Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 26

Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.

Так как проекты были похожи, я запутался – что уже сделано по каждому из них. Решение пришло в виде моей верной миллиметровой бумаги. Той, у которой одна колонка широкая, а остальные узкие.

В каждой строке я написал названия студенческих групп. Чтобы сохранить конфиденциальность, назовем их «Пантера», «Буйвол» и «Хрюк».

В заголовках к колонкам я указал этапы, которые нужны для работы каждой группы: подготовить описание проекта, подготовить администраторов, утвердить расписание. Этапов было гораздо больше, но суть вы уловили.

Когда определенный этап для конкретной группы оказывался завершен, я просто ставил галочку на пересечении группы и этапа.

Когда преподаватель «Хрюка» прервал телефонный разговор с «Пантерой», во время которого мы обсуждали описание проекта, я мог поставить галочку в клетке на пересечении строки «Хрюк» и колонки «Утверждение расписания», чтобы не забыть и позже не начать делать это заново. Потом, когда я закончил с описанием для «Пантеры», то мог отметить это в соответствующей клетке. Было достаточно одного взгляда, чтобы понять, какие этапы для какой группы еще не завершены.

Иногда приходится отслеживать информацию в режиме «проект за проектом». В этом случае я объединяю несколько колонок и записываю данные прямо на разлинованном листе. Так как у каждой группы свое еженедельное расписание, я создаю колонку с заголовком «Время встречи» и просто записываю время в соответствующей строке.

Я часто составляю такие сетки на замечательной миллиметровой бумаге, о которой говорил выше. Но если вы настолько привязаны к своему компьютеру, что пользуетесь солнцезащитным кремом, дабы защитить свою белоснежную кожу от ожогов, которые может нанести излучаемый монитором свет, то попросту используйте программу для электронных таблиц или текстовый редактор. Но, пожалуйста, сделайте мне одолжение и не тратьте слишком много времени, меняя размеры колонок. Компьютер – инструмент, а не ваш электронный повелитель.

Такие сетки можно использовать не только для работы с проектами, но каждый раз, когда у вас есть один и тот же набор задач, которые вы должны решить при участии других людей.

Если вы задались целью приглашать сотрудников в свой кабинет, чтобы получать их одобрение и возвращать себе уверенность в собственной человеческой ценности, это вы тоже можете организовать с помощью таблицы. Строки будут озаглавлены именами ваших коллег, а колонки – этапами плана построения отношений: встретиться с каждым, найти общие интересы, посоветовать умную книжку, выучить его второе имя, обменяться историями о трудном детстве, а потом у вас будет замечательная беседа в отделе кадров, где вы втроем обсудите недопустимость вмешательства в частную жизнь.

Пример сетки для отслеживания нюансов аренды квартиры

Группа арендаторов могла бы использовать такую сетку, чтобы отслеживать, что им еще нужно сделать для съема квартиры.

Отмеченные клетки в первой колонке относятся ко всей группе, остальные – к отдельным арендаторам.

Используйте готовые формуляры, чтобы систематизировать информацию

Иногда нужно систематизировать больше информации, чем способны вместить простые клетки для галочек. Информации тоже нужно свое место. Ваш мозг способен одновременно удерживать всего от пяти до девяти фактов, поэтому его не назовешь самым удачным местом для хранения информации со множеством нюансов. Когда вы собираете данные о чем-то содержащем множество изменяемых параметров, создайте таблицы для систематизации всех сведений.

В правильной таблице есть место для всей информации, которая понадобится, чтобы выполнить задачу, ради которой она, собственно, создавалась. Это работает как опросный лист: все пробелы напоминают о том, что еще остались данные, которые нужно выяснить, и вместе с тем это памятка о сведениях, которые вам уже удалось добыть. Также это инструмент совершенствования. Когда в процессе использования таблицы выясняется, что не хватает важной информации, вы добавляете графы, и в следующий раз таблица напомнит, что именно вам еще необходимо.

