Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 13

И последнее: на многих столах лежат кипы материалов с пометкой «прочитать», начиная от журналов и заканчивая отчетами. Одним из способов сократить бумажную волокиту может стать использование абстрактных сервисов; можно сводить информацию к главному, и это поможет вам быть в курсе происходящего. Резюме можно делать как в бумажном варианте, так и в электронном.

Избегайте выборочного подхода

Ваш подход к тайм-менеджменту должен быть систематическим. Некоторые из техник, которые мы обсуждали, требуют привычки и последовательного подхода. Некоторые люди хорошо с этим справляются, составляют план, расставляют приоритеты, они прорабатывают ведение ежедневника и систему времени. Они с осторожностью принимают решения, в том числе и на работе, с точки зрения того, как та или иная деятельность скажется на том, как они распределяют время. Но затем они совершают одну существенную ошибку, которая сводит на нет все эти усилия: они «снимают сливки». То есть они выбирают задачи, возможно, по одной из причин, которые были рассмотрены ранее, например, потому что они им нравятся. Какова бы ни была причина, они переосмысливают свои приоритеты и решают, что сначала нужно сделать что-то еще. Они могут потратить на это так много времени, что не успеют составить план и не смогут привести его в исполнение. Конечно, временной план не статичен. Его постоянно нужно улучшать, но это не должно служить оправданием для того, чтобы его не придерживаться. Если вы регулярно пересматриваете свой план и если решения, вытекающие из плана, удачны, то вы можете придерживаться его и добиться большего прогресса в своих делах. Верьте в ваш план и старайтесь не отвлекаться от него, и это приведет вас к успехам.

Интернет

Интернет – это ресурс, освоив который, можно быстро и легко получить доступ к практически любой информации. Возьмем очень простой пример: когда-то можно было получить базовую информацию о компании, только запросив ее годовой отчет, теперь вы можете просмотреть веб-сайт, досконально просмотреть отчет и глубже изучить более конкретную или обновленную информацию. И это можно сделать с минимальными затратами, не отходя от рабочего места.

Однако нужно быть осторожными, Интернет – это также основной источник отвлечений. Одна вкладка плавно переходит в другую, и вам кажется заманчивой идеей потратить еще минуту или две, «вдруг получится найти что-то получше или конкретнее», и так далее. Будьте осторожны, здесь может потребоваться настоящая дисциплина – вам самим и, возможно, вашим подчиненным.

Примечание. Эта опасность была упомянута ранее в предисловии, и ее повторение здесь совершенно оправдано. Я использую недавно придуманное слово, чтобы еще больше подчеркнуть эту проблему: киберлофинг. Мало того, что люди тратят огромное количество времени впустую, бродя по веб-страницам (и социальным сетям), которые не имеют ничего общего с работой, так порой и их действия настолько неприемлемы, что стали основанием для увольнения. Избегайте этого и сопротивляйтесь также социальному давлению, связанному с рассылкой шуток и других материалов по электронной почте.

Этот пункт остается в силе. Единственное, что изменилось в новом издании, – это диапазон отвлекающих факторов в Интернете. Я только и могу повторять: будьте осторожны, будьте начеку и приложите реальные усилия, чтобы развивать хорошие привычки.

Выделяйте ключевые факты

Среди стопок документов, которые вы должны прочитать, предоставлять, хранить или передать, вы можете заметить некоторые выделяющиеся элементы. Когда беретесь за конкретный документ, вы, скорее всего, будете искать ключевое слово, заголовок или раздел, которые сообщат вам основную информацию, не перегружая деталями. Но вам нужно быстро найти элемент подсказки.

Выделять текст на бумаге легко с помощью флуоресцентных маркеров. Возможно, это покажется незначительным, но парочка таких маркеров на вашем рабочем столе действительно могут сэкономить вам время. Их сразу же видно на бумаге, и любая секция, заголовок или слово сразу же будут вам видны; они исключают вероятность того, что вы пролистаете страницы и не заметите выделенные строки. Они сразу же обратят ваше внимание на основные моменты, и я, например, не смог бы без них жить. Как и разрекламированные стикеры, они теперь являются частью офисной жизни, без которой мы не можем себе ее представить. Если по какой-то причине у вас их еще нет, купите их в ближайшее время и опробуйте. Я уверен, что вы оцените их пользу и будете ими регулярно пользоваться – они недорогие, но могут сэкономить вам несколько минут каждый день. Опять же, существует множество способов выделить или пометить документы на экране по похожему принципу.

Настаивайте на качестве

Качество всегда было и будет важным, но в настоящее время оно приобретает новый окрас, когда значимость контроля качества возвышают до «тотального контроля качества». Это неплохо, поскольку все, что подчеркивает столь важный аспект корпоративной эффективности, – это к лучшему.

Взгляните на это в более локальном масштабе. Возьмем ваш офис, ваш отдел. Хорошо ли справляются работники? Вы вполне можете ответить «Конечно», но откуда вы на самом деле знаете? Спросите: есть ли достаточные стандарты производительности? Нацелены ли вы на достижение конкретных уровней во всех видах деятельности? И так далее.

Например, в банках есть следующие указания в сфере обслуживания клиента: в очереди должно находиться не более трех клиентов, каждого клиента нужно приветствовать, а также использовать его имя в конце транзакции, перед тем как он уйдет. Возможно, это мелочи, но именно их совокупность обеспечивает стандарт обслуживания клиентов, который банк намерен предоставить. Такие стандарты разработаны не просто для того, чтобы определить, что должно произойти, а для того, чтобы была уверенность в том, что обслуживание проходит на должном уровне. Если вы считаете, что банки – плохой пример, я согласен!

Возможно, вы заметили (из вашего собственного журнала времени?), сколько времени иногда тратится на то, чтобы разобраться в том, что пошло не так. И это необязательно предполагает полный крах, мы можем говорить даже о небольшом отставании от идеала. Рассмотрим пример банков еще раз. Если клиентам придется долго ждать в очереди, некоторые из них могут возмутиться из-за этого, сотрудник банка извинится и, возможно, объяснит ситуацию, и транзакция будет продолжена, как правило, без дальнейших проблем. Но это займет немного больше времени, чем заняло бы в противном случае, что важно для работников и, не в последнюю очередь для других клиентов, время