Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел Страница 32

3. Вся периодическая литература носит информационный характер. Если ты привык начинать утро с чтения газеты, то задайся вопросом, насколько важна для тебя та информация, которую ты получаешь из читаемых тобой газет и журналов. Если это просто времяпрепровождение, отдых, пусть тогда это занимает незначительное время. Если предлагаемая информация играет серьезную роль в твоем профессиональном проявлении, то продолжай свой ежедневный процесс чтения. А если это просто внутренняя установка («Каждый нормальный или успешный мужчина должен начинать утро с газет…»), то перестань это делать! Тебе это ни к чему! Быстрее ты приведешь себя к успеху более активными действиями. Встань с кресла и начни делать конкретное движение к успеху. Хватит играть в мужчину.

4. Литературы, которая имеет отношение к разным сторонам жизни и связана с бытом, огромное количество. Это великолепная поддержка в твоей жизни. В подобной литературе ты сможешь найти ответы на многие вопросы и разобраться с теми задачами, которые могут возникнуть в любое время. Не умеешь готовить? Пожалуйста, воспользуйся рекомендациями кулинарных изданий. Хочешь освоить изыски национальной кухни? Пожалуйста. Собрался собственными руками создать райский сад? Возьми соответствующую литературу – и все в твоих руках. Ремонт? «Душит жаба» оплачивать труд строителей? Или просто собираешься блеснуть собственными архитектурно-дизайнерскими способностями? Снова бери в руки соответствующее издание. Используя книжных советников, ты можешь сэкономить массу времени, выполняя новые или незнакомые дела в соответствии с рекомендациями опытных специалистов.

5. Область художественной литературы огромна, разнообразна и привлекательна. Здесь важно учитывать не только твои личные предпочтения, но и собственный стиль чтения. Некоторые любят смаковать книгу, читают медленно, постоянно возвращаясь к прочитанному ранее. А некоторые заглатывают книгу в течение одной ночи. Конечно, подобным образом можно поступить только с легкой литературой. Но и отдохнуть можно только с той книгой, которая легка для собственного восприятия. Выбирай время для чтения в зависимости от собственного расписания. Если ты знаешь, что не можешь остановиться, пока не завершишь чтение всей книги, то запланируй чтение на выходной день, чтобы банальным образом не проспать рабочий день и не заснуть потом на ответственном мероприятии. Если твой стиль чтения не оказывает негативного влияния на структуру дня, то читай на здоровье. Получай порцию удовольствия.

5.5. Время почты

В наше время возникает ощущение, что почты как таковой в жизни отдельно взятого человека уже и не существует. Во всяком случае она перестала занимать такое место, которое занимала в недалеком прошлом. Ошибочное мнение. Просто, отказавшись от голубей, человечество перешло на новые формы доставки сообщений. Точно так же и в наше время – ты просто изменил формы получения информации. И в то же время нельзя сказать, что почта перестала занимать определенное место в твоей жизни. Что, хочешь сказать, ты не знаешь или забыл, что такое почтовый ящик? По-моему, еще в начале нашего общения мы говорили об искренности и достоверности представляемой информации. Вот и будь добр, представляй все достоверно. Наверняка у тебя существует электронный ящик. И ты хочешь сказать, что не встречал там слово «почта»? Скорее всего ты получаешь некоторые платежные документы через руки… да, да, тех же почтальонов. А каким образом документы на бумажных носителях и периодические издания достигают своих адресатов? Соглашусь, что эпистолярное творчество переживает некий кризис. А еще могу напомнить о такой почтовой службе, как фельдъегерская почта – для особо важных и значимых пакетов. Возможно, тебе приходилось пользоваться услугами службы доставки или рассылки, это тоже можно назвать почтовыми службами. Таким образом, можно прийти к мнению, что от одной почтовой службы мы перешли к множеству форм, которые своей деятельностью дают нам возможность максимально эффективно использовать время и экономить оное. Ну а теперь перейдем непосредственно к тому, как же тебе все-таки использовать все эти почтовые преимущества и новшества. Начнем с того, что ты определишься, чем же тебе чаще всего приходится пользоваться? Это зависит непосредственно от того, чем ты, собственно, занимаешься. Следующий шаг: выясним, что на самом деле из всего спектра почтовых услуг может сократить время, используемое на почтовые дела. Ответив максимально подробно на предложенные вопросы, ты гораздо проще определишься, чем именно тебя могут поддержать современные почтовые службы. Возьми свой ежедневник или тетрадь (в зависимости от того, где ты ведешь записи) и отвечай на вопросы. В процессе у тебя сформируется четкая картина того, что проходит мимо тебя, и ты увидишь, чем ты сможешь воспользоваться, чтобы сэкономить массу времени. А может, наоборот, что-то из почтовых услуг занимает гораздо больше времени, чем это надо для успешной деятельности.

