Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 14

Это простой пример, но подобную аналогию можно провести и в вашем офисе. Если вы и ваша команда будете работать по стандартам и если вы будете знать, что для этого требуется, то сможете сэкономить время, во-первых, потому что задачи будут выполняться эффективно, во-вторых, меньше времени будет теряться из-за отступлений от принятых стандартов качества.

Качество – замечательный спутник хорошего тайм-менеджмента. Вам нужно продумать стандарты вашей работы и, если необходимо, изучить их глубже. Кроме того, если в вашей организации предпринимаются шаги, чтобы установить контроль качества, обязательно поддержите эти начинания. Значительные ресурсы, как деньги, так и время, уйдут на адаптацию к системе контроля, однако результаты будут стоить того. Такие инициативы позволят сэкономить время. «Работай правильно, и времени уйдет меньше» – это хороший общий принцип, который можно применить ко многим областям работы. Качество экономит время.

Действие или инвестиции

Некоторые люди не справляются с тайм-менеджментом, потому что они бездействуют. Конечно, большинство из тех, кто интересуется тайм-менеджментом, заняты работой, но они не успевают выполнить все задачи и выполнить их тщательно и вовремя. И то, что больше всего игнорируется, – это инвестиционное время; это время, которое требуется сейчас для обеспечения улучшений или результатов в будущем: планирование, анализ и другие подобные мероприятия, необходимые для достижения прогресса в любой области.

Баланс в жизни поможет создать категоризация дел в ежедневнике: как вы планируете каждую категорию (мы уже говорили о том, что дневник и список дел должны быть оформлены таким образом, чтобы вы видели, какого рода задачи вам предстоит выполнить).

Таким образом, план покажет, предстоит ли общаться с людьми (встречи, собрания и так далее) или нужно выполнить определенные задачи (и являются ли они действиями или инвестициями). Также нужно выделить время для непредвиденных событий. Все это будет зафиксировано в вашем плане в дневнике с отрывными листами, и при необходимости вы сможете переиграть эти планы. В конце концов, планирование времени должно вам помогать в работе, а не ограничивать.

Если вас устраивает то, сколько вы тратите времени на действия и инвестиции времени, то вам будет проще достигнуть нужного баланса, пользуясь техниками тайм-менеджмента для создания желаемого рабочего паттерна. Тайм-менеджмент должен рассматриваться как личный инструмент, нацеленный на то, чтобы вам помочь, а не стандартный подход, который вы должны принять, чтобы быть эффективным.

Работа с секретарем

Большинство руководителей организовывают рабочий процесс таким образом, что в личных секретарях просто нет необходимости. Однако если у вас все же есть секретарь, то убедитесь в следующем:

• что выбрали хорошего;

• что вам удобно работать вместе;

• что вы регулярно общаетесь и понимаете друг друга, а также знаете, кто чем занят;

• что вы эффективно делегируете полномочия (это связано с вопросом управления персоналом, рассмотренным в главе 8).

Используйте систему предварительной регистрации документов

Этот пункт можно было бы написать в главе про работу с документами, но он настолько полезен, что заслуживает того, чтобы поговорить об этом отдельно. Наверное, лучше начать с проблемы, которую он решает. Можно одновременно заниматься многими делами, и некоторые из них предполагают наличие документов – единичных бумаг или же целой серии корреспонденции. Многие из них не подразумевают немедленных действий. Обычно они хранятся в ящике для бумаг и письменной корреспонденции, находящейся на рассмотрении. В результате вы тратите много времени либо на то, чтобы найти нужные документы в огромной кипе, либо на то, чтобы думать о том, что с ними делать. Характер некоторых материалов усугубляет проблему. Например, что-то предпринять по поводу некоторых документов можно только после того, как будут ясны показатели работы за месяц. Поэтому пересматривать этот документ в течение всего месяца будет бесполезной тратой времени, все равно нельзя ничего предпринять. Кроме того, вряд ли вы запомните цифры, если будете постоянно просматривать документ.

Если эта проблема – ваш случай, то вам необходимо обзавестись такой системой для бумаг и письменной корреспонденции, тогда вы сможете найти необходимые документы в нужный момент. Вам нужен так называемый файл подсказки. Это означает, что вы кладете туда документ и решаете, когда нужно будет его изучить. Можно это делать как в конкретное время (когда поступают показатели работы за месяц), так и в любое другое. Затем вы просто пишете на нем дату, когда вам нужно будет его изучить и кладете в стопку аналогичных файлов, расположенных в хронологическом порядке. Затем забудьте о нем. Не тратьте больше времени даже на размышления об этом. Вам это не нужно, просто регулярно проверяйте, нужно ли вам что-то сделать в назначенные даты. Тогда вы уже решите, нужно ли решать какие-то дела сейчас, или их можно отложить на какое-то время.

Несколько оговорок: можно ограничить общее количество документов (или расположить их в алфавитном порядке), потому что что-то может произойти, и вам, возможно, придется браться за дело раньше, чем вы думали, тогда нужно будет достать нужный документ и рассмотреть его ранее той даты, которую вы первоначально установили. Во-вторых, можно зафиксировать рассмотрение документов в назначенный день в своем дневнике (в частности, если у вас нет помощника). Это такая простая, но отличная идея, и все, кого я знаю, успешно ее применяют. Если вы еще не пользуетесь этой системой, почему бы не попробовать? Ее внедрение не займет много времени.

Пользуйтесь чек-листами

Сколько раз в неделю вам приходится делать паузу и думать о том, как выполнить очередную рутинную задачу? Или может, вы что-то делаете неправильно или что-то упускаете? Даже если вам нужно выполнить всего несколько задач, чек-листы сэкономят вам время, предотвратят эти паузы для размышлений и, что самое важное, избавят вас от необходимости делать это снова. Рассмотрим пример. Многие компании имеют форму, которая заполняется при получении запроса на продажу. Заполнение такой формы не только фиксирует информацию и служит подсказкой к дальнейшим действиям, но и может стать контрольным списком, напоминанием о необходимости сделать, например, следующее:

• проверить должность и имя запрашивающего;

• спросить, как человек узнал о компании или продукте;

• уточнить номер счета;

• проверить, что вы получили кредитные реквизиты и другую необходимую информацию.

Многие такие рутинные задачи не всегда можно предугадать; разговор с клиентом может завести куда угодно, и можно легко забыть задать некоторые вопросы, которые считаются менее важными или опциональными. Так что чек-листы действительно помогают. Это может быть либо форма (например, форма запроса клиента), которая станет чек-листом по мере ее заполнения, или же просто заметка о том, что должно быть сделано. Возможно, вы