Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел Страница 31

в) ты должен точно записать итог разговора – о чем договорился с собеседником;

г) ты должен записать, что ты обещал сделать;

д) ты должен сделать необходимые заметки в ежедневнике.

2. Кроме того, если звонят тебе:

1) ты должен всегда рядом с телефоном держать ручку и бумагу;

2) ты должен при ответе называть свою фамилию и предприятие;

3) ты должен сразу записать фамилию позвонившего и его проблему;

4) ты должен попросить позвонившего представиться, если он этого не сделал.

3. Если ты не можешь сразу ответить на вопрос, то:

1) ты должен передать содержание разговора тому, кто знает эту проблему хорошо;

2) ты должен спросить, может ли собеседник перезвонить сразу же, как выяснится вопрос;

3) ты должен спросить, может ли собеседник подождать. Тебе требуется на это много времени, сообщи об этом собеседнику, узнай, может ли он подождать или лучше перезвонить попозже.

4. Ты должен извиниться перед собеседником, после того как выяснишь вопрос, за то, что заставил его ждать.

5. Ты должен понять собеседника, если он агрессивно настроен. Это не выпад против тебя, а следствие какой-либо причины.

Какой вопрос – такой и ответ.

Цель твоих разговоров по телефону – это получение полной и точной информации, при этом ты исключаешь повторения и уточнения.

Что мешает этому?

1. Ты не умеешь так задавать вопросы, чтобы информация была полной.

2. Ты должен убрать коммуникационные барьеры, которые искажают смысл и ведут к потере информации.

Твои критерия для оценки полученной информации включают: полноту и точность, достоверность, полезность, новизну, своевременность, необходимость реагирования.

Швейцарский мыслитель конца XVIII в. И.К. Лафатер говорил: «Хочешь быть умным – научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать».

Еще во II в. до н. э. римский император Квинтилиан для полного понимания проблемы рекомендовал набор вопросов: «Кто? Что? Где? Как? Когда? Почему?»

Твои шесть советов для того, чтобы понять, что тебе говорят по телефону.

1. Ты должен уточнить любые непонятные тебе глаголы и существительные конкретными вопросами: «Кого (что) вы имеете в виду?», «Как это должно выглядеть?», «Что именно…?» и т. д.

2. Ты должен выявить во время разговора по телефону, кто предлагается как исполнитель, его телефон, кто он и т. д.

3. Ты должен выяснить главные моменты: где, когда, как?

4. Если ты услышал от собеседника, что он не может чего-либо сделать, уточни, что ему мешает это сделать.

5. Если ты услышал высказывание, что кто-то лучше, то уточни, по сравнению с кем или с чем?

Твои двенадцать ошибок у телефона.

1. Ты не поднимаешь трубку сразу же после телефонного звонка.

2. Ты кричишь в трубку, думая, что тебя не слышат.

3. Ты говоришь традиционное «алло», которое не содержит информации.

4. Ты грубишь, если абонент попал не по адресу.

5. Ты набираешь номер, хотя звонили тебе и связь прервалась.

6. Ты долго молчишь, создавая впечатление, что вас разъединили.

7. Ты говоришь о вопросах, не подлежащих оглашению.

8. Ты долго занимаешь телефон, забывая, что он нужен другим.

9. Ты разговариваешь так, что мешаешь окружающим.

10. Ты используешь служебный телефон в личных целях.

11. Ты, получив на свой телефонный вызов ответ, спрашиваешь: «Кто у телефона?»

12. Ты, не представив себя, называешь имя человека, который тебе нужен.

5.3. Анализ информационных потоков

Для того чтобы твое время действительно использовалось эффективно, необходимо все делать с этой точки зрения. Первое время ты, возможно, станешь уставать от того, что придется фиксировать все происходящее с тобой, все то, чем занимаешься, и отказываться от таких милых и, главное, привычных вещей. Возможно, некоторые вещи и действия станут раздражать и, естественно, создавать определенный дискомфорт. И это абсолютно нормально! Если ты решил разобраться с собственными временными потоками, то просто делай то, что решил, и старательно выполняй все рекомендации. Напомню, что любая привычка формируется за 30 дней. В течение еще 60 дней ты ее закрепляешь. И твоя временная программа рассчитана именно на столько. Просто некоторые свои привычки, не дающие тебе продвигаться к успеху или загружающие твое время до напряжения, ты трансформируешь или перепрограммируешь себя на более эффективный стиль жизни. Все просто. В процессе у тебя появится новая возможность – анализировать все происходящее с точки зрения эффективности использования времени. Возможно, ты и раньше это делал, совершенно не задумываясь над этим. Теперь твой подход к любым происходящим событиям станет осознанным и результативным. Вся наша жизнь не только игра, но и сплошной процесс обучения. И если ко всем дискомфортным ситуациям и процессам относиться именно как к образовательному процессу, то все станет получаться намного легче, проще и, главное, быстрее. А уж в том, что исчезнут напряжение и недовольство, можешь быть уверен.

Существуют определенные правила анализа информационных потоков независимо от того, каким образом происходит поступление или отправка информации. Для начала разберем входящую информацию.

Первое: важность информационного материала. Можно разбить на несколько подгрупп:

1) текущая работа;

2) перспективные планы;

3) сбор определенной информации;

4) необходимость передать далее.

Те же подгруппы ты рассматриваешь с позиции срочности принятия решений по полученной информации.

Суммируя два этих положения, принимаешь соответствующие решения по каждому вопросу. Важно усвоить определенное правило. Сделай себя гурманом информации. Перестань собирать информационный хлам. К нему относятся сплетни. Времени они занимают много, а эффекта никакого. Конечно, если ты ас интриг, то сбор личной информации о сотрудниках, соседях, приятелях просто необходим для поддержания тонуса. А в остальном – пустая трата времени.

Следующее: используй все возможности технического прогресса. Интернет дает тебе возможность передавать большие объемы информации или общаться в режиме онлайн и мгновенно получать вопросы, ответы и обсуждать все в рамках заданной темы. Максимально используй это в своей деятельности. Еще большее количество времени ты можешь сэкономить благодаря тому, что получишь всю последнюю информацию не из газет, а с определенного сайта. Зачем тратить время на поиск нужного периодического издания (переворачивать страницы – это тоже время). Просто открывай именно то, что тебе важно и интересно. Читай, сохраняй и используй.

5.4. Время читать

Сколько времени ты проводишь за чтением? Да, и документов тоже. Совершенно не удивлюсь, если ты даже представления не имеешь, сколько на самом деле ты тратишь своего собственного времени на чтение. В принципе, это нормально. Для того чтобы этот процесс давал свой положительный эффект и только приближал тебя к твоим целям, займемся распределением времени для чтения. Давай разделим всю литературу, вернее, все, что подвергается чтению, на определенные области. Исключаем только товарные чеки и билеты на транспорт.

1. Обучающая литература (сюда же можно отнести и научную).

2. Познавательная и научно-популярная литература (то, что сейчас в твоих руках, относится именно сюда).

3. Периодическая (газеты, журналы).

4. Бытовая литература (к этой области отнесем все то, что имеет отношение к ведению домашнего хозяйства, кулинарии, рукоделию, цветоводству, уходу за животными и т. п.).

5. Художественная литература.

Можно добавить еще одну область – Интернет. Ты же получаешь определенную информацию на тех сайтах, на которых бываешь. Так что если это про тебя, смело включай в свой список для чтения шестой пункт – Интернет. Хотя его можно отнести и к любому из перечисленных выше пунктов.

Итак, что ты обычно читаешь? Вспомни все (это не название кинофильма). Когда ты последний раз брал в руки художественную книгу?

Давай пробежимся по пунктам. И определись, сколько времени тебе может понадобиться на чтение из различных литературных областей.

1. Обучающая и научная литература. Важна!!! Это даст тебе возможность повышать квалификацию и ставить вопросы о повышении (и зарплаты, и должности). Если в данный момент ты учишься, то эта область станет приоритетной. Ты же поставил для себя цель, вот и стремись к ней. В то же время помни о том, что существует много другого интересного, чему тоже важно уделять некоторое время.

2. Познавательная и научно-популярная литература тоже может серьезно поддержать тебя в вопросе повышения квалификации. Все зависит именно от специфики твоей работы и выбираемой литературы для чтения. Также литература из этой области даст тебе возможность разбираться в интересующих тебя сферах жизни. Это положительный момент. Читай с удовольствием и помни, что это смежная литература. И она только поддерживающий элемент в достижении цели.