Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 12

• Показывать, сколько времени выделено на определенные задачи (это поможет понять, можно ли успеть сделать что-то еще).

• Заполняться карандашом, чтобы изменения, вносимые в планы, не создавали неразборчивых каракуль.

Лучше всего выбрать формат дневника в виде ежедневника. Я бы точно не смог работать без него. Он станет неоценимым помощником всем, кому нужно следить за тем, как продвигается рабочий процесс. Возможно, самое важное и полезное различие между дневником встреч и системой тайм-менеджмента заключается в том, что она используется для учета всего (или большей части) рабочего времени, а не только для встреч. Сюда можно добавить и следующие два момента: задачи, предполагающие наличие определенного времени над конкретным проектом, и время на обдумывание, чтобы планирование и творческую работу не приходилось выполнять, как это часто бывает, только в промежутках, которые остаются между встречами и совещаниями. Необходимо также оставить пространство в ежедневнике для неожиданной и любой реактивной части работы, и тогда вы будете более организованными и сможете четко видеть, как продвигаются дела, будут ли соблюдены сроки и выполнены задачи.

Два заключительных момента. Дневник – это жизненно важный инструмент, который нужно бережно хранить и уважать. Поэтому дневник будет отличным вариантом для хранения ключевой информации, например телефонных номеров и других данных, которые вам могут понадобиться, при условии, что вы не перезаполните его так, что он станет слишком толстым и непонятным.

Многие предпочитают использовать компьютеры, планшеты и другие электронные гаджеты, и действительно все чаще некоторые организации выбирают определенные электронные системы и обязывают работников ими пользоваться. В этом случае ваша задача будет не в том, чтобы выбрать, а в том, чтобы полностью ознакомиться с утвержденной системой и научиться эффективно ею пользоваться. Чаще всего проблем не возникает.

Возможность назначить встречу с шестью коллегами, некоторые из которых находятся в разных городах, одним нажатием кнопки в сетевой системе может значительно сэкономить время. Но многим людям будет помогать работать эффективно именно бумажный ежедневник, куда карандашом можно записать все, что угодно. Конечно, принципы организации электронного ежедневника по сути те же самые, что и в бумажном варианте.

Назначайте встречи с осторожностью

Встречи, сделки с другими людьми занимают большую часть времени многих руководителей. На вашу продуктивность влияет именно тот момент, когда вы планируете их. Выделяйте достаточно времени на каждую встречу; если встречи будут накладываться одна на другую, то проблемы не заставят себя ждать. И всегда планируйте продолжительность встречи, другими словами, как начало встречи, так и ее конец. Это невозможно сделать со 100-процентной точностью, но это помогает. Учтите следующие пункты.

• Вероятность прерываний (ранняя встреча, организованная до начала рабочего дня, займет меньше времени, так как будет меньше прерываний).

• Местоположение (географическое расположение очень важно). Помещение для деловых встреч может быть лучше, чем ваш офис.

• Время проведения встречи, которое может плавно перейти в совместный обед или же распитие напитков после рабочего дня.

• Выбранное время может перечеркнуть все остальные встречи. Например, если вы назначите встречу на позднее утро, то вам может не хватить времени провести встречу ранним утром или же перед обедом.

И будьте особенно бдительны, планируя собрания, в которых участвует более одного человека. Быть уступчивым необходимо, но не ставьте чужой комфорт выше своего – вам же будет хуже. Всегда записывайте встречи четко в дневник.

При рассмотрении вопроса о том, когда назначать встречи, стоит сделать небольшое отступление, чтобы указать на основу планирования: это зависит от ваших личных часов времени. Это замечание серьезное и полезное. Я сам по себе жаворонок, и я стараюсь учитывать это в работе. Принятие своих природных склонностей – это одна из тех областей, где невозможно достичь идеала, но это не причина игнорировать их. Прислушайтесь к себе, и тогда вы будете более продуктивными и сэкономите время.

Очистите свой стол

Есть такие люди, которым точно не грозит разориться на покупках мебельного лака; их столы полностью завалены кипами бумаги, а деревянные поверхности никогда не видят дневного света. Это те самые люди, которые, когда их спрашивают об этом, всегда отвечают: «Но я знаю, где все лежит». Они правда так думают, и некоторые из них правы. Но, и это большое «но», такой беспорядок редко сочетается с хорошим тайм-менеджментом. Быть аккуратным стоит того. Поддерживать порядок выгоднее и вам, и вашей организации. Это достойно еще одного небольшого отступления. Если вы работаете в крупной организации, то вы – не незаменимы. Извините, но это правда. Более того, ваша ответственность заключается в том, что вы гарантируете непрерывность операций, и это подразумевает и размышления о том, что произойдет, если вас по какой-либо причине не будет на рабочем месте. Даже короткое отсутствие кого-то на больничном, скажем, может вызвать хаос. Чтобы понять, как и над чем вы работали, остальным потребуется какое-то время, и из-за этого рабочий процесс задержится или нарушится. Или же, что еще хуже для вас, по возвращении на работу вы обнаружите свое рабочее место в хаосе, где невозможно ничего найти.

Поэтому возьмите за привычку приводить свой стол в порядок. Это означает наличие четкой и понятно обозначенной системы, более конкретной, чем разделение промаркированного лотка бумаг на «входящие» и «исходящие» секции. Говоря об этом, я осознаю, что многим людям необходимо иметь документы на виду. Как говорится, с глаз долой, из сердца вон, и есть большая вероятность что-нибудь да забыть. Можно частично фиксировать, где что находится, в своем дневнике или ежедневнике, если есть такая необходимость. Честно говоря, я так и делаю. Есть такие бумаги, которые мне нужно иметь под рукой, и я не смогу уверенно сказать, что хорошо организован, если не знаю, где они. Одним из решений будет завести лоток для документов (или что-то побольше, если нужно), в котором будут храниться все текущие документы по проекту. У меня есть такой на рабочем столе, а сверху всегда лежит список находящихся там документов – потому что они постоянно меняются – и это помогает мне понять, в курсе ли я всего происходящего. В списке, который хранится в прозрачном пластиковом файлике, также прописывается статус