Парадоксы управления в российском бизнесе - Заусаев Андрей Страница 10

уединяйтесь

и

устанавливайте

«режим

тишины»

для

выпол- нения задач, требующих сосредоточения. Каждый человек в

течение

дня должен иметь время для «самоуединения» и осмысления наибо- лее крупных и важных вопросов.

• 

«Зашиваем» календарь (камни, песок, вода). Сначала в календарь загружаем крупные вопросы (камни) – выставки, форумы, команди- ровки, советы директоров, тренинги и прочие мероприятия, которые длятся не один день, требуют дороги и, как правило, имеют жесткую привязку по времени. Потом заполняем его более мелкими задача- ми в течение дня (песок) – это основной массив нашей ежедневной работы и разные цикличные операции. Потом заполняем «буферами времени» и совсем мелкими вопросами (звонки, почта и прочее), ко- торые

не

имеют

жесткой

привязки

по

времени

(вода).

Так

вы

состави- те максимально эффективный рабочий

календарь.

• 

«Временные

буферы»

зависят

от

хаоса,

подготовки

персонала,

кризис- ности ситуации и занимают от 20 до 50 %

времени.

• 

Планируйте совещания и встречи через регламент и повестку – эко-

номьте

время. Как показывает практика, если собираются несколь- ко людей и начинают о чем-то разговаривать, то это может длиться очень долго. Если не иметь четкой повестки и конкретного тайминга и не управлять этими двумя измерениями в процессе, можно потратить много времени впустую.

• 

Принцип

установки

приоритетов

при

всех

видах

работ.

Подробнее

кос- немся

этого

позже.

Скажу

лишь,

что

это

базовый

вопрос

в

управлении временем и в чрезвычайных

ситуациях.

• 

В

полной

мере

используйте

делегирование.

Об

этом

будет

целая

глава, но

без

эффективного

делегирования

руководителю

легко

захлебнуться в череде

задач.

• 

Крупные

задания

выполняйте

небольшими

частями

(кушать

«слона»

нуж-

но по

частям). Метафора говорит

сама за

себя: нельзя выполнить круп-

ную

задачу

без

декомпозиции

ее на

мелкие составляющие,

а их –

на конкретные действия.

Только

так

можно запланировать

их в

календаре.

• 

Устанавливайте

для

себя

сроки

выполнения

задания,

иначе

есть

риски растянуть их на длительное время. Даже если вы работаете наедине с собой, определите время, которое можете отвести на данный вопрос. Иначе есть риски

заработаться.

• 

Закладывайте ежедневно (еженедельно) «съедание одной лягуш- ки». В разных источниках «лягушками» называют неприятные дела, которые нам свойственно откладывать «на потом» – такое неопре- деленное время. Если не справляться с такими задачами, в этом неопределенном месте скопится много дел. Планируете по

одной

«лягушке» в день или неделю, в зависимости от их количества и спец- ифики вашей работы.

• 

Сознательно учитывайте в планах колебания работоспособности – используйте оптимальное для вас время. Я писал ранее об этом.

Кто

вы – «жаворонок» или

«сова»?

Программные продукты в помощь. Сегодня много предложений по данному вопросу. Для разных задач я использую разные решения. При- меры – ниже.

«EVERNOTE» – бесплатное приложение, которое позволяет синхронизи- ровать (через облачное хранение) данные в телефоне и ПК без каких-либо действий. Просто сохраняя данные в одном устройстве, вы сохраняете их в на втором – они моментально отобразятся там при подключении к сети Ин- тернет. Все заметки в течение дня, фото, видео, аудио и прочее я делаю в конкретных блокнотах. Например, у меня их несколько: «личные задачи на неделю», «личные задачи на год», «консалтинг», есть заметки по названию того проекта, с которым я работаю в данный момент времени, и т. д. Приложение дает возможность делать заметки в текстовом виде, аудио-, фото- или виде- оформате, устанавливать напоминания или вкладывать готовый файл. Это

очень удобно при систематизации инфор- мации по конкретным блокам.

«Битрикс24» считаю оптимальным вариантом для диспетчеризации задач в компании при переходе на систему «управ- ления по целям», когда есть удаленные со- трудники или филиалы (магазины, офисы и т. д.) и когда темп работы очень велик. Это не единственная программа с такими функциями.

«Outlook» это не только почтовая про-

грамма, но и возможность вести календарь своей загрузки, делать рассылку уведом- лений и приглашений коллегам, если вы включаете их в какие-либо активности, а также возможность настроить права досту- па и видеть календарь тех коллег, которые нужны вам в смежной работе подразде- лений или управлении отделами. Есть воз- можность заполнять ваш календарь силами

помощника или смежного руководителя, что минимизирует затраты времени на согласование совместной работы. Такие же календари вы можете найти в

«Google» и «Yandex». Функционал их очень близок – выбирайте по вкусу, и луч- ше там, где у вас организована почта – для удобства работы в одном окне на ПК. Все личные вопросы я веду в таком электронном планировщике. Обращаю внимание, что сам факт начала ведения планировщика позволит вам успевать больше. Как минимум потому, что сразу видны свободные промежутки време- ни, и появляется мысль, как их занять. Дела можно переносить со дня на день одним нажатием – телефон сам напомнит, когда это необходимо. Есть и много других «фишек» автоматизации процесса планирования. Навык «чувствовать время» для корректного планирования (сколько уйдет на ту или иную операцию) придет с опытом.

«Gantt project» – приложение для управления проектами в части операций,

задействованных в проектах лиц и т. д.

«Аналоговые варианты».

Ежедневник – я по-прежнему пользуюсь ежедневником. Все свои рабо- чие задачи я фиксирую там, там же коротко фиксирую, делал ли я их в наме- ченное время (сколько времени потратил), и если делал – коротко решение и потраченное время. Там же фиксирую все смежные вопросы по работе. Таким образом, все текущие вопросы у меня в ежедневнике. Если под рукой нет ежедневника, то они попадают сначала в «EVERNOTE», но при появлении рядом ежедневника обязательно попадают в него. Ежедневник для меня удо- бен еще и потому, что когда пишешь – запоминаешь. А когда нужно, можешь отмотать и посмотреть свою «фотографию рабочего дня» и выявить, кто или что съедает время больше всего, и принять меры по данному вопросу.

«Mind map» (интеллект-карта). Существует софт для электронного отобра-

жения, но я «визуал», и мне удобнее поработать именно с ручным (рукопис- ным) вариантом интеллект-карты. Хороший инструмент для анализа нового проекта, тренинга, новой вводной, с которой ранее «глубоко» не сталкивался.

Рекомендации по управлению органайзерами.

• 

Не перегружайте свой план на

день.

• 

Формируя

архив

информации,

группируйте

задачи

максимум

по

деся- ти

ключевым

категориям,

не

больше.

Большим

количеством

корневых папок управлять сложно. Всем известна ситуация, когда на рабочем столе более 20 папок, и куда именно спрятал информацию, конечно, не упомнить. Хорошо, что есть «поиск» – вспомнить бы только, как на- звал документ. Если в компании нет стандарта названия – это тоже трудность.