Как часто тебе приходится отправлять почту? Если изредка, то можешь воспользоваться службой рассылки или доставки. Для этого не нужно отправляться в почтовое отделение. Просто пригласи к себе в офис или домой сотрудников фирмы по доставке. Конечно, их деятельность соответствующим образом вознаграждается. Здесь только тебе решать, что в данный момент важнее сэкономить – время или деньги. Порой потраченный рубль и сохраненные минуты приносят существенную прибыль.

Есть еще одна важная рекомендация: если тебе необходимо передать действительно очень важную информацию, воспользуйся серьезными почтовыми службами. Почему? Причина проста – ты будешь знать, с кого спросить в случае каких-либо накладок. С электронной почтой сделать это будет гораздо сложнее.

Если ты хочешь произвести впечатление, то, делая письменное приглашение на торжественные мероприятия, напиши его от руки. Этим ты выкажешь уважение адресату. Не буду напоминать и о том, что все подписи на отправляемой корреспонденции необходимо делать собственноручно. Какая тут экономия времени? Все просто. Ты своими руками творишь «взаимное время» с тем человеком, которому пишешь. При встрече ты сэкономишь время на том, что ваши отношения уже выстроены в положительном ключе. И тебе не надо тратить время на то, чтобы произвести благоприятное впечатление. Оно уже есть.

Также предлагаю тебе всю личную переписку вести от руки. Таким образом, ты, во-первых, просто не разучишься писать. Во-вторых, в очередной раз отдашь дань уважения адресату. И, в-третьих, для чего-то существуют ручки, и ты их для чего-то приобретаешь!

Должен ли ты писать письма, или пять предварительных вопросов.

Перед тем как начать письмо, уточни следующие моменты.

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за какую-нибудь задержку, рекламное письмо).

2. Должны ли тебе ответить на него?

3. Будет ли письмо понятно твоему адресату, не вызовет ли оно каких-либо неясностей по предлагаемой проблеме?

4. Уверен ли ты, что письмо придет в срок? А если ты не уверен, то не лучше ли отправить его телексом или телефаксом? Или, может быть, лучше позвонить?

5. Ясно ли ты представляешь, о чем писать, какой цели добиваться?

Твои шесть правил деловой стилистики.

1. Ты употребляешь слова в письменной речи только с одним понятием или с ограниченной группой понятий.

2. Ты применяешь сравнительную степень.

3. Ты, используя превосходную степень, употребляешь приставку «наи-».

4. Ты употребляешь слово в тексте только в одном значение. Недопустима замена синонимом.

5. Твои термины должны иметь только одно толкование или только одно определение. Если термин не понятен адресату, то ты должен дать его определение.

6. Ты не должен писать «неимение» (товара, денег) или «разбитие» (партии товара, суммы денег).

Твоя резолюция.

Твоя резолюция имеет специфические свойства + твою подпись и дату.

1. Адресность.

Ты указываешь ответственного за исполнение или того, кто может привлечь других к исполнению.

2. Управляемость.

Твоя резолюция должна четко определять управленческие действия по ее выполнению, твое отношение к ситуации и возможные пути решения.

3. Законченность.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнительные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Но при этом надо помнить, что чем выше квалификация исполнителя, тем большую свободу ему надо давать.

4. Непротиворечивость.

Твое решение не должно противоречить резолюциям на документах. Помни: архивный обзор стоит дешевле, чем конфликт между специалистами.

5. Краткость.

Пиши резолюцию кратко, четко, конкретно. Помни, что краткость – сестра таланта. И еще не забывай ставить на резолюции адрес, дату ее исполнения, форму контроля и стиль, а также свою подпись и дату.