Лучшие таблицы – те, которые вы сделали сами, потому что они идеально отвечают вашим потребностям. Например, когда я еду читать лекцию, то обычно остаюсь в другом городе всего на несколько часов. В первый раз я радостно вскочил в самолет и прибыл в Хобокен[39]… чтобы осознать, что не имею представления, должна ли принимающая сторона встречать меня в аэропорту или мне стоило взять машину напрокат. Я не знал даже, нужно ли мне было идти на ужин, предваряющий выступление, или достаточно было появиться непосредственно перед лекцией.

Вот ключевые особенности создания правильной таблицы:

• Подготовьте место для всей информации, которая, по вашему мнению, пригодится.

• Оставьте немного пустого места для заметок в свободной форме на случай, если что-то вы не предусмотрели. Позже для сведений такого рода можно добавить свои графы к таблице.

• Дайте заголовки для каждой графы, чтобы знать, к чему относится указанная здесь информация. (Знаю, что это кажется очевидным. Подыграйте мне. Раньше, готовясь к поездке, я записывал телефонные номера безо всяких опознавательных знаков. Это номер принимающей стороны? Компании по аренде автомобилей? Отеля? Обозначения для каждой графы спасают положение!)

Постепенно я разработал таблицу, которая позволяет уместить на одной странице всю необходимую мне информацию (см. далее).

Больше всего такие таблицы пригождаются, когда вам нужно систематизировать какую-то информацию снова и снова. Вы можете подготовить таблицы, чтобы контролировать отдельных зомби в своей армии мирового господства, потому что вам необходимо отслеживать одни и те же данные, относящиеся к каждому из нескольких тысяч солдат-зомби. Для однократного мероприятия, такого как монополизация мировой модной индустрии, возможно, полезно будет подготовить одну или две таблицы, но нет необходимости слишком детально разрабатывать их структуру. Если вы однажды захватите господство в мире моды, вам уже не нужно будет делать это снова.

Достаточно объявить конкурента напрочь лишенным вкуса, и вы снова в победителях. Если для рекламной кампании вы захотите позаимствовать мои хипповые футболки, нужно только попросить.

Используйте папки с файлами, чтобы отслеживать жизнь предметов

Таблицы помогают систематизировать информацию. Но как насчет вещей, с которыми связаны все эти дела? Выше мы говорили о папках как местах хранения для документов, которые мы хотим отложить, чтобы вернуться к ним позже. Однако те бумаги, которые находятся в работе, нельзя разместить по архивным папкам, так как они находятся в движении. Вы можете использовать папки разными способами, в том числе чтобы упорядочивать текущие документы. Под текущими документами я подразумеваю те бумаги, которые двигают дело вперед. Как и арендаторам, которые управляются с десятком разных типов бумаг, вам нужен способ содержать все дела в порядке. Часто работа требует управления массой документов. Представьте, что вы школьный учитель, который получает по 125 письменных работ каждый день – по 25 от пяти разных классов. Папки – подходящий инструмент в том числе и для упорядочивания текущих документов. Вы только посмотрите.

Вам нужно произвести действия со всеми письменными работами. Возможно, вы читаете их, оцениваете, пишете комментарии или скармливаете своей собаке (самое время учителям говорить в качестве оправдания: «Моя собака съела твою работу»). Когда вам нужна определенная работа, вы можете задать себе один из следующих вопросов: «Где непроверенные работы, которые нужно оценить?», «Где проверенные работы, которые нужно раздать ученикам?» и «Где работы, которые нужно перепроверить?»

Эти вопросы формируют порядок действий, которые нужно предпринять по отношению к каждой ученической работе. Вы собираете их, затем оцениваете и раздаете. Некоторые работы требуют повторной проверки, поэтому вы перечитываете их, прежде чем вернуть ученикам.

Вот решение: возьмите три папки. Надпишите их: «Оценить», «Раздать» и «Перепроверить». Собрав работы, положите их все в папку «Оценить». Оценив работу, переместите ее в папку «Раздать» или, если считаете, что должны перечитать ее позже, – в папку «Перепроверить».

Теперь вы всегда точно знаете, на какой стадии находится каждая работа, так как она лежит в папке, название которой подсказывает, что вам делать с ее содержимым. Когда вы в рабочем настроении, возьмите папку «Оценить» или «Перепроверить» и приступайте к делу.