Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 28

• Распределяйте бумаги по папкам, думая о том, как вы собираетесь их найти.

• Для более быстрого наведения порядка в вещах запишите все, что нужно сделать, на бумаге, а затем уберите все по местам в один заход.

• Упорядочивайте свои мысли и нужную информацию с помощью миллиметровой бумаги, сеток и таблиц.

• Планируйте каждый день в соответствии со своими биологическими часами.

Шаг 6

Перестаньте разбрасываться временем

На данный момент вы уже знаете свое жизненное предназначение, закрыли невообразимо-важную-страницу в социальной сети и выключили свой телефон, исключили внешние отвлекающие факторы, сосредоточились и теперь действительно можете заняться работой. Что же еще может пойти не так?

Что ж, если у нас с вами есть что-то общее, вы можете закрыться в одиночестве в комнате, где нет ничего, кроме работы, которую нужно сделать, и трудиться до изнеможения, но при этом все равно видеть, что работаете больше, а успеваете столько же. Проблема в том, что даже при полной концентрации вы можете попусту тратить время, и тут наступает время для шага номер шесть.

Существует несколько простых способов тратить время. Вы можете заниматься тем, что считаете работой, хотя это и не работа вовсе. Можете делать то, что не обеспечивает наилучшей отдачи. Можете увлечься, делая гораздо больше, чем требуется. Вы можете принимать решения, которые потребуют в десять раз больше времени на исполнение, чем нужно. И вы можете застрять из-за элементарных преград на вашем пути, которые никак не удается преодолеть.

В этой главе мы прорвемся через все перечисленные пожиратели времени. Когда вы будете готовы двигаться вперед, то сможете завершать больше дел и добиваться большего прогресса ценой гораздо меньших усилий.

Убедитесь, что то, чем вы занимаетесь, – действительно работа

Иногда то, что мы называем работой, является ею сегодня, но перестает быть завтра. Со временем работа меняется. То, что сегодня – работа, завтра – потеря времени. Когда в 1950-е годы Уоррен Баффетт начал предпринимательскую деятельность, вложение 10 тысяч долларов было для него серьезным решением. Теперь, когда на его фоне богатейший из богатых выглядит бедняком, любая сделка, связанная с суммой меньше нескольких сотен миллионов (если не биллионов) долларов, – не лучшая трата его времени. Он не стал бы воспринимать вложение размером в 10 тысяч долларов как работу. По его мнению, это одна из форм легкомыслия.

Работа – это любое занятие, которое наилучшим образом соответствует вашим целям на сегодняшний день. На вашем первом рабочем месте не требующая больших умственных затрат проверка документов с последующей сортировкой их между папкой А и папкой Б – возможно, большáя часть работы. Но как только вас заметит президент компании, отвечающий за работу с заместителями, вас повысят до менеджера. Перейдя на эту позицию, вы решите, что лучше кому-то другому заниматься бумажками, а ваше самое работоспособное время стоит посвятить уточнению целей команды, приведению действий в соответствие со сверхзадачами компании и контролю над тем, чтобы у ваших прямых подчиненных было все, что им нужно для работы. То, что на предыдущем месте вы называли «странной чепухой, которой менеджеры занимаются весь день», теперь вы называете работой. Если работа меняется, а вы – нет, вы будете тратить время, перепроверяя документы, вместо того чтобы прояснять цели, общаться и пасти своих подчиненных, которые ведут себя как кошки, – именно это должно составлять основную часть вашего рабочего дня. Дальше, если вы хотите закончить работу, вам придется пожертвовать для этого личным временем.

Между тем прежняя работа должна быть сделана. Но только вы должны разучиться ее делать. Прежде чем разучитесь, научите этому кого-то другого. Тогда его сегодняшняя работа станет вашей вчерашней, а вы сможете сосредоточиться сегодня на сегодняшней работе, чтобы завтра делать завтрашнюю сегодняшнюю работу, и ваше завтра будет посвящено тому, что позже станет вчерашней сегодняшней работой. Это так просто!

При появлении любой новой работы всегда надо заново определять, что значит для вас работать. То, что было работой на предыдущем месте, возможно, уже теперь перестало ею быть, если только это не часть ваших новых обязанностей. Если старая работа не делается и вы хотите это исправить, лучшее решение – найти того, кто этим займется.

Используйте принцип 80/20, чтобы перестать разбрасываться временем

Просто заниматься сегодняшней работой недостаточно. Продолжать работать и делать что-то, но работать меньше означает выбирать те задачи, решение которых наиболее важно для достижения ваших целей. Бернис отвечает за подготовку нашего ежегодного совещания руководителей. У нее тонкий дизайнерский вкус и обаяние, которое только усиливается, если она регулярно пользуется ополаскивателем для рта. Она создана для организации мероприятий. К сожалению, Бернис обожает заниматься флористикой и не слишком увлекается сложной организацией авиаперелетов для участников совещания. Украшение помещения цветами – действительно часть необходимой работы. Но собрать руководителей на совещание важнее. Не будьте Бернис! Направляйте свои силы на самое главное, используя закон 80/20.

Чтобы показать, почему этот принцип важен, давайте присмотримся к успеху Home Shopping Network[40]. Этот бизнес остается прибыльным вовсе не благодаря среднестатистическим покупателям вроде меня – я всего лишь покупаю украшение для волос с искусственными бриллиантами раз в пару лет. Их доход держится за счет маленькой группы людей, которые покупают сотни вещей каждую неделю. Если эта компания хочет сбыть свой продукт, сеть должна перестать думать обо мне и моих украшениях для волос (это трудно, я знаю) и тратить время на обдумывание способа продать очередную собачью подстилку милой Бернис, у которой их уже семнадцать – самых разных расцветок.

У этого принципа есть имя. Он называется законом 80/20, или принципом Парето, суть которого состоит в том, что большинство событий вызвано минимальным количеством причин. Несколько покупателей обеспечивают большую часть вашей прибыли. Ваши лучшие сотрудники делают столько же, сколько все остальные вместе взятые. И скорее всего, ваше ощущение счастья и понимание смысла жизни обусловливается малой долей того, как вы проводите свое время.

Это хорошая новость! Это означает, что, когда вы смотрите на свой жизненный план (или даже просто на текущие рабочие цели), большая часть прогресса обеспечивается всего лишь несколькими действиями. Если вы можете определить эти самые важные действия, то просто посвящайте им больше времени, а разной суете – меньше. Тем, кто помешан на цифрах, предлагаю следующий расклад: представьте, что 20 процентов вашей деятельности приносит 80 процентов результата. Если вы увеличите вдвое время, которое отводите на эти самые блестящие действия и перестанете делать все остальное, то начнете работать всего 40 процентов своего времени, получая 160 процентов результатов, которые привыкли получать. Это и есть работать меньше, а успевать больше! Определение ваших собственных лучших 20 процентов зависит от того, чем вы занимаетесь.

Вы можете вычислить эти наиважнейшие 20 процентов, записывая, на что тратите время, анализируя свои действия, рисуя графики и делая многое из того, что впечатлило бы учителя, который преподавал вам в девятом классе. Оставьте это. Готов побиться об заклад: вам достаточно подумать в течение пяти минут, чтобы перечислить свои ключевые действия. Заполните таблицу.

Теперь больше занимайтесь делами из первой и второй колонок и меньше – из третьей. Да, перестать растрачивать время впустую действительно настолько просто.

Не тратьте время на перфекционизм

Будучи большим умником, я смог найти способы попусту тратить время, даже когда не занимался ничем, кроме своих важнейших 20 процентов. Мой главный сжигатель времени – перфекционизм. Говорят, лучшее – враг хорошего. Босс однажды сказал мне: «Ты тратишь большую часть своего времени, повышая качество работы с восьмидесяти до девяноста восьми процентов, в то время как другие были бы довольны семьюдесятью процентами». Я понимаю, что он имел в виду, но ничего не могу с собой поделать. Я слаб. Я люблю совершенство. Однажды я участвовал в параде зомби. Две сотни людей, одетых соответственно, тащились по городским улицам, брали на абордаж автобусы, кряхтели в окна ресторанов и вообще вели себя как зомби.

Я хотел идеальный костюм! Это означало грим. И сшитую на заказ одежду с эффектом гниения. Возможно, это даже значило попасть на кладбище, чтобы найти одежду, снятую с реального мертвеца. Оказывается, вторжение на кладбище преследуется законом (а кто знал?), поэтому я оказался в безвыходном положении, не говоря уже о том, что время поджимало.