Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 7

Итак, ни одна система не подходит всем без исключения. Даже выбор разбивки в вашем дневнике должен быть лично вашим выбором, основанным на ваших потребностях, и, что также очень важно, система должна отражать то, как вы работаете. Решение за вами. Я могу только заявить, что весь мой опыт говорит о том, что гибкая и, следовательно, персонализированная система будет работать лучше всего.

Постановка четких целей

Любой план хорош лишь настолько, насколько хороши стоящие за ним цели. Четкие цели действительно важны, отсутствие ясности может повлиять на каждый аспект работы, не в последнюю очередь и на тайм-менеджмент, иногда незаметно для самого человека.

Умные цели

Афоризмы, поощряющие постановку четких целей, сейчас повсюду; они предлагают дельные советы. Вам действительно необходимо ставить четкие цели, они не должны быть расплывчатыми и звучать как мечты. Часто приводимая аббревиатура SMART излагает соответствующие принципы постановки целей: они должны быть конкретными (specific), измеримыми (measurable), достижимыми (achievable), реалистичными (realistic) и ограниченными по сроку (timed). Пример поможет их прояснить. Важная составляющая моих тренингов, которой я регулярно уделяю внимание, – это группа навыков, необходимых для официальных презентаций. Кстати, любая слабина в этой области приведет к потере времени, что выльется в более длительную и, возможно, более мучительную подготовку. Хорошие навыки проведения презентаций экономят время. Но я отвлекаюсь.

Определить целью семинара по этой теме «научить лучше выступать» было бы слишком просто – эта формулировка недостаточно четкая, чтобы убедить в пользе курса. Цели курса по презентационным навыкам должны отвечать следующим параметрам.

• Конкретность. Научите участников делать такие презентации, которые смогут успешно передать сообщение аудитории в приемлемой для нее манере.

• Измеримость. Другими словами, как мы узнаем, что цель была достигнута? В нашем случае мы ориентируемся на результаты будущих презентаций; оценить проделанную работу сможет тренер или же группа, которая научится оценивать презентацию по нужным стандартам во время практики. Или можно попросить одновременно и тренера, и группу.

• Достижимость. Можно ли цель достигнуть? Ответ в этом случае будет зависеть от заявленного образца перед началом курса. Для неопытных людей, у которых стандарты для составления презентации низки, ответ может быть отрицательным. Продолжим рассматривать ранее взятый пример: предположим, что люди достаточно опытны и профессиональны в области презентаций, и поэтому для них цели будут вполне достижимыми – при наличии нужного количества времени и программы.

• Реалистичность. Если недостаточно времени, то цели могут быть нереалистичными. Может быть, людей реально натренировать на скорость, но точно не за одно занятие.

• Ограниченность по сроку. В плане обучения это будет отражать сроки прохождения курса. Можно планировать обучение сроком в месяц, и тогда у нас будет понимание того, что целей нельзя достигнуть раньше этого времени. Также рассмотрите продолжительность процесса: достаточно ли будет программы, рассчитанной на один, два или любое другое количество дней, для достижения ваших целей?

Многое из того, что необходимо сделать для эффективного управления временем, связано с урегулированием противоречий и принятием решений о том, что приоритетнее всего. Однако если нет ясности относительно целей, которые можно использовать в качестве эталона, то это невозможно.

Здесь не место для длинного трактата о постановке целей. Достаточно сказать, что это важно для всего, что касается деловой жизни. Компания функционирует лучше всего, если прописаны четкие корпоративные цели, структура управления работает лучше всего, когда людям понятно, чего они должны достичь. Подумайте о себе. Есть ли какие-то сферы, где вы не понимаете, что делать? Противоречит ли то, как вы работаете, вашим целям? Если вы ответили положительно на первый вопрос, то, вероятно, ответ на второй был таким же.

Примечание. У вас не получится эффективно распоряжаться временем, если у вас нет четких целей в рамках вашего круга обязанностей. Если их нет, то это то, что нужно будет разрешить в первую очередь.

На этом этапе мы можем подвести итоги по некоторым ключевым вопросам. Если у вас есть представление о том, куда уходит время, вы проанализировали свой подход к делам и у вас есть (письменный) план, четко связанный с вашими целями работы, тогда вы можете приступить к работе с некоторой надеждой на разумную продуктивность. Но есть много факторов, которые могут помочь повысить продуктивность. Некоторые из них не только заложат основу, но и покажут на примере, как подходы (в конечном счете привычки) могут оказывать значительное и бессрочное влияние на вашу работу. Все приведенные ниже примеры потенциально представляют большую ценность для человека, который хочет эффективно распоряжаться временем.

Думаем наперед

Такой способ уместно назвать противоположностью неэффективного подхода к тайм-менеджменту, характеризующегося фразой «если бы…». Очень часто люди оказываются в кризисных ситуациях, которые они запросто решили бы, если бы могли вернуть время назад. «Надо было сделать по-другому, надо было сделать раньше», – говорим мы, барахтаясь в беспорядочных мыслях о прошлом. Честно говоря, хотя иногда может происходить непредвиденное, порядок действий в случае таких обстоятельств сейчас предельно ясен. Уверенное преодоление кризисов экономит время – конечно, если единственной альтернативой является паника. Далее вы ознакомитесь с некоторыми комментариями по преодолению кризиса.

Не паникуйте

Независимо от причины и последствий любой кризисной ситуации, правило должно быть следующим: «Никогда не относитесь к кризису как к кризису». Паника стирает все привычные управленческие процессы, которые так необходимы в сложное время; возможно, даже в большей мере, чем обычно. Чтобы не поддаться панике, для начала нужно продумать системный подход (и приобрести привычку хотя бы помнить о нем). Слепые, бездумные действия редко обладают меткостью, необходимой для спасения ситуации, и может быть нанесен больший урон – и потрачено больше времени – и возникнет необходимость дальнейших действий второго этапа. Итак, правила таковы.

• Сохраняйте спокойствие и не паникуйте.

• Подумайте (не торопитесь, сконцентрируйтесь на проблеме и старайтесь соображать ясно).

• Рассмотрите полный спектр управленческих навыков, которые могут помочь разобраться в проблеме (это может подразумевать простую тактику, например делегирование некоторых простых действий, чтобы у вас было время для рассмотрения более сложных вопросов и радикальных решений, как, например, пересмотр политики компании).

• Составьте план действий (особенно важно, если есть какая-либо степень сложности).

• Рассмотрите контрольный аспект текущего плана действий (упрощенно создайте механизм, показывающий прогресс и сообщающий, когда кризис миновал).

Тогда продуманные действия могут систематически решить проблему, по крайней мере настолько, насколько это возможно – нельзя ведь вернуться в прошлое.

Наконец, нужно обратить