Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 6

для реального прогресса в тайм-менеджменте нужен план. Он должен быть в письменной форме, и вам нужно регулярно его пересматривать и обновлять; большинство людей делает это ежедневно. Повторюсь: письменный план, регулярная проверка и обновление. Таким образом, это то, что иногда называют скользящим планированием. Если регулярно его вести, то оно будет отображать объем вашей рабочей нагрузки в любой конкретный момент. Таким образом, оно должно точно и полностью показать ваш план работы на ближайшее будущее и дать представление о том, что вас ожидает дальше. По мере того как вы будете заниматься планированием, некоторые вещи будут понятны, например, когда нужно будет подготовить и сдать годовой бюджет. Другие области менее ясны, и, конечно, многого нельзя предвидеть заранее. В самом простом виде такой план – это просто список дел. Он может включать в себя:

• ежедневный план;

• еженедельный план;

• обязательства, которые появляются регулярно (еженедельно, ежемесячно или ежегодно);

• план на предстоящий месяц (возможно, связанный с графиком планирования).

Точная схема планирования будет зависеть от промежутка времени, в течение которого вы работаете. Важно, чтобы такой план помогал лично вам, и вам было ясно, куда отнести различные возникающие задачи в своем дневнике. Важно и то, как организован ваш дневник и как вы его используете для улучшения своей работы и повышения эффективности, но необходимо помнить о системности и регулярном анализе дневника. Это основной фактор в создании дисциплины тайм-менеджмента, предоставляющий нам нужную информацию, на основе которой нам нужно сделать выбор: какие действия предпринимать, как делегировать, откладывать какие-то дела или игнорировать, в каком порядке решать проблемы и так далее. Хороший тайм-менеджмент не устраняет необходимость принимать решения такого рода, но он должен сделать этот процесс легче и быстрее, а также должен помочь вам принять такие решения, которые приблизят вас к достижению ваших целей.

Если вам уже кажется, что это сложно, не отчаивайтесь. Я не думаю, что корректировка и просмотр вашего скользящего планирования сами по себе станут обременительной задачей. Планирование будет меняться день ото дня и зависеть от вашего рабочего режима, но в среднем вы будете тратить на него всего несколько минут. Я считаю, что у меня получается жонглировать большим количеством шаров, и я занятой человек. На бумажную волокиту я трачу примерно пять минут в день, но – что важно – на это больше не уходит время в течение не так хорошо организованного дня.

Работа с неуправляемым

Последний пункт здесь имеет решающее значение. У некоторых людей, возможно у большинства, есть часть дня, которая является реактивной. Иногда возникают непредсказуемые дела, поэтому область свободного времени всегда будет содержать подобные случаи. Это не значит, что эти дела автоматически становятся неважными, может быть и такое, что все совсем наоборот. Например, менеджер по продажам или маркетингу в коммерческой компании может получить вопросы или требования от клиентов, которые очень важно быстро решить. Тем не менее такие непредвиденные обстоятельства сложно уложить в плотно запланированный день. Иногда из-за этого реактивного звена люди начинают верить, что планировать свой день и делать это эффективно – невозможно. Правда в том, что все как раз наоборот. Если ваши дни состоят из таких непредвиденных случайных дел, то вам тем более нужно заниматься планированием: ведь тогда на оставшиеся рабочие дела будет меньше времени, поэтому очень важно грамотно его распределить и максимизировать эффективность.

Нам всем нужен план, и каждый может извлечь выгоду, имея четкое представление о том, что должно быть сделано. Если у вас нет плана, то придется немного над этим попыхтеть, однако это будет стоит того, и вам не нужно будет долго ждать, чтобы начать все успевать. Как только у вас будет план, вы сможете выработать гибкую систему, которая будет вам подходить и соответствовать вашей работе и обязанностям.

Какая система?

До сих пор я игнорировал вопрос о том, какие бумаги необходимы для процесса планирования. Многие книги по теме тайм-менеджмента тесно связаны с частной системой управления временем, где есть место дневникам, различным бумагам, переплетам и так далее. Некоторые даже утверждают, что единственный путь к эффективному распоряжению временем лежит через их конкретную систему. Здорово, если эта система подойдет лично вам, однако я хотел бы напомнить, что нужно быть осторожным при ее выборе.

Не буду ничего рекомендовать; на самом деле я сам не использую фирменных систем. Это не значит, что я не одобряю их. Один мой очень высокоорганизованный знакомый пользуется подобной системой и клянется, что она работает, но я также знаю и тех, кому эта система не помогла, – поэтому совершенно ясно, что не существует панацеи. Многие такие системы носят ограничительный характер, то есть их можно использовать только определенным образом, что вполне может не подходить вам, вашему образу мышления и стилю работы. Таким образом, существует реальная опасность, что если вы используете систему и какой-то ее элемент вам не подходит, то вы не получите положительных результатов. Куда лучше сначала определить для себя, что именно вам нужно, задав себе следующие вопросы.

• Какой дневник мне нужен?

• Сколько места мне нужно для заметок?

• Сколько разделов соответствует принципу группировки моих задач?

• Какие разделы нужно регулярно заполнять?

Когда вы поймете, что вам нужно, и некоторое время поработаете таким образом (реальность почти наверняка будет отличаться от запланированной версии, и вы, скорее всего, сделаете план более реалистичным), тогда можно будет изучить существующие системы и посмотреть, подходят ли они вам и вашим целям. Они могут быть весьма дорогостоящими, поэтому убедитесь, что это достойная инвестиция. В противном случае многие люди прекрасно справляются, имея всего лишь ежедневник, блокнот или листочки.

Подведу итог чем-то вроде рекомендации. Я бы посоветовал приобрести дневник с отрывными листами, многим этот способ подходит лучше всего (я использую персональный органайзер размером с рабочий стол). Он сочетает в себе аккуратную систему и позволяет вносить именно ту информацию, которая вам нужна, и это самое главное. В итоге он должен отражать ваш план и помогать вам организовать собственное время.

Примечание. Конечно, любая такая система также может быть электронной и отображать ваш план на экране, а не на бумаге. Вам необходимо выбрать, что будет лучше именно для вас, и для этого нужно учитывать два критерия. Во-первых, подумайте, нужно ли вам координировать свои действия с сотрудниками; может быть, всем будет лучше пользоваться единой системой. Во-вторых, подумайте о резервном копировании данных – потеря всего вашего дневника и системы планирования вряд ли поможет вам стать продуктивнее. Какой бы системой вы ни