) Оставьте все остальное в неразобранной куче и отфильтруйте только то, что нужно, когда это вам понадобится.

Приведите в порядок свои мысли

Вы сделали еще один шаг к будущему, где меньше работы, приведя в порядок офис и дом. Теперь там уютно, чисто, все на местах, и вам не придется тратить время в поисках нужной ручки. Теперь вы точно знаете, где она, потому что рассортировали все ручки по цвету, диаметру наконечника, типу чернил и толщине стержня (я опять о себе?). Но это еще не все. Предметы не останутся лежать на своих местах, если вы не приведете в порядок мысли, чтобы поддерживать порядок. Самая сложная организационная работа происходит там, где никто этого не видит: в вашей голове. Вы думаете, это ваше рабочее место пребывало в хаосе? Спасибо, что мы не можем видеть, в каком беспорядке находятся наши мысли. На этом фоне захламленный офис выглядит безупречным.

К сожалению, я как раз баловался своими рентгеновскими очками, пытаясь собрать все 24 стороны гиперкуба Рубика, когда взглянул в зеркало. Позже несколько сотен часов психотерапии помогли мне осознать, что мой мозг не создан для одновременного отслеживания большого количества действий.

Однажды, когда я смогу позволить себе помощников, у меня будет бойкий ассистент по имени Окра, который будет держать все в голове вместо меня. А до тех пор я буду использовать подручные средства, чтобы справляться с трудностями жизни в XXI веке. Мое любимое – миллиметровая бумага[37]. Это универсальный инструмент, который помогает в любом деле! Я видел, как с ее помощью намечают план, отслеживают успехи разных команд в игре «Мусорщик идет на охоту»[38], организуют трехдневное интерактивное театральное действо с двумя сотнями участников, регулируют годовые программы в школе йоги и следят, чтобы все восемь близнецов были накормлены и одеты в сухое.

Используйте миллиметровку, чтобы поддерживать порядок

Хотите знать, как именно миллиметровая бумага способна изменить вашу жизнь и помочь поддерживать порядок в делах? Позвольте объяснить, как ею пользуюсь я. Я отвечаю за три студенческих проекта, где участвуют 22 студента, три преподавателя и четыре спонсора, которые сотрудничают с 16 или 17 администраторами по трем разным вопросам. Мне нужно отслеживать эти четыре проекта – что может быть проще?

Дрессировать рыб – вот что может быть проще. Меня легко сбить с толку.

Когда я был маленьким, то отличал маму от папы, потому что у одного из них была борода. Я не был уверен, у кого именно, но хотя бы мог просто их различать.

Все началось легко и просто. Я подготовил описание проекта для первой группы и отправил его. Потом взялся за описание для второй группы, но мне позвонил преподаватель третьей.

Мы обсудили проект его группы, после чего я нечаянно послал описание проекта группы номер два администратору группы номер один.

Потом мне нужно было вернуться ко второму проекту – или это был первый, – чтобы помочь студентам запланировать встречу с их администраторами. Хм, с которыми администраторами? Я думал, что администратор, с которым я только что разговаривал, занимается вторым проектом. Или первым. Или третьим. Или… черт побери!

Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.