Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 11

Прорабатываем план

Это не просто перечисление дел. Нужно правильно записывать задачи, и последующий анализ может создать полезный шаблон. Таковым может стать следующая система.

• Перечислите виды деятельности. Перечислите их в полном объеме, но в форме примечания, иначе список станет невыполнимым.

• Оцените, сколько времени займет каждый вид деятельности как можно точнее.

• Выделите время для непредвиденных обстоятельств, поскольку дела всегда могут затянуться, несмотря на точные подсчеты; также выделите время для регулярных и текущих дел, которые продолжаются изо дня в день.

• Определите приоритеты. Это ключевой и один из важнейших аспектов тайм-менеджмента для всех.

Примерно раз в день полностью просматривайте ваш план. (Когда я нахожусь в офисе, мне нравится просматривать свой план по вечерам и обновлять его исходя из того, что произошло в течение дня, а утром следующего дня, пока приходят письма, я быстро просматриваю его. Самое главное – чтобы вам самим было удобно.)

Это нужно делать регулярно. Какие еще действия нужно будет предпринять – зависит от характера вашей работы и загруженности дня. Дела, появляющиеся в течение дня, можно продумать и внести их в список сразу же, или можно отложить до следующего общего просмотра. Мне всегда нравились разноцветные листочки-напоминалки (например, стикеры для заметок от 3M) – как мы раньше без них жили? Они приходят на помощь, если вам срочно нужно сделать краткую заметку или какой-то пункт, который потом нужно перенести в ваши регулярные планы.

Этот круговорот анализа и записывания – самое сердце тайм-менеджмента. Уже существующие системы предлагают самые разные способы: разбивать дела и упорядочивать их по заголовкам. Если это кому-то помогает, это хорошо, но многим достаточно простейшей системы ведения дел. Кто-то разделяет лист на несколько колонок, кто-то использует ручки разных цветов – таким методам и правда будет легче следовать. Если не забывать записывать нужное и вовремя анализировать, то вы ни о чем не забудете.

Время, проводимое дома

Современные условия для работы куда более гибкие, чем раньше, и мы во многом ушли вперед от классического 8-часового рабочего дня. Некоторые работают на дому. Для фрилансера это может быть нормой, однако многие офисные работники начинают частично работать дома. Дома причин отвлекаться должно быть меньше, однако и тут есть свои особенности. Например, раздражающий сотрудник, который раньше отвлекал в офисе, теперь настрачивает бесчисленные электронные письма; или же придется отвлечься по домашним делам, например выгулять собаку.

Работая на дому, можно повысить свою продуктивность, но для этого потребуется соответствующая организация. Я имею в виду следующее.

• Выработка привычек (правил?), определяющих, когда и сколько вы работаете.

• Организация подходящей рабочей зоны, чтобы у вас было все необходимое (и лучше всего выделить отдельное рабочее место). Имеющееся у вас оборудование должно хорошо работать, например, доступ в Интернет должен быть высокоскоростным.

• Обеспечение связи и отчетности с офисом и коллегами, чтобы все работало эффективно.

Если вы работаете удаленно, то, возможно, придется поменять порядок некоторых рабочих моментов: например, из-за вашего отсутствия у ваших подчиненных может снизиться мотивация. Если же в вашей компании много удаленных работников, то может потребоваться дополнительная организация. В этом вам помогут онлайн-инструменты, например, на время написания этой книги актуальны такие ресурсы, как Slack и Trello, которые координируют планирование, коммуникацию и контроль работы команды.

Группируйте задачи

Основная проблема многих должностей (большинства?) заключается в том, что список дел сам по себе становится невыполнимым, если задачи не сгруппированы. Главный принцип хорошего тайм-менеджмента – это группировка ваших задач. Здесь опять же у всех свои методы, но нам лучше всего придерживаться того, что удобно нам самим. На мой взгляд, важно даже не то, как вы это делаете, а то, сколько категорий выделяете. Идеальным вариантом будет выделить три или четыре категории просто потому, что нам это посильно. Не важно, как вы их обозначите:

• ПРИОРИТЕТНО;

• ВАЖНО;

• СРОЧНО СДЕЛАТЬ;

• УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ О …;

• ПРОЧИТАТЬ.

Вот некоторые из вариантов (но есть те, которым отлично подойдут только пункты A, B и C). Вам также понадобятся РАССОРТИРОВАТЬ, ПОЗВОНИТЬ, ЗАПИСАТЬ, ОБСУДИТЬ (можно отнести их к категориям электронных писем и отчетов) и аналогичные категории, которые относятся к вашему бизнесу и вашей роли в нем, такие как ПРЕДЛОЖЕНИЯ и названия продуктов, отделов или систем. Некоторые дела обязательно окажутся в разделе, посвященном работе с документами. Главное на этом этапе – выяснить, сколько и какие названия групп задач вам нужны, и чтобы ваши решения не навредили рабочему процессу. Посильное количество групп можно, если вам хочется, оформить в виде корзин для хранения документов на вашем столе или какими-либо отличительными знаками на самих файлах. (Кстати, остерегайтесь систем цветового кодирования в офисе – многие люди не различают цвета.) Одна группа, которую можно логически прокомментировать на этом этапе, – это события, чаще всего встречи, которые легко группировать, если вы будете регулярно вести дневник.

Примечание. Другая категория дел, требующих внимания, о которой стоит упомянуть и которая составляет еще один пункт, – это то, что необходимо делать регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и так далее). Сюда можно отнести такие несопоставимые вещи, как резервное копирование компьютерных файлов (и сканирование на наличие опасностей) и запрос регулярной информации, такой как данные о продажах или расходах. Четкие напоминания необходимы, чтобы такие вещи не забывались и не откладывались.

Используйте свой дневник эффективно

В дневниках обязательно должна просматриваться хорошая и понятная система. Многие формальные системы объединяют обычный дневник со своей сложной версией списка задач. Что точно хорошо работает и что позволяет система отрывных листов – это возможность видеть при одном открытии переплета удобную полную картину вашего дня, показывающую все назначенные встречи и дела.

Во многих офисах возникает путаница по поводу того, что представляет собой главный дневник. Настольный дневник часто расположен в офисе, другой – в кармане руководителя, и иногда дела дублируются, например, на настенный дневник или в электронном варианте. Необходимо, чтобы всем было ясно, кто и что делает, и для этого исполнительное звено должно поддерживать регулярную коммуникацию с секретарем. Детали влияют на эффективность. Рассмотрим, что должен дневник.

• Предоставлять полную информацию, достаточно полную, чтобы быть понятной. Пометки вроде «Ланч с Р. Б.» мало что могут сказать: где будет событие, во сколько, как долго будет длиться, можно ли с вами связаться, пока вас не будет, и